在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案正扮演着越来越重要的角色。企业在数字化进程中，通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题。然而，在归档、储存环节，纸质文件储存问题以及数据存储线下载体问题依然存在。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现企业全面数字化的关键。到 2025 年将完成数电票全覆盖，企业财务档案管理面临新挑战，信息化建设亟待加强。今天，我们就来深入探讨电子会计档案管理，以及合思档案如何助力企业做好财务档案整理。
市场形势：数字化凭证时代的档案新挑战
全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票需经过验签、解析，以 XML 格式存档。这意味着企业需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案整理要求。
从政策层面来看，从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力。电子会计凭证可以以电子形式保存，形成电子会计档案。这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，企业在财务档案整理上必须紧跟时代步伐。
痛点分析：传统档案管理的重重困境
在传统档案管理模式下，企业各层面都面临着诸多问题。
对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。这使得企业在决策时缺乏有效的数据支持，影响企业的长远发展。
财务人员则要面对档案数据量大的难题。整理档案耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情，也降低了工作效率。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间，影响了业务的开展效率。
从企业整体来看，存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。这些问题严重制约了企业财务档案整理的效率和质量。
解决方案整体策略概述：合思档案的一站式破局之道
合思档案针对企业在财务档案整理方面的痛点，提出了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。这种全面的解决方案能够满足企业不同场景下的档案管理需求。
合思档案广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。通过这种方式，合思档案助力企业实现业财融合。为 CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值；为归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值工作；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源。
核心模块：合思档案的强大功能支撑
- 智能采集模块：数据获取的智能先锋
基于跨系统数据集成要求，合思档案的智能采集模块提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，该模块支持多种便捷手动数据补录方式，确保财务档案整理的全面性。 - 智能制档模块：数据整合的高效能手
合思档案的智能制档模块实现了会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提升财务档案整理的精准度。 - 档案管理模块：权限与分类的灵活管控
该模块支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。在档案分类方面，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，为财务档案整理提供了灵活的管理方式。 - 档案应用模块：数据利用的便捷桥梁
合思档案的档案应用模块支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，档案借阅服务借阅人可在线查看，支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还，提高了财务档案整理后的利用效率。
竞争优势：合思档案脱颖而出的秘诀
- 大数据解决方案：海量数据处理的利器
合思档案拥有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，让财务档案整理更加高效。 - 双模式检测方案：数据安全与合规的保障
合思档案的“四性检测+业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，确保财务档案整理的合规性。 - 可灵活扩展的档案扩展解决方案：满足多样化需求
合思档案可灵活扩展的档案扩展解决方案，通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，为财务档案整理提供了更多的可能性。 - 实物备查解决方案：纸电结合的创新管理
合思档案的实物备查解决方案，智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，为财务档案整理中的实物管理提供了有效方法。
成功案例：合思档案的实际应用成效
- 案例一：年单据量 2.6 亿企业的蜕变
某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，让该企业的财务档案整理工作焕然一新。 - 案例二：集团型企业的标准化之路
某集团型企业存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，如整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，有效提升了该集团企业的财务档案整理水平。 - 案例三：企业的高效管理转型
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主、实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效明显，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，帮助该企业实现了财务档案整理的高效转型。 - 案例四：民办教育集团的管理革新
某民办教育集团存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力、浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善导致不同程度的损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效为以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，推动了该民办教育集团的财务档案整理革新。
服务体系：全方位的贴心保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。无论企业身处何地，都能享受到合思专业的服务。
合思提供 400 – 105 – 6505 的服务电话，方便客户咨询和反馈问题。同时，拥有网站 www.hosecloud.com，客户可以通过网站了解更多产品信息。此外，还提供微信公众号和微信小程序，客户可以通过扫描二维码关注，获取相关服务，为企业的财务档案整理提供全方位的服务保障。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案通过领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，帮助企业解决传统档案管理中的痛点，实现业财融合，提升企业财务档案整理效率和合规性。无论是政策推动、合规要求，还是为企业降本增效，合思档案都是企业的优质选择。如果您想体验高效的财务档案整理解决方案，不妨免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新篇章。
