在数字化浪潮席卷而来的今天，电子凭证的数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措犹如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它就像一把神奇的钥匙，不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的重重困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在这个大背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，重磅推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的数字化转型注入了强大动力。
市场形势：数字化浪潮下的新机遇
电子凭证数字化转型已经成为市场的主流趋势，其发展需求也日益迫切。如今，电子凭证开具端的数字化适配已基本完成，电子凭证全流程无纸化时代的大门已经敞开。在这个时代，企业能够享受到诸多好处。一方面，它可以优化管理流程，让企业的财务管理更加高效、便捷；另一方面，它能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化和绿色化的协同发展。
在当前的市场环境下，企业对于电子凭证数字化转型的需求越来越强烈。随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，传统的纸质凭证管理方式已经难以满足企业的发展需求。而电子凭证的全流程无纸化管理，能够为企业带来更加高效、精准的财务管理体验，帮助企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。
痛点分析：传统纸质档案管理的困境
传统的纸质档案管理方式就像一座沉重的大山，给企业带来了诸多问题和挑战。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，他们需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍然难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量的时间和精力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。
再看COMMUNE幻师，他们面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月，而且对于电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。云海肴同样存在类似的问题，纸质档案打印成本高，多地直营门店有大量收款回单和财务凭证需要打印后归档；档案存储成本高，耗费大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险；纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
解决方案整体策略概述：合思档案的破局之道
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。它就像一位智慧的领航员，能够带领企业在电子凭证数字化转型的浪潮中破浪前行。
合思档案致力于实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，打破传统报销模式的困境，实现真正的数字化。通过这种方式，企业可以告别繁琐的纸质凭证管理，提高财务管理的效率和准确性，降低成本，提升竞争力。
核心模块：合思档案的强大功能
合思档案的功能蓝图十分强大，涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装等诸多优势。其电子会计档案全生命周期管理包括采集、制、管、用四个关键环节。在智能采集方面，涉及外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），能够高效地采集各种电子凭证信息。预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，为电子凭证的归档提供了有力的支持。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，确保电子会计档案的安全、有序管理。档案服务则有辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的财务管理提供了全方位的支持。
在业务层，合思档案涵盖了内部产生的记账凭证、报销记录查询、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，还包括核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。在应用层，有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等功能，能够满足企业不同的财务管理需求。
竞争优势：合思档案的独特魅力
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的资金和技术支持。这就像一艘装备精良的巨轮，能够在市场的海洋中稳健航行。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，服务网络广泛。
合思档案相较于其他产品具有明显的优势。它可以实现自动归档，让企业告别重复性的工作，提高工作效率。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。企业在使用合思档案的过程中，能够更加轻松地进行报销记录查询，及时掌握财务状况。
成功案例：合思档案的实践验证
合思档案在不同行业都有成功的应用案例。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了显著的成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过合思档案，企业能够更加高效地进行报销记录查询，提高财务管理的效率。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。在使用合思档案的过程中，员工能够更加便捷地进行报销记录查询，提高了工作的满意度。
云海肴使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。企业在进行报销记录查询时，能够更加精准、快速地获取所需信息。
服务体系：合思的贴心保障
合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、全面的服务。秉承以客户为中心的服务理念，合思为客户提供全方位的财务数智化服务，帮助客户实现降本增效、合规经营和低碳运营。无论是在报销记录查询方面，还是在其他财务管理环节，合思都能为客户提供专业的支持和帮助。
结尾：展望未来，共创辉煌
合思档案的出现，为企业的电子凭证数字化转型带来了新的希望。它助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
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