发票数字化流程下合思档案助力企业档案管理变革

在纸电混合时代，企业档案管理宛如一座沉重的大山，压得企业各层级人员喘不过气来。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的难题。财务人员每日要处理海量档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配核对，枯燥繁复至极。业务人员在出差、招待后的报销环节，面对繁琐的纸质票据流程，更是苦不堪言。

从成本角度看，纸质档案管理存在高显性成本和高隐形成本。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高昂，同时需要大量的档案室、档案柜等存储空间；高隐形成本则是手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用。此外，还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案很可能损坏。

2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理直面新挑战。企业在信息化建设方面亟待“恶补”，因为数电票管理要求特殊，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。尽管企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依旧存在，数据存储的线下载体也需要保证档案原生性，以确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。而合思档案，正是解决这些难题的关键所在。

解密合思档案：企业档案管理的智慧之选

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。

合思档案致力于为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的电子会计档案管理服务。它涵盖了业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等全流程，能够为企业解决内外交困的档案管理问题。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。其功能模块丰富，包括发票的大数据解决方案、单据的档案扩展解决方案、凭证的费控系统等，可实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。在发票数字化流程中，合思档案能高效处理发票相关的档案管理工作，确保流程顺畅。

合思档案核心功能：智能驱动档案管理新变革

• 智能采集：多元渠道精准汇聚数据
  在智能采集方面，合思档案有着强大的能力。外部生态可通过规则引擎、业务映射等实现数据采集，内部则可通过EAI插件、API接口等方式进行。它支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，还支持手动采集和自主补录。单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，也可自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在发票数字化流程中，能快速准确地采集发票数据，为后续处理打下坚实基础。

• 智能制档：高效关联保障数据质量
  智能制档时，规则引擎可实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有关联检索等辅助功能及关联任务执行进度可视化展示。字段映射能让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。在发票数字化流程中，确保发票档案准确关联和高质量归档。

• 档案管理：精细管控灵活扩展目录
  档案管理上，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则。在发票数字化流程中，能对发票档案进行精细管理和灵活分类。

• 档案应用：多维检索实现高效利用
  档案应用时，多维检索可满足多场景查询需求，支持按多种维度自定义查询、目录和全文检索以及批量检索。一站式预览能实现凭证、业务单据等多种类型组合关系结构树的双向联查、相互追溯。还有外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景应用，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理可实现电子与实物档案高度关联。在发票数字化流程中，方便快速查询和利用发票档案。

合思档案VS传统档案管理：优势尽显引领变革

• 成本优势：大幅节约开启降本之旅
  在成本方面，传统档案管理存在诸多弊端。纸质凭证输出耗材成本高，存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量大，数据不能有效利用。而合思档案具有显著的成本优势，可节约纸张成本70%、节约整理成本75%，还能减少打印成本和空间成本。如某企业使用合思档案后，打印成本从180000元/年降至30000元/年，空间成本从143773元/年降至22835元/年。在发票数字化流程中，有效降低了发票相关档案管理的成本。

• 效率优势：极速提升开启高效时代
  效率上，传统档案管理在整理、检索等环节效率低下。整理环节需逐一打印、手工匹配等，检索依赖多端系统分散查询且实物翻阅效率低。而合思档案检索效率提升90%，某企业使用后装订匹配耗时从66天/年降至10天/年，档案查询耗时减少80%，还能1分钟快速定位数据。在发票数字化流程中，大大提高了发票档案的处理和查询效率。

• 合规优势：严格遵循保障合规运营
  合规性上，传统档案管理对电子会计凭证文件无有效管理手段，存在合规风险。而合思档案符合国家政策要求，通过“四性检测+业务检测”双模检测实现归档即合规，满足国家档案局相关规定，保障企业财务档案管理合规。在发票数字化流程中，确保发票档案管理符合法规要求。

• 功能优势：丰富全面满足多样需求
  功能完整性上，传统档案管理功能单一，难以满足企业多样化需求。而合思档案功能丰富，涵盖智能采集、制档、管理、应用等全流程，还提供多种场景解决方案，如档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案等。在发票数字化流程中，能全方位满足发票档案管理的各种需求。

合思档案应用实例：多行业见证卓越价值

• 海量单据企业：高效管理降低成本
  某企业年单据量2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，业务+财务数据穿透联查，管理自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min。在发票数字化流程中，有效处理大量发票档案，提高了管理效率和降低成本。

• 集团型企业：标准落地提升效率
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在发票数字化流程中，规范了发票档案管理流程，提升了整体效率。

• 低效管理企业：整合资源节省成本
  一家企业存在低效的档案管理现状，如档案管理散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理易损坏丢失、电子发票存档不合规范等问题。使用合思档案后，统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在发票数字化流程中，优化了发票档案的存储和查询方式。

• 教育集团企业：简化流程提高效率
  中国最大的K12民办教育集团之一，在档案管理的采集、存储、整理、利用环节都存在低效问题。采用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在发票数字化流程中，提升了发票档案管理的便捷性和效率。

合思档案能为企业带来显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将助力企业更好地实现数字化转型。

合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。未来，合思档案将持续迭代，为更多企业提供优质服务。随着企业数字化进程的加速，合思档案凭借其强大的功能、显著的优势和丰富的应用案例，将在企业财务档案管理领域发挥越来越重要的作用，推动企业实现更高效、合规、智能的管理。如果您想体验合思档案在发票数字化流程及档案管理中的卓越功能，不妨免费试用一下。