在当今数字化浪潮中，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。
然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也面临着诸多挑战。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，成为了企业财务档案管理的“绊脚石”。传统纸质档案管理更是弊端丛生。例如好想你健康食品股份有限公司，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找时要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，大大降低了文件检索效率。此外，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。像COMMUNE幻师，档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，也无法确保数据安全可用，不满足管理要求，如海亮教育科技服务集团就经常出现实物档案损坏的情况，企业面临较大风险。
全面解决方案：打通财务档案管理全流程
面对行业痛点，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供全方位财务数智化服务，有效提升文件检索效率。
合思档案实现了自动归档功能。它根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。如海亮教育科技服务集团通过该功能，极大地提升了档案整理匹配效率，让文件检索更加便捷。同时，合思档案还提供便捷调阅不打印，混序归集免组装的功能，打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合。金牌橱柜家居科技股份有限公司通过统一存储，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一标准管理，提高了文件检索的准确性和效率。此外，合思档案具备开放式接口互联，可自主采集档案数据，大文件自动切割，数电票自动化解析。高新兴科技集团通过生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统，进一步提升了文件检索效率。
核心功能亮点：凸显独特优势
合思档案拥有众多核心功能亮点，进一步提升文件检索效率。
智能采集功能强大。它利用外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）进行档案数据采集，保证数据的全面性和准确性。无论是纸质档案还是电子文件，都能快速准确地采集到系统中，为高效的文件检索奠定基础。
预归档服务集成度高。合思档案有规则引擎、元数据服务等，能对采集的数据进行初步处理和规范，为后续归档做好准备。通过提前对数据进行处理，减少了后续归档的工作量，提高了文件检索的效率。
基础管理完善。合思档案包括精准权限管控，可灵活扩展档案目录，水印管理规范，档号符合国标要求，保障档案管理的安全性和规范性。在安全规范的管理下，文件检索更加有序，避免了因管理混乱导致的检索困难。
档案利用便捷。合思档案支持多维检索、一站式预览，可在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，大大提高了档案利用效率。用户可以通过多种方式快速找到所需文件，提升了文件检索效率。
用户具体收益：多方面体现价值
使用合思档案，企业能在多个方面获得显著收益，文件检索效率的提升是其中重要的一环。
成本节约显著。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本300,000元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本338,910元。通过降低成本，企业可以将更多的资源投入到提升文件检索效率等核心业务中。
效率大幅提升。云海肴使用合思档案后，业财融合提升80%，财务提效90%；高新兴科技集团归档效率提升90%。这些效率的提升直接反映在文件检索效率上，让企业能够更快地获取所需信息。
合规性增强。合思档案通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。中文天地出版传媒通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理。在合规的基础上，文件检索更加可靠，避免了因合规问题导致的检索障碍。
实现低碳可持续发展。以无纸化改革为指引，合思档案减少了打印、存储、使用的实物成本。杭州西湖城市建设投资集团仅在单据打印方面每年就可节约10万张A4纸。低碳环保的同时，也提高了文件检索效率，减少了因纸质文件管理带来的繁琐。
典型场景应用：满足多样需求
合思档案在不同业务场景中都有出色的应用，进一步提升了文件检索效率。
在报销场景中，员工无需打印任何单据，报销不再费神。云南菜品牌连锁经营企业员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷”。无需打印单据，减少了纸质文件的管理，提高了文件检索效率。
在审计场景中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率。好想你健康食品股份有限公司通过合思档案实现自动组装，审计便捷。自动组装功能让文件检索更加高效，审计人员可以快速找到所需的审计资料。
在档案管理场景中，借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。好想你健康食品股份有限公司利用该功能解决了档案查找慢的问题，大大提升了文件检索效率。
在数据共享场景中，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现数据共享，一站式查阅。金牌橱柜家居科技股份有限公司通过该功能实现了业务证据链完整，数据共享便捷，提高了文件检索的效率和准确性。
客户成功案例：增强说服力
众多不同行业的客户成功案例，充分证明了合思档案在提升文件检索效率方面的实力。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。在降低成本的同时，文件检索效率也得到了显著提升。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。高效的报销流程离不开文件检索效率的提升，让企业的财务管理更加顺畅。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。档案匹配和查询耗时的减少，直接体现了文件检索效率的提高。
帆书仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。在仓储和成本节约的同时，文件检索效率也得到了优化。
在当前经济环境下，企业对于提升文件检索效率、实现降本增效、合规经营和低碳运营的需求日益迫切。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能、显著的用户收益、多样的典型场景应用和众多成功案例，成为了企业财务数智化升级的理想选择。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，有实力为企业提供优质的财务数智化服务。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，值得更多企业信赖和选择。“未来财务用合思 让有限更有效”，合思档案能帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您想提升企业的文件检索效率，不妨拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com ，也可扫描二维码了解合思档案和更多案例。现在就可以免费试用合思档案，开启企业财务数智化升级之旅！
