数字化档案平台：解锁企业档案管理新密码

在企业的日常运营中，档案管理就像一座无形的大山，压得企业喘不过气来。企业高管们常常为纸质档案管理成本高、占地大而烦恼，大量的纸质档案不仅耗费了巨额的资金，还占据了宝贵的办公空间。而且，这些档案数据没有得到有效的汇总整理，就像一盘散沙，难以进行分析利用，无法为企业的决策提供有力支持。

财务人员也面临着巨大的挑战。档案数据量大得惊人，整理这些数据就像是一场漫长而枯燥的马拉松。他们需要手动逐一匹配、核对确认，每一个步骤都需要高度的专注和耐心，工作变得枯燥繁复，热情也在日复一日的重复中逐渐消磨。

业务人员在出差、招待报销时，同样苦不堪言。纸质票据留存上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力，让他们无法将更多的精力投入到核心业务中。

除此之外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等，这些问题就像一颗颗定时炸弹，随时可能给企业带来巨大的损失。

在这样的背景下，合思数字化档案平台应运而生，为企业提供了一套全面、高效的档案管理解决方案。

领先方案：满足多元场景需求

合思数字化档案平台提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它就像一个强大的连接器，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。在业务流转、财务入账、档案采集、制档、管理和利用等各个环节，都有着完善的流程，就像一条精密的生产线，确保每一个环节都能高效运转。

单套制解决方案更是独具优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在电轨运行时，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。就像一个灵活的容器，能够根据企业的需求不断调整和扩展。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，为财务合规提供了有力保障。

核心亮点：彰显卓越功能优势

合思数字化档案平台的核心功能亮点突出，涵盖了多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多个方面。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，平台提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，平台支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入，就像一个智能的数据收纳盒，能够快速、准确地收集各种数据。

智能制档功能更是强大。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，就像一个严谨的质检员，确保每一份档案都符合标准。

档案管理方面，权限管理精准管控。平台支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，就像一个严格的管家，对每一份档案的管理都井井有条。

档案应用实现了电子与实物档案高度融合。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。具备多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理也有电子与实物档案高度关联、静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理等特色，就像一个智能的档案导航仪，能够快速、准确地找到所需的档案。

显著收益：助力企业降本增效

企业使用合思数字化档案平台能够获得显著的收益。

在降本增效方面，平台能节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，让企业更有效的“收紧钱袋子”。就像一个精明的管家，帮助企业节省了大量的成本。

同时，平台补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，成为闭环全量业财系统的“连接器”。让企业的数据流通更加顺畅，提高了工作效率。

真正利用档案数据，实现数据价值，让数据“活起来”。从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了极大的提升。就像一个智慧的大脑，能够为企业的决策提供有力支持。

在合规管理方面，平台满足国家政策要求的档案系统，实现了电子会计档案合规性管理，符合国家政策对电子会计档案法律效力、全生命周期管理闭环等方面的要求，为企业的发展提供了有力的保障。

典型应用：展现强大实力

合思数字化档案平台在不同典型场景下都有着出色的应用表现。

在企业费控报销信息化细分领域，合思数字化档案平台助力企业实现业财融合，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务，服务了6000 + 企业客户。就像一个贴心的财务助手，帮助企业更好地管理费用报销。

在数电票管理场景中，合思数字化档案平台提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。就像一个专业的数电票管家，确保数电票的管理准确、高效。

在“纸电混合”阶段的实物档案管理场景，合思数字化档案平台通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。支持集团共享，批量作业，实时监控实物档案归档进度。就像一个智能的实物档案管理员，让实物档案的管理更加轻松。

在大数据管理场景下，合思数字化档案平台大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。就像一个强大的大数据引擎，能够快速处理海量的档案数据。

成功案例：见证卓越成效

合思数字化档案平台已经在众多企业中得到了成功应用，取得了显著的成效。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思数字化档案平台通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业务 + 财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了、管理自动化、企业成本降低等成效。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思数字化档案平台的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

一家企业存在低效的档案管理现状，如档案管理散落各系统、数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题等。合思数字化档案平台的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思数字化档案平台的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

众多知名企业的成功实践证明了合思数字化档案平台的可靠性和有效性。它拥有广泛的客户群体，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取相关信息，方便企业与合思取得联系，获取解决方案。

合思数字化档案平台坚持以客户为中心，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。如果您也想解决档案管理难题，实现数字化转型，不妨免费试用合思数字化档案平台，开启档案管理的新时代！