合思档案：提升文件检索效率，引领企业财务档案管理数字化转型

在当今企业数字化转型的浪潮中，数电票的迅猛扩张如同一股强劲的风暴，让企业财务档案管理面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业的财务档案管理必须加速信息化建设。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代，企业面临着诸多困境。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用而忧心；财务人员则被手动逐一匹配、核对大量档案数据的枯燥繁复工作所困扰；业务人员在报销纸质票据时，也因流程繁琐而耗费大量时间。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材和存储空间的巨大需求上；高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作和粗糙的查询调阅条件，导致数据无法有效利用；高合规风险则源于电子会计凭证文件缺乏有效管理手段以及不可抗力可能对纸质档案造成的损坏。尽管从部门规章到国家法律都肯定了电子档案的法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，但企业在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存的难题。

合思档案：全方位解决企业档案管理难题

合思档案作为一款专业的解决方案，犹如一位得力的助手，能为不同角色带来巨大的价值。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案，可大幅提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

在外部审计方面，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，有效提升文件检索效率。

功能模块：多元系统构建强大档案管理体系

合思档案的功能模块丰富多样，涵盖了多个方面。

发票管理采用大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，极大地提高了文件检索效率。单据管理的档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。

凭证管理通过费控系统关联税务系统、OA系统、资金系统、影像系统、财务系统等，实现数据的全面整合。账簿管理依托税务系统，报表管理借助QA系统，电子档案管理依靠资金系统，纸质档案管理通过影像系统，自定义档案管理源于业务系统。

业务系统包含共享调阅解决方案，可穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求，以及证据链完整性解决方案，智能检测财务档案证据链完整性，主动预警异常档案。

数电票解决方案提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案；实物备查解决方案实现实物档案免组装、全流程管理，可线上定位快速关联线下实物。

在智能采集方面，外部生态通过规则引擎、业务映射等进行数据处理，内部通过EAI插件、API接口等方式采集；预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、账套管理等；档案服务有身份调查、全文检索等功能；统计分析包括进销项统计、资金统计等；应用层可辅助审计、提供证据方案库等，全方位提升文件检索效率。

核心亮点：合规便捷智能打造卓越档案管理体验

合思档案具有诸多核心亮点。

应收尽收方面，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，提升文件检索效率。

便捷调阅不打印，混序归集免组装，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。

自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，企业可按自身管理需求自定义归档目录，进一步提高文件检索效率。

多源采集，接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案；手动采集时，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板等，为提升文件检索效率提供有力支持。

企业价值：降本增效业财融合推动企业发展

合思档案为企业带来了显著的价值。

显著的降本增效，让企业更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，节省了大量的人力和物力成本，同时也提高了文件检索效率。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现了业务和财务的深度融合，提高了企业的整体运营效率，进一步提升文件检索效率。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，使企业能够更加精准地做出决策，提高文件检索效率也为决策提供了有力支持。

资源重组，实现企业效益最大化。通过合思档案，企业能够对资源进行合理配置，提高资源利用效率，提升文件检索效率有助于企业更好地利用档案资源，实现效益最大化。

典型场景：广泛适用满足企业多样需求

合思档案在多个典型场景中具有出色的适用性。

在企业日常财务核算、报销、入账等环节，可通过合思档案实现发票、回单、凭证等的自动匹配和归档，提高工作效率，同时也提升了文件检索效率。

在审计场景中，审计人员可通过合思档案实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提高了审计工作的效率，也让文件检索更加便捷高效。

对于集团型企业，可通过合思档案实现共享中心统建，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，实现档案共享和合规管理，提升文件检索效率有助于集团型企业更好地管理和利用档案资源。

在业务流程中，业务人员可通过合思档案实现授权检索、授权借阅，方便获取所需档案信息，提高了业务工作的效率，也体现了文件检索效率的重要性。

成功案例：实际数据验证卓越效果

多个企业的成功案例证明了合思档案的卓越效果。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。如某月入库数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次，文件检索效率得到了显著提升。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，文件检索效率也大幅提高。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的单套制管理方案统一储存，打破数据孤岛，业务证据链完整，实现数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，文件检索效率的提升为企业带来了实实在在的效益。

某民办教育集团业务系统多、数据隔离，档案采集、存储、整理、利用困难。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，文件检索效率的提升让该集团的档案管理更加便捷。

市场定位：独特优势引领行业发展

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。

它拥有多项认证和荣誉，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，保障了企业档案数据的安全可靠，也为提升文件检索效率提供了坚实的基础。

具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据；100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入；符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理；有灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的能力，及时应对变化，确保企业在不同情况下都能高效地进行文件检索。

自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，可适应数电票管理要求的特殊性，为企业提供了更加优质、高效的档案管理服务，进一步提升文件检索效率。

合思档案凭借其强大的功能、卓越的性能和广泛的适用性，能够助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在企业数字化转型中发挥重要作用。

如果您想体验合思档案带来的高效文件检索效率以及卓越的档案管理服务，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码联系我们，还能免费试用，开启数字化档案管理之旅。