合思助力企业优化财务票据管理,开启数字化转型新篇章

合思助力企业优化财务票据管理,开启数字化转型新篇章
在当今竞争激烈的商业环境中,企业的财务票据管理水平直接影响着运营效率和成本控制。不同行业的企业在财务票据管理方面面临着各自的挑战。下面,我们将通过几个典型案例,深入了解合思如何为企业提供有效的解决方案,助力企业实现财务数字化转型。

经典零食品牌的财务票据管理困境与突破

某知名国民经典零食品牌,畅销30余年,年单据量高达2.6亿。其销售版图覆盖全国,供应链复杂,多种销售渠道并行。这种业务模式使得管理流程跨多个系统,变得繁杂且低效。在差旅管理方面,差旅平台对账方案不灵活,核算精细化管理要求高,财务人员还需在Excel中进行二次整理,人工记账难以释放财务价值。同时,事前事中管控不连贯,差旅控制不精细、不灵活,导致差旅成本居高不下,企业难以实现精细化成本管控。另外,纸电混合的会计档案来源广、数量巨大,手工整理、查找易出错,造成高额人力物力的浪费。

面对这些问题,合思为该品牌提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工消费可通过差旅申请、业务审批后,在合思商城订购或TMC订购。财务核算、记账通过对账结算中心,线上统一开票实现自动拆分结算、自动记账,线下统一开票则线下结算、手工记账。在档案管理方面,合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档,其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。

在实施过程中,员工先进行差旅申请和业务审批,然后在合思商城或TMC进行消费,财务部门进行对账结算和开票记账,档案管理按照合思的L4级和L3级标准进行操作。通过这一解决方案,该品牌年度节约200万 +差旅费用,财务入账效率提升60%。业财有机连接,实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性,并通过千亿次计算建立档案证据链。线上线下一体化管理,标准化线上借阅流程,规范档案室管理,简化装订流程,大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现,清晰明了,以数字化方式管理财务票据,保障数据安全的同时管理效率大幅提升。该品牌认为合思解决方案打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理,130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案,财务入账效率提高60%,解决方案可供其他门店企业参考。

移动通信集团的财务票据数字化转型之路

某大型移动通信集团,在会计资料无纸化方面大力拓展。然而,传统报销模式下,该集团面临会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境,且存在大量纸张消耗和耗材成本。

合思利用电子会计档案产品助力其实现电子凭证数字化转型,推动财务管理从信息化向数字化、智能化转型。在实施过程中,合思协助该集团逐步推进电子凭证数字化转型,将电子凭证的数据(XBRL)与版式(PDF或OFD)分离,提升电子凭证归档的存储和利用效率。

通过这一转型,该集团实现全集团记账凭证、会计账簿无纸化,消除纸张消耗和耗材成本,年节约成本4000万元。集团对合思电子会计档案产品助力其实现数字化转型和低碳运营给予肯定。

数字阅读品牌的财务票据管理革新

某知名头部数字阅读品牌,在财务数字化转型上有迫切需求。该品牌数据分散在内部多系统,业务流程断裂,数据整合难度大,导致费用管控无法有效落地,预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量500 +张,全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴,长期陷入大量低价值、机械性的工作,人效太低。全业务数据均需打印成本,纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等,造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生,业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找,无法适应企业快速扩张需求。

合思为该品牌提供无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设。在实施过程中,先构建业财平台,优化财务流程,确保财务准确性和及时性,逐步实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面数字化转型。这一方案保证了财务准确性(审计通过,符合上市要求)和及时性(结账时间从T + 15,提升到T + 7,年底预计T + 5)。

在增效方面,实时掌握付款进度,财务无需耗费时间单点沟通,提升档案整理效率,消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时,形成财务数字档案室,丰富档案调阅场景,提升借阅效率,通过精准实物档案定位,提升实物档案查找效率。降本方面,减少差旅超标情况,有效改善提升预算超额情况,减少手工记账、人工整理档案的人力成本,减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费,减少财务档案空间占用,节约空间成本。合规方面,发票OCR识别验真,有效保障企业费用合规,审批流转路径清晰可视,有效管理员工借款与核销,保证财务档案,档案原生性存储,规避电子化时代带来的档案管理风险,高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面,灵活覆盖因公消费全场景,员工无需垫资、无需报销,费用业务数字化渗入日常办公,企业管理以人为本,紧贴双碳目标号召,单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材,实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。该品牌认可合思方案在增效、降本、合规和先进等方面的成果,认为引入合思产品后降低了差旅成本和档案管理成本。

教育服务品牌的财务票据管理升级

某世界500强旗下教育服务品牌,自2017年建立财务共享中心起,不断推进财务数字化转型。该企业业务、财务系统多,相互独立,数据不互通,结构化数据提取困难,电子发票打印/查重/验伪耗时费力,浪费纸张。实物存档占用较多物理空间,需专人管理,成本高,但档案损坏时有发生,企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错,发票+外部附件+凭证+账簿+报表装订要求高,费时费力。实物凭证与业务分散,无法智能搜索、准确查找,档案查阅缺少留痕,无法多人借阅,档案资产利用率低。

合思为该品牌采用全生命周期的电子化会计档案管理方案,档案数据来源广泛,包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等,通过多种接口传输方式,实现自动归档,涵盖智能组单、四性检测等功能,管理范围包括内部和外部的各类会计档案。在实施过程中,通过合思的自动封装接口,广泛连接异构系统,将各类档案数据进行采集和整理,经过智能组单、四性检测等步骤实现自动归档。

通过这一方案,该品牌年均60万 +会计凭证和36万 +银行回单的会计档案实现线上单套制管理,以电子会计档案为核心,形成多向、网状管理结构简化会计管理流程,提高工作效率,档案多维度穿透查询,以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点,成为地方财政局标杆试点企业代表,实现财务数据自动化率91%以上,财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下,仅发生个位数增长,管理效能大幅提升,财务会计档案电子化改造后,大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人对合思全生命周期的电子化会计档案管理方案表示满意,有信心在2024年进一步提升财务数据自动化率。

合思邀您开启财务票据管理数字化之旅

合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台,合思帮助企业挖出更多净利润,有众多成功案例可供参考。合思拥有专业的顾问和技术支持团队,为客户提供全方位的服务保障,包括免费试用、灵活定价模式等。其产品具有强大的功能和优势,如差旅申请、商旅线上订购、发票采集等多种功能,在市场上拥有良好的口碑和反响。

如果您的企业也在为财务票据管理而烦恼,现在就拨打400 – 105 – 6505与合思联系,或访问www.hosecloud.com了解更多信息,开启免费试用,开启财务数字化转型之旅,让合思助力您的企业在财务票据管理上实现质的飞跃。

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captaincaptain
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