在当今竞争激烈且瞬息万变的商业环境中，企业若想脱颖而出、实现可持续发展，财务数字化转型已成为绕不开的关键课题。传统的财务管理模式，犹如一辆老旧的马车，在日益复杂的商业道路上举步维艰，面临着数据孤岛、流程繁琐、效率低下等诸多挑战。而合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，恰似一位技艺精湛的工匠，凭借其敏捷的财务收支管理平台和全方位的解决方案，为众多企业开启了财务数字化转型的新征程，助力企业挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营。接下来，就让我们通过北京动力源科技股份有限公司的案例，深入了解合思如何帮助企业解决财务难题，优化文件归档管理。
传统管理困境：动力源的转型之痛
北京动力源科技股份有限公司，成立于1995年，是我国电源行业的先驱者，也是第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，发展态势蒸蒸日上。早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然开启了漫长的系统自研之旅。他们先后自建费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发报销系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管投入了大量的时间和精力，但整体流程依然复杂如迷宫，系统壁垒高筑，与预期的转型效果差距较大。
到了2021年，动力源在财务管理方面的问题愈发凸显。多系统操作体验差，员工就像在不同的迷宫中来回穿梭。申请单需要在各系统间频繁切换提交，浪费了大量的时间和精力；报销数据需要财务人员手工录入系统，不仅效率低下，还容易出现错误；发票验真、查重都靠手工进行，假票、错票、重票的情况就像隐藏在黑暗中的幽灵，难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，让他们无暇顾及更有价值的工作。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的一大困境。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，就像一群各自为政的士兵，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者就像在迷雾中前行，无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时操偏。
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作就像在大海里捞针，繁琐无比。不同类型费用支付方式不同，导致业务覆盖面广、报销模式复杂。同时，公司组织架构迅速扩展到全国，总部与分公司业务流程难统一，出差申请操作重复、信息一致性难保证。在文件归档管理方面，由于数据分散、流程繁琐，文件的整理和归档工作也变得异常困难，效率低下且容易出错。
合思解决方案：量身定制的转型良方
面对动力源的诸多难题，合思凭借其专业的能力和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案，在文件归档管理方面也进行了优化和创新。
在系统集成方面，合思就像一位神奇的桥梁建筑师，将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，还将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这一举措打破了数据孤岛，让数据能够自由流动，实现了订单支出成本的实时归集和统计。员工再也不用在多个系统间来回奔波，告别了多系统繁复操作，文件归档管理也因为数据的集中和统一而变得更加高效。
合思提供的无需报销解决方案具有颠覆性的意义。业务人员因公消费免垫资、免开票，就像坐上了舒适的快车，幸福感大幅提升。消费受申请单&差标管控，从源头上保证了消费的合规性。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化的操作，就像一台精密的机器，高效地完成了报销和文件归档管理的工作，大大提高了工作效率和准确性。
合思费控系统连接能力强，就像一个强大的纽带，将各个系统紧密地连接在一起。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。文件归档管理也因为系统的高效连接而更加顺畅，相关文件能够及时、准确地归档。
显著转型成果：动力源的焕新蜕变
合思的财务数字化解决方案就像一场及时雨，为动力源带来了全新的生机和活力，在文件归档管理方面也取得了显著的成效。
合思财务数字化解决方案使动力源实现了多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期由普遍的4周缩减至1周以内，效率提升了300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。文件归档管理也因为报销流程的简化和高效，变得更加及时和准确，大大提高了文件的利用率。
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，就像有了一个贴心的助手，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工能够更加专注于工作。在文件归档管理方面，员工提交的相关文件能够更加规范和完整，为后续的归档工作提供了便利。
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作。文件归档管理也因为财务流程的优化，变得更加有序和高效，财务文件能够及时、准确地归档和存储。
管理层面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。在文件归档管理方面，管理者能够更加方便地查阅和分析相关文件，为企业的决策提供有力的支持。
合思价值与展望：携手开启转型新篇
合思凭借其专业的财务数智化解决方案，帮助北京动力源科技股份有限公司等众多企业成功解决了财务管理中的难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。其解决方案不仅提高了企业的财务效率和管理水平，还在文件归档管理方面进行了优化和创新，为企业的可持续发展提供了有力支持。
在未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品与服务，为更多企业提供更优质、更高效的财务数字化转型方案，进一步优化文件归档管理。如果您的企业也面临着财务管理的挑战，不妨选择合思，开启财务数字化转型之旅，让有限的资源发挥更有效的价值。现在就可以免费试用合思的产品和服务，亲身感受合思在财务数字化转型和文件归档管理方面的魅力！
