在当今数字化的时代浪潮中，电子凭证的数字化转型正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的机遇，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富的案例经验，合思精选了各行各业的优质“无纸化”实践企业案例，好想你健康食品股份有限公司便是其中的佼佼者。好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，并于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军上市企业。
好想你财务档案管理痛点：文件检索效率之困
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归档难题：时间成本与遗失风险并存
好想你在财务档案管理方面面临着诸多挑战。在传统的财务归档过程中，工作人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，确保其与相关的发票、回单和凭证一一对应。这一过程不仅繁琐，而且容易出错。即使工作人员小心翼翼，档案遗失的情况仍然难以避免。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将耗费更多的时间和精力，严重影响了文件检索效率。 -
查找困境：时空限制与精准度缺失
纸质档案受限于时间和空间的约束，查找起来极为困难。当工作人员需要查找某一份档案时，往往需要在堆积如山的纸质文件中翻找，耗费大量的时间和精力。而且，由于纸质档案的存储方式相对落后，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这使得在紧急情况下，无法及时获取所需的档案信息，严重影响了工作的效率和决策的及时性，进一步拉低了文件检索效率。 -
成本之重：空间与人力的双重压力
大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了巨大的要求。公司需要专门的档案室来存放这些纸质档案，占用了大量的办公空间。同时，为了管理这些纸质档案，还需要配备专门的人员进行整理、分类、归档和保管，增加了人力成本。这些成本的增加不仅对公司的财务状况造成了一定的压力，也在一定程度上影响了文件检索效率的提升。 -
合规风险：数据安全与长期保存的隐忧
纸质档案管理办法存在着诸多弊端，无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。随着时间的推移，纸质档案可能会出现损坏、丢失等情况，导致重要的财务信息丢失。而且，在数字化时代，数据安全和合规性是企业面临的重要问题。纸质档案管理方式显然无法满足现代企业的管理要求，这也在一定程度上影响了文件检索效率和企业的整体运营。
合思解决方案：提升文件检索效率的密钥
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打破壁垒数据同源：便捷联查提升效率
合思为好想你提供了一套全面的解决方案，旨在打破数据壁垒，实现数据同源。通过合思档案管理平台，财务人员可以实现便捷的一键联查功能。在需要查找相关档案信息时，只需轻轻点击鼠标，即可快速获取所需的单据、发票、回单和凭证等信息。这种便捷的操作方式大大提高了财务人员的工作效率，使得文件检索效率得到了显著提升。 -
自动组装审计便捷：以数据为核心优化流程
合思档案管理平台还实现了自动组装功能，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。在审计过程中，系统可以自动将相关的档案数据进行组装和整理，为审计人员提供准确、全面的信息。这种方式不仅提升了审计效率，还减少了人工操作的误差，确保了审计结果的准确性和可靠性。同时，也进一步提升了文件检索效率，使得审计人员能够更加快速地获取所需的档案信息。 -
实物高效管理：虚拟库房与二维码的完美结合
为了实现电子与实物的完美匹配，合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了实物的高效管理。每一份纸质档案都配有唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物的位置。在需要查阅纸质档案时，只需在系统中输入相关信息，即可快速找到对应的二维码，进而定位实物档案的存放位置。这种方式大大提高了实物档案的查找效率，使得文件检索效率得到了进一步提升。
合思方案成果：文件检索效率大幅提升
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人工耗时锐减：财务工作效率显著提高
合思的解决方案为好想你带来了显著的成果。在实施合思档案管理平台后，好想你减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量的时间进行单据核对和档案查找，工作效率得到了极大的提高。这不仅使得财务人员能够更加专注于核心业务，也为公司的整体运营提供了有力的支持，文件检索效率的提升功不可没。 -
总部管理优化：管理流程更加高效
合思档案管理平台的应用也优化了好想你总部的管理流程。总部接收减少了80%的管理耗时，使得总部能够更加及时、准确地获取各部门的财务信息。这有助于总部做出更加科学、合理的决策，提高了公司的整体管理水平。同时，文件检索效率的提升也使得总部在需要查阅相关档案信息时能够更加快速地获取，进一步提高了工作效率。 -
借阅流程优化：借阅管理更加高效
在借阅管理方面，合思档案管理平台也发挥了重要作用。借阅管理减少了67%的管理耗时，让借阅流程更加高效。员工在需要借阅档案时，只需在系统中提交申请，即可快速完成借阅手续。同时，系统还可以实时跟踪档案的借阅情况，确保档案的安全和及时归还。文件检索效率的提升使得借阅管理更加便捷、高效。 -
成本节约显著：为企业节省大量资金
通过实施合思档案管理平台，好想你预计每年可以减少综合成本20万元。这主要得益于人工成本的降低、空间成本的减少以及管理效率的提高。这些成本的节约为企业的发展提供了更多的资金支持，使得企业能够更加专注于核心业务的发展。而文件检索效率的提升在其中起到了关键的作用，它使得各项工作更加高效地开展，减少了不必要的成本支出。
合思档案帮助好想你健康食品股份有限公司成功解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效、合规经营。在这个过程中，文件检索效率得到了大幅提升，为企业的发展提供了有力的支持。合思作为领先的财务数智化服务提供商，凭借其先进的技术和丰富的经验，有能力为更多企业提供优质的电子会计档案解决方案。如果你也想让企业在电子凭证数字化转型浪潮中脱颖而出，不妨选择合思，让有限更有效。现在，你可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，还可扫码了解合思档案及更多案例，并且可以免费试用我们的产品，体验合思档案为你带来的文件检索效率的提升。
