在当今数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以势不可挡的态势驶入快车道。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域率先推广使用全面数字化的电子发票；紧接着 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临，企业的电子凭证数字化转型迫在眉睫。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一时代趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。为了更好地助力企业实现数字化转型，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精心精选了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料。
金牌橱柜：传统档案管理困境凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司自 1999 年成立以来，凭借卓越的品质和创新的设计，成为了国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，更是荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。然而，在电子凭证数字化转型的浪潮中，金牌橱柜传统的会计档案管理模式逐渐暴露出诸多痛点。
在档案整理环节，会计档案分散在各个系统中，犹如一座座孤立的数据孤岛。档案数据难以有效利用，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，繁琐的操作流程不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现人为错误。在报销记录查询时，由于档案的分散存储，往往需要在多个系统中反复查找，效率极其低下。
在档案保管环节，财务部门临时保管档案 1 年后，需将其移交至综合档案管理部门。这种交接过程不仅增加了管理成本，还容易导致档案的丢失或损坏，给企业的财务管理带来潜在风险。在查询报销记录时，由于档案的频繁交接，可能会出现记录不完整或查找困难的情况。
在档案存储环节，公司采用独立档案室管理，以存放纸质档案为主。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，不仅效率低下，而且难以保证数据的准确性和完整性。在进行报销记录查询时，纸质档案的查找更是费时费力，严重影响了工作效率。
合思方案：量身定制破解难题
面对金牌橱柜在会计档案管理方面的诸多困境，合思凭借其专业的技术团队和丰富的行业经验，为其量身定制了一套全面的电子会计档案解决方案。
统一存储，打破数据孤岛。合思档案将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。这就好比将分散在各个角落的宝藏收集到一个巨大的宝库中，方便企业进行集中管理和利用。在报销记录查询时，用户只需在合思档案管理平台上输入关键词，即可快速定位到所需的报销记录，大大提高了查询效率。
业务证据链完整，实现业财一体双向穿透。合思档案通过搭建会计资料之间的关系，构建了以业务为核心的证据链条。这使得企业在进行财务管理时，能够清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，实现业务与财务的深度融合。在报销记录查询时，用户不仅可以查看报销的基本信息，还可以追溯到相关的业务合同、单据等，确保报销记录的真实性和合规性。
数据共享，一站式查阅。合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让用户可以在一个平台上便捷高效地查阅所需的档案信息。无论是报销记录查询还是其他档案资料的查找，用户都可以通过简单的操作快速获取所需信息，大大节省了时间和精力。
银行回单无纸化，助力降本增效。合思档案实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。这不仅减少了纸质文件的使用，降低了企业的成本，还提高了数据的准确性和处理效率。在报销记录查询时，银行回单的电子化管理使得用户可以更加方便地核对报销金额和资金流向，确保报销记录的准确性。
合作成果：数据见证显著效益
通过与合思的合作，金牌橱柜在电子会计档案管理方面取得了显著的成效。一系列的数据指标直观地反映了合思档案为企业带来的巨大价值。
档案匹配耗时减少 84%。在传统的档案管理模式下，档案匹配工作需要耗费大量的人力和时间。而合思档案的自动化匹配功能，使得档案匹配工作变得高效快捷，大大缩短了工作时间。这意味着员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了企业的整体运营效率。在报销记录查询时，由于档案匹配的高效性，用户可以更快地找到相关的报销记录，减少了等待时间。
档案查询耗时减少 80%。合思档案的一站式查阅功能和强大的搜索功能，使得档案查询变得轻而易举。用户无需在多个系统中反复查找，只需在合思档案管理平台上输入关键词，即可快速获取所需的档案信息。这不仅提高了工作效率，还提升了员工的工作体验。在报销记录查询时，员工可以更加便捷地查询到自己的报销记录，及时了解报销进度。
预估节省总体成本 30 万 +/ 年。合思档案的应用，使得企业在档案管理方面的成本大幅降低。无纸化管理减少了纸质文件的印刷、存储和运输成本，自动化流程提高了工作效率，减少了人力成本。这些成本的节省，为企业带来了实实在在的经济效益。在报销记录查询方面，由于成本的降低，企业可以投入更多的资源来优化查询系统，提高查询的准确性和效率。
档案合规性达到 100%。合思档案严格遵循国家相关法律法规和财务制度，确保企业的档案管理合规合法。通过建立完善的档案管理制度和审核机制，合思档案有效地避免了档案管理中的违规行为，保障了企业的财务安全。在报销记录查询时，合规性的保障使得员工可以更加放心地进行查询和使用，不用担心信息的安全性和合法性。
合思档案：优势尽显引领未来
合思档案的优势不仅体现在为金牌橱柜等企业带来的显著效益上，更体现在其自身的卓越特性上。合思档案实现了自动化归档，告别了繁琐的重复性工作。员工只需将相关的电子凭证上传至系统，系统即可自动完成归档操作，大大提高了工作效率。在报销记录查询时，自动化归档使得报销记录能够及时、准确地进入系统，方便用户随时查询。
档案利用便捷高效。合思档案以用户需求为导向，设计了简洁易用的操作界面和强大的搜索功能。用户可以根据自己的需求快速定位到所需的档案信息，实现了档案的高效利用。在报销记录查询时，用户可以通过多种方式进行查询，如按时间、按部门、按报销类型等，满足了不同用户的查询需求。
档案数据同源，透明流转。合思档案确保了档案数据的一致性和准确性，实现了档案数据在不同部门之间的透明流转。这使得企业的财务管理更加规范、透明，便于企业进行监控和分析。在报销记录查询时，数据的同源性和透明流转使得用户可以获取到最准确的报销信息，为企业的决策提供有力支持。
合思创立于 2014 年，是一家专注于为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司。通过其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多的净利润。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，共同实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
在电子凭证数字化转型的时代潮流中，合思档案无疑是企业的得力助手。它不仅为企业提供了高效、便捷、合规的电子会计档案管理解决方案，还为企业的数字化转型注入了强大的动力。我们希望更多的企业能够加入合思，共同推动电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。如果您也想体验合思档案的强大功能，不妨现在就免费试用，开启企业电子会计档案管理的新篇章。
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