在数字化浪潮的席卷下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度迈向新高度，电子凭证全流程无纸化的崭新时代已然拉开帷幕。在这场财务数智化的变革中，合思作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其卓越的会计档案管理软件——合思档案，成为众多企业实现财务数智化转型的得力助手。今天，就让我们一同走进好想你健康食品股份有限公司，探寻合思档案如何为其破解财务档案管理的重重难题。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年创立以来，一路披荆斩棘，于2011年成功在深交所中小板上市，成为中国红枣上市第一股。其品牌价值高达154.21亿元，麾下拥有1000 + 员工、400 + 全国门店、18家归档主体、2W + 零售网点以及3.6W + 年凭证数。如此庞大的商业版图，在带来辉煌成就的同时，也让公司在财务档案管理方面遭遇了诸多棘手的问题。
归档工作堪称一场耗时耗力的持久战。财务人员在归档时，需要花费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都如同拼图中的一块，必须严丝合缝地匹配，才能完成归档。即便如此精心，档案遗失的情况仍时有发生，给财务管理带来了不小的隐患。
查找档案更是让人头疼不已。纸质档案受时间和空间的双重限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。当急需某份档案时，财务人员往往需要在堆积如山的文件中翻找，耗费大量的精力和时间，严重影响了工作效率。
大量纸质档案的管理对空间和人力提出了巨大的挑战。为了存放这些档案，公司需要租赁专门的仓库，配备专人进行管理，成本居高不下。而且，传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，存在着一定的合规风险。
合思档案的精准破局之策
面对好想你在财务档案管理方面的困境，合思凭借其先进的会计档案管理软件——合思档案，为其量身定制了一套全面的解决方案。
- 打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案首先打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。只需一键操作，就能实现数据的联查，大大提升了工作效率。
以往，财务人员在处理业务时，需要在不同的系统和文件中查找相关数据，不仅繁琐，而且容易出错。现在，有了合思档案，所有的数据都集中在一个平台上，财务人员可以轻松地获取所需信息，无需在各个系统之间来回切换。这种便捷的操作方式，让财务人员能够更加专注于核心业务，提高了工作质量和效率。
- 自动组装档案 提升审计效能
在审计方面，合思档案采用了自动组装的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。内外审计人员可以直接在系统中查阅档案数据，无需再像以往那样耗费大量时间去整理和核对纸质档案。
自动组装功能还能够确保档案数据的准确性和完整性。系统会根据预设的规则，自动将相关的数据进行组装，避免了人工操作可能出现的错误。同时，系统还能够对档案数据进行实时监控和更新，确保审计数据的及时性和有效性。
- 实物高效管理 精准定位档案
对于实物档案的管理，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，查阅者只需扫描二维码，就能在系统中查询到该档案的详细信息，包括存放位置、借阅情况等。
这种实物高效管理的方式，让档案的查阅和借阅变得更加便捷。查阅者无需再在仓库中四处寻找档案，只需在系统中输入相关信息，就能快速定位档案的位置。同时，系统还能够对档案的借阅情况进行实时监控，确保档案的安全和完整。
显著成效见证软件实力
通过合思档案的实施，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。以往需要大量人力投入的归档和查找工作，现在通过合思档案的自动化处理，大大减轻了财务人员的负担。财务人员可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率和质量。
总部接收管理耗时减少了80%。合思档案实现了数据的实时传输和共享，总部可以及时获取各门店和归档主体的档案数据，无需再像以往那样等待纸质档案的邮寄和整理。这不仅提高了总部的管理效率，还加强了对各门店和归档主体的监管。
借阅管理耗时减少了67%。借助虚拟档案库房和二维码技术，档案的借阅变得更加便捷和高效。查阅者可以在系统中快速查询和借阅档案，无需再到仓库中办理繁琐的手续。同时，系统还能够对档案的借阅情况进行实时监控，确保档案的安全和完整。
预计每年减少综合成本20万元。通过减少人工耗时、管理耗时和空间成本等方面的支出，合思档案为好想你带来了显著的经济效益。同时，合思档案的实施还提高了财务档案管理的合规性和安全性，为公司的发展提供了有力的保障。
携手合思开启财务数智化新征程
综上所述，合思档案凭借其先进的技术和完善的解决方案，成功帮助好想你解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效。在电子凭证数字化转型加速的今天，合思将继续深耕财务数智化领域，为更多企业提供优质的服务，助力企业实现财务数字化和绿色化协同转型。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨选择合思的会计档案管理软件。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其强大的功能和卓越的性能。拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，开启财务数智化之旅。
