在数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的大势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已经到来。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度应用与案例经验，发布的《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义，成为档案管理最佳实践的典范。
市场形势：电子凭证数字化转型的必然趋势
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，也是档案管理最佳实践的重要体现。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告重要的数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能实现真正的数字化。
这一转型不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，同时能够有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在当前经济环境下，企业迫切需要通过数字化手段提升竞争力，电子凭证数字化转型无疑为企业提供了一个重要的契机。
痛点分析：传统财务档案管理的难题
传统财务档案管理存在诸多难题，严重影响了企业的效率和效益。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。
另一家企业COMMUNE幻师也面临着类似的问题，档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2月，电子会计凭证文件无法有效管理。这些问题都是传统财务档案管理的痛点，也是档案管理最佳实践需要解决的问题。
解决方案整体策略概述：合思档案的破局之道
合思档案针对企业财务档案管理问题，提出了一套全面的解决方案，这也是档案管理最佳实践的核心内容。
合思档案通过开放式接口互联实现自主采集，如大文件自动切割、数电票自动化解析。进行智能关联与自动组装，同时开展四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。具备精准权限管控，档案目录可灵活扩展，水印管理规范，档号符合国标要求。提供多维检索与一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档并可可视化盘点档案数据。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
核心模块：合思档案的强大功能
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现电子会计档案全生命周期管理，这是档案管理最佳实践的重要支撑。
其主要功能模块包括智能采集，通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等实现。预归档服务涵盖集成服务、规则引擎、元数据服务等。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等。档案服务提供辅助审计、项目管理、统计分析等。
业务层涵盖内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，核算系统的财务系统、资金系统等。应用层包括辅助审计、证据方案库等。这些功能模块相互协作，为企业提供了一站式的电子会计档案管理解决方案。
竞争优势：合思档案的独特魅力
合思档案相较于其他同类产品，具有显著的竞争优势，是档案管理最佳实践的突出代表。
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具备强大的技术研发和服务支持能力。
成功案例：合思档案的实践验证
众多企业使用合思档案后取得了显著成效，这些成功案例进一步证明了合思档案是档案管理最佳实践。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。帆书通过合思档案实现全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理各类数据，财务结账效率提高50%，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年。
服务体系：合思档案的贴心保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全面的服务体系，这也是档案管理最佳实践的重要保障。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思档案成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断发展和完善，能为客户提供持续的技术支持和服务升级。
结尾：合思档案的重要意义和价值
合思档案在推动企业财务数智化和电子凭证数字化转型中具有重要意义和价值，是档案管理最佳实践的典范。
合思档案有助于企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营等目标。
如果您也想体验档案管理最佳实践，感受合思档案带来的高效与便捷，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化转型之旅。
