在当今竞争激烈的商业世界中，企业的财务管理水平直接影响着其核心竞争力。尤其是财务档案管理，作为企业财务管理的重要组成部分，高效、合规的档案管理能为企业的稳定发展提供坚实支撑。以高新兴科技集团为例，这家上市公司作为智慧城市物联网产品与服务提供商，展现出强大的科技实力与创新能力。每年研发投入占营业收入的10%以上，拥有核心知识产权超过2000项。集团员工数量达3000 + 人，国内服务网点有170多个，信息化系统5个，年银行回单数10万 +，发票数15万 +，电子凭证量30万 +。如此庞大的业务数据量，对财务档案管理提出了极高的要求。而合思档案凭借其卓越的解决方案，为高新兴科技集团解决了诸多财务档案管理难题，尤其在报销记录查询方面提供了极大便利。
高新兴科技集团业务现状与痛点剖析
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档案管理成本居高不下
高新兴科技集团在日常运营中，报销、采购付款等业务流程涉及大量的纸质文件处理。每一笔业务都需要进行打印、整理、装订及归档，这不仅占用了大量的库房空间，还增加了库房人员的管理成本。而且，当员工需要借阅档案时，繁琐的借阅流程和实物借出手续，让原本简单的需求变得复杂，大大降低了工作效率，也使得报销记录查询变得困难重重。 -
档案管理隐患重重
在电子源文件保存方面，高新兴科技集团存在合规性问题。电子源文件未按照会计电子档案管理法规进行合规保存，档案归档规范依赖人工控制，缺乏系统化的管理。这就导致在报销记录查询等操作中，可能会因为档案保存不规范而无法准确获取所需信息，存在较大的合规性隐患。 -
档案利用效率低迷
目前，高新兴科技集团在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时，面临着巨大的挑战。由于系统之间缺乏有效的整合，查询难度较大，需要耗费大量的人力和时间。而且，不能实现跨系统调阅，使得员工在进行报销记录查询时，往往需要在多个系统之间来回切换，效率极低。
合思档案为高新兴科技集团量身定制解决方案
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低开发成本打通异构系统
合思档案以其低开发成本的优势，成功对接高新兴科技集团的各类异构系统。通过生成式接口自动采集档案数据，将NCC、U9、OA、CBS等系统连接起来。这就如同搭建了一座数据桥梁，使得各个系统之间的数据能够流畅互通，为报销记录查询提供了全面的数据支持。员工无需再为数据分散在不同系统而烦恼，在一个平台上就能获取到所需的相关信息。 -
自动制档释放财务精力
合思档案实现了凭证数据的自动匹配组装。在报销记录查询时，系统能够自动将相关的凭证数据进行关联，通过业务检测保障证据链的完整。同时，档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这不仅释放了财务人员的精力，还提高了数据的准确性和完整性，使得报销记录查询更加高效。 -
全场景数字化利用打破查询壁垒
合思档案打破了传统档案查询需要在同个系统上下联查、切换模块，以及切换多个系统的壁垒。员工只需一键操作，就能查询到多系统凭证相关的数据及影像信息。无论是报销记录查询，还是其他档案信息的获取，都变得轻而易举，大大提高了档案的利用效率。
解决方案实施过程稳步推进
合思通过提供上述解决方案，帮助高新兴科技集团逐步开展档案管理的数字化转型工作。在实施过程中，合思团队与高新兴科技集团紧密合作，根据集团的实际需求和业务流程，对方案进行了优化和调整。从系统的对接调试，到数据的迁移整合，每一个环节都经过了精心的策划和实施，确保方案能够顺利落地，为报销记录查询等档案管理工作带来实质性的改善。
高新兴科技集团收获显著成果与效益
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归档效率大幅提升
通过合思档案的实施，高新兴科技集团的归档效率提升了90%。原本繁琐的档案整理和归档工作，现在变得更加高效快捷。这不仅减少了财务人员的工作压力，还使得档案能够及时准确地归档，为后续的报销记录查询等工作提供了有力保障。 -
企业成本显著节约
合思档案为高新兴科技集团年节约成本30万 +。通过降低档案管理成本，提高工作效率，减少了人力和物力的浪费。这使得企业能够将更多的资源投入到核心业务的发展中，提升了企业的整体竞争力。
高新兴科技集团的高度认可与积极反馈
合思档案帮助高新兴科技集团解决了档案管理难题，在报销记录查询等方面提供了极大的便利，提升了工作效率，降低了成本，得到了企业的高度认可。高新兴科技集团相关负责人表示，合思档案的应用使得企业的财务档案管理更加规范、高效，员工在进行报销记录查询等操作时更加便捷，为企业的发展提供了有力支持。
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