合思档案：开启数字化成本控制下的财务档案管理新时代

在数字化浪潮风起云涌的当下，2025年数电票全覆盖的大幕即将拉开，企业财务档案管理领域正面临着前所未有的新挑战。一场关于信息化建设的“补课”行动，已然迫在眉睫。数电票以其独特的XML格式存档要求，以及XBRL文件需写入财务入账信息的规范，让企业迫切需要一个专业的“电子会计档案管理平台”，来适应这个“数字化凭证时代”的全新财务档案管理需求。

传统的纸质档案管理方式，宛如一艘在数字化海洋中摇摇欲坠的旧船，尽显疲态。企业高管们面临着纸质档案管理成本居高不下、储存空间占用过大，且档案数据难以有效分析利用的难题；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作以及枯燥的手动匹配核对任务压得喘不过气；业务人员在报销纸质票据时，也深陷流程繁琐、耗时费力的泥沼。不仅如此，传统纸质档案管理还存在着诸多弊端，如高显性成本，包括纸质凭证输出的高额耗材成本和巨大的存储空间需求；高隐形成本，像手工装册归档的大量重复性工作、查询调阅的低效率以及数据的无效利用；还有高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等。

值得庆幸的是，国家政策为电子会计档案管理注入了一剂强心针，明确肯定了电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，档案全生命周期管理闭环的重要性也日益凸显。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，犹如一座灯塔，为企业在数字化成本控制的海洋中指引方向。

多元方案 满足百变需求

合思档案凭借其领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，为企业提供了全面且个性化的档案管理服务，满足了企业在不同场景下的多样化需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，让企业的档案管理更加高效、准确。

单套制解决方案更是独具匠心，实现了便捷调阅不打印、混序归集免组装的高效模式。在业务及管理流程中，它兼顾实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。同时，纸质原文件混序归档，大大提高了工作效率，真正做到了会计档案不打印、应收尽收，保证档案数据的完整、真实、合规，为企业的数字化成本控制奠定了坚实基础。

档案扩展解决方案则赋予了企业更大的自主权，可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业轻松扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自由定义归档目录，进一步提升了数字化成本控制的灵活性。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，为企业的数字化成本控制提供了有力的保障。

功能魔方 助力高效管理

合思档案的功能犹如一个强大的魔方，涵盖了采集、制档、管理、应用等多个方面，为企业的档案管理提供了全方位的支持。

多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，让企业在数字化成本控制中能够灵活应对各种数据采集需求。

智能制档功能通过规则引擎实现自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，通过字段映射实现查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，进一步提高了数字化成本控制的效率。

档案管理功能具备权限管理和精准管控能力，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，为企业的数字化成本控制提供了坚实的管理保障。

档案应用功能实现了多维检索，满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。此外，还具备一站式预览和穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，让企业在数字化成本控制中能够更加高效地利用档案数据。

核心亮点 凸显卓越价值

合思档案在数字化成本控制方面具有显著的核心亮点，为企业带来了实实在在的价值。

显著的降本增效是合思档案的一大优势。它可节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，让企业的档案管理不再依赖大量的纸张和繁琐的手工操作，更有效地“收紧钱袋子”，实现了数字化成本控制的目标。

在合规管理方面，合思档案满足国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理。它符合国家关于电子会计档案管理的相关政策，通过“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，为企业的数字化成本控制提供了合规保障。

合思档案还让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。它可作为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，为企业的数字化成本控制提供了数据支持。

此外，合思档案具备资源重组能力，实现企业效益最大化。它广泛连接各类异构业财系统，具备强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化，满足接收管理数电票的能力，为企业的数字化成本控制提供了可持续发展的动力。

角色赋能 彰显全面优势

合思档案的产品价值在不同角色中得到了充分体现，为企业的各个层面带来了积极的影响。

对于CEO/高管来说，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它能够提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的数字化成本控制提供了战略支持。

对于归档员/财务而言，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率，为企业的数字化成本控制提供了操作支持。

对于外部审计来说，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，为企业的数字化成本控制提供了审计支持。

典型场景 见证实际效能

合思档案在多个典型使用场景中展现出了卓越的效能，为企业的数字化成本控制提供了有力的实践证明。

在企业日常经营中，涉及大量的发票、单据、凭证等会计资料的管理，合思档案可实现这些资料的自动采集、智能制档和有效管理。它支持多种格式的会计资料采集，包括PNG、OFD、JPG、PDF、XML等，通过规则引擎自动关联匹配及组装会计凭证，让企业的日常档案管理更加高效、便捷，实现了数字化成本控制在日常经营中的应用。

在企业进行审计工作时，合思档案可提供审计抽凭、穿行测试等功能。审计人员可通过证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等方式快速获取所需档案信息，实现档案外审在线化、可溯源，大大提高了审计工作的效率，降低了审计成本，体现了数字化成本控制在审计工作中的价值。

在企业处理数电票相关业务时，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，为企业在数电票时代的数字化成本控制提供了专业的解决方案。

在企业进行档案借阅时，借阅人可在线查看档案，支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还，提高了档案借阅管理的效率和规范性，减少了档案借阅过程中的成本浪费，体现了数字化成本控制在档案借阅管理中的作用。

成功案例 验证卓越成效

众多企业的成功案例充分验证了合思档案在数字化成本控制方面的卓越成效。

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本，为企业的数字化成本控制提供了成功范例。

某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，为集团型企业的数字化成本控制提供了有效解决方案。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。采用合思档案单套制管理方案后，实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业的数字化成本控制提供了全面的提升方案。

某K12民办教育集团业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张，实物存档占用空间，档案人员专人管理，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找等问题。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育行业企业的数字化成本控制提供了创新思路。

未来展望 邀您共启新程

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户。它具有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案等优势，为企业提供全面、专业的财务数智化服务，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断创新和完善，持续为企业提供更优质、更高效的档案管理解决方案，助力企业在数字化时代取得更大的成功。

如果您也想体验合思档案带来的卓越档案管理服务，开启企业财务数字化转型新篇章，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，还可免费试用，感受数字化成本控制的魅力。