在当今企业数字化转型的浪潮中，财务数字化无疑是关键的一环。众多企业在这一进程中面临着多系统林立、数据孤岛等诸多难题。北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为不同行业的企业解决了财务数字化转型中的各种问题。合思费控系统应用场景广泛，能结合不同企业的业态和组织变化，以敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。下面，我们以北京动力源科技股份有限公司为例，深入了解合思费控系统如何助力企业实现全流程费用管理。
动力源：行业先锋的发展现状
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国电源行业第一家在上海证券交易所主板上市的企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。凭借在电力、电子及信息化技术领域的研发和技术优势，动力源成为了中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。公司拥有约2400名员工，8家子公司，在全国设有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心，使用部门包括营销中心、人力资源部等多个部门。这样庞大而复杂的组织架构和业务布局，对其全流程费用管理提出了极高的要求。
转型痛点：传统模式的重重困境
- 自研系统整合难题
动力源先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统，但整体流程依然复杂，系统之间存在着高壁垒，与预期的高效协同效果差距较大。大量自研系统难以整合，导致全流程费用管理无法顺畅进行。 - 多系统操作体验差
员工在进行申请单提交时，需要在各系统间频繁切换，操作体验极差。而且报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也依赖手工操作，假票、错票、重票情况难以避免，严重影响了全流程费用管理的合规性。 - 系统割裂与信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力，全流程费用管理缺乏实时性和准确性。 - 业务复杂与报销难题
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了全流程费用管理的难度。
合思方案：打破困境的有效利器
- 系统集成破孤岛
合思通过将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这种系统集成的方式打破了数据孤岛，告别了多系统繁复操作，为全流程费用管理提供了坚实的数据基础。 - 无需报销重塑流程
合思为动力源带来了颠覆性的无需报销模式，重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，极大地简化了全流程费用管理流程。 - 强大连接促效率
合思费控系统具有强大的系统连接能力。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，进一步优化了全流程费用管理。
实施步骤：精心布局稳步推进
- 系统集成连通数据
首先，合思安排技术人员对接动力源的HR系统、BPM系统等，将相关数据同步到合思费控系统中，确保基础数据和业务数据的连通。这一步骤为全流程费用管理提供了准确、实时的数据支持。 - 员工培训熟悉流程
对动力源的员工进行培训，使其熟悉无需报销的流程和操作方法，包括因公消费的申请、消费过程的管控以及后续的对账、结算等环节。通过培训，员工能够更好地适应新的全流程费用管理模式。 - 安全保障数据无忧
建立数据安全保障机制，在数据同步和业务处理过程中，确保数据的准确性、完整性和安全性，防止数据泄露和错误。这是全流程费用管理稳定运行的重要保障。 - 实时监测持续优化
对系统运行进行实时监测和优化，及时发现并解决实施过程中出现的问题，不断完善解决方案，以适应动力源的业务需求。通过持续优化，全流程费用管理能够更好地服务于企业发展。
显著成果：全流程费用管理见成效
- 操作体验全面革新
多系统集成后，数据实现互通，员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%，全流程费用管理的操作体验得到了全面革新。 - 员工体验大幅提升
员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步优化了全流程费用管理中的员工体验。 - 财务工作高效合规
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作，提升了全流程费用管理的效率和合规性。 - 管理决策精准高效
管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，使全流程费用管理更好地服务于企业战略决策。
客户评价：高度认可携手前行
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思全流程费用管理解决方案的高度认可。
合思以客户为中心，拥有专业的服务团队和先进的技术，能够为企业提供定制化的财务数智化解决方案，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多像北京动力源科技股份有限公司这样的企业已经通过合思的解决方案获得了显著的效益。如果您的企业也想开启全流程费用管理的新篇章，实现财务数字化转型的成功之路，不妨选择合思。现在就可以免费试用合思的财务数智化解决方案，让有限更有效，与合思携手共同应对财务数字化挑战，为企业的发展注入强大动力，创造更加美好的未来。
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