在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革正驶入快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。随着电子凭证接收、报销、入账、归档等难题的逐步解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有助于优化企业管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。在这个关键的转型时期，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业解决财务档案管理难题提供了有力支持，助力企业合规管理。
传统档案管理困境：金牌橱柜的烦恼
在传统财务档案管理模式下，许多企业都面临着诸多难题，金牌橱柜家居科技股份有限公司就是一个典型的例子。传统的财务档案管理方式在整理、保管、存储和管理利用等环节都存在着明显的困境，严重影响了企业的财务管理效率和合规性。
在整理环节，会计档案散落于各个系统，档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订并上架档案，这一过程不仅耗时费力，还容易出现错误。每一张凭证、每一份单据都需要人工处理，大量的时间和精力被消耗在繁琐的整理工作中，使得财务人员无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
保管环节也存在着诸多不便。财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这期间，档案的交接和管理需要耗费大量的人力和物力，而且容易出现档案丢失或损坏的情况，给企业的财务管理带来潜在风险，不利于企业合规管理。
存储环节同样面临挑战。企业需要设立独立的档案室来存放纸质档案，这不仅需要占用大量的办公空间，还需要投入一定的资金用于档案室的建设和维护。随着企业业务的不断发展，档案数量也在不断增加，档案室的空间压力越来越大，给企业的运营带来了一定的负担。
在管理利用方面，企业主要以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查档案。这种方式效率低下，而且难以快速准确地获取所需信息。在企业面临审计、税务检查等情况时，无法及时提供相关档案资料，可能会给企业带来不必要的麻烦，影响企业合规管理。
合思档案解决方案：打造高效财务档案管理体系
面对金牌橱柜家居科技股份有限公司在财务档案管理方面的难题，合思档案提供了一套全面的解决方案，展现出了强大的功能优势，为企业实现合规管理提供了有力保障。
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统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。通过这种方式，企业的财务档案数据得到了集中管理，避免了数据的分散和重复，提高了数据的质量和可用性。财务人员可以在一个平台上方便地查找和使用各种档案资料，大大提高了工作效率，有助于企业合规管理。 -
业务证据链完整：实现业财一体双向穿透
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。在这个体系下，每一笔业务都有完整的证据链支持，财务数据与业务数据相互关联、相互印证。这不仅有助于企业加强财务管理和内部控制，还能在审计和税务检查时提供有力的证据支持，确保企业的财务活动合规合法，有效促进企业合规管理。 -
数据共享，一站式查阅：高效获取信息
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。财务人员可以通过简单的操作快速找到所需的档案资料，无需在大量的纸质档案中逐一查找。这种便捷高效的查阅方式大大节省了时间和精力，提高了工作效率，同时也为企业的决策提供了及时准确的信息支持，对企业合规管理起到积极作用。 -
银行回单无纸化：降本增效新举措
合思档案实现了海量银行回单的自动采集、切割和组装，全面推进了银行回单的无纸化管理。这一举措不仅减少了纸质回单的使用和保管成本，还提高了回单处理的效率和准确性。通过自动采集和处理银行回单，企业可以及时掌握资金流动情况，加强资金管理，降低财务风险，为企业合规管理提供了有力保障。
合思档案成果展示：为企业带来显著价值
合思档案为金牌橱柜家居科技股份有限公司带来了显著的成果，充分体现了其实际价值，有力推动了企业合规管理。
在档案匹配方面，合思档案使档案匹配耗时减少了84%。以往繁琐的手工匹配工作被高效的系统自动匹配所取代，财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和准确性。
档案查询耗时也大幅减少，减少了80%。通过合思档案的一站式查阅功能，财务人员可以快速准确地获取所需的档案资料，无需在大量的纸质档案中逐一查找，大大提高了工作效率。
在成本节省方面，预估每年可为企业节省总体成本30万+。这主要得益于银行回单无纸化管理、档案整理和存储成本的降低等方面。企业可以将节省下来的资金投入到更有价值的业务发展中，提高企业的竞争力。
最重要的是，合思档案确保了档案合规性达到100%。通过完整的业务证据链和严格的内部控制，企业的财务档案管理符合相关法律法规和监管要求，有效降低了企业的合规风险，为企业的稳定发展提供了有力保障。
合思档案：助力企业合规管理，展望数字化未来
合思档案凭借其强大的功能和显著的成果，帮助企业实现了降本增效和合规经营。合思推出的全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台，基于广泛连接的生态等，为客户提供全方位财务数智化服务，帮助企业挖出更多净利润，有力促进企业合规管理。
在电子凭证数字化转型的未来，合思档案将继续发挥重要作用。我们希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面，为更多企业的合规管理提供借鉴和参考。
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