在数字化浪潮奔涌向前的当下，电子会计档案正成为企业财务数智化转型的关键一环。自2024年11月1日铁路旅客运输领域推广全面数字化的电子发票，到12月1日民航旅客运输服务领域启用数字化电子发票——航空运输电子客票行程单，我国电子凭证改革已然驶入快车道。电子凭证开具端基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收、报销、入账、归档难题即将全面攻克，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能优化管理流程，打破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的壁垒，还能有效降低企业运行成本和资源消耗，推动企业实现数字化与绿色化的协同转型。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于在行业中的深度应用和丰富案例经验，合思精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具价值的参考与借鉴。
传统档案痛点：报销记录查询的“绊脚石”
传统会计档案管理模式下，企业在报销记录查询等工作中面临诸多困境。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间限制，报销记录查询等操作要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理对空间和人力要求极高，成本居高不下。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，也无法确保数据安全可用，难以满足企业管理要求。
COMMUNE幻师同样面临类似问题，档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2个月。电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，这使得报销记录查询变得异常困难。
云南菜品牌连锁多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，不仅耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件也无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。海量资料需人工查找，报销记录查询耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司会计档案散落各系统，档案数据难以利用。进行报销记录查询时，需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管1年后移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案，且每年提供实物稽查时需人工逐一翻查，效率低下。
合思策略：报销记录查询的高效密钥
合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，打通了电子凭证会计处理全流程各环节。它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。
在财务档案的采制管用全流程，合思档案实现了合规化、自动化、数字化。例如，它采用开放式接口互联自主采集，智能关联自动组装，精准权限管控，多维检索一站式预览等功能，让报销记录查询变得更加高效便捷。
核心模块：报销记录查询的功能魔方
合思档案的功能蓝图犹如一个强大的功能魔方，为报销记录查询等工作提供了全方位的支持。
它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。其电子会计档案全生命周期管理涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等多个方面。智能采集包括外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等；预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等。
业务层包括内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，核算系统的财务系统、资金系统等，应用层的辅助审计、证据方案库等。
档案采集实现开放式接口互联自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。档案制档进行智能关联自动组装，有四性检测、业务检测、自定义版式文件，这些功能都极大地提升了报销记录查询的效率和准确性。
竞争优势：报销记录查询的实力之选
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具有较强的资金实力和技术研发能力。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供更广泛、更及时的服务。
合思档案成长历程丰富，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场帮助企业完成试点工作，2021年助力9个省份试点企业通过验收，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，这使得在合思档案中进行报销记录查询更加准确和高效，是企业进行报销记录查询等档案管理工作的实力之选。
成功案例：报销记录查询的实践典范
众多企业使用合思档案后，在报销记录查询等方面取得了显著成效。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。报销记录查询变得更加轻松快捷，大大提高了工作效率。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。报销记录查询不再是难题，企业财务管理更加高效。
云南菜品牌连锁使用合思档案实现了全面无纸化管理，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，业财融合提升80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。报销记录查询更加精准、高效。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。报销记录查询更加准确、快速，为企业的财务管理提供了有力支持。
服务体系：报销记录查询的贴心保障
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断进行技术创新和产品升级，为客户提供更优质的电子会计档案解决方案。在报销记录查询等功能上，不断优化和完善，确保企业能够高效地完成相关工作。
在全国22个城市设有直营服务网络，能够及时响应客户需求，为客户提供本地化的服务。无论企业在何处，都能得到及时的支持和帮助，保障报销记录查询等工作的顺利进行。
通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大服务范围，保障服务的及时性和有效性。合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的服务，从方案制定到系统实施、售后维护等，全程为客户提供支持，让企业在进行报销记录查询等档案管理工作时无后顾之忧。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必然趋势，它有利于优化管理流程，降低企业运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，实现电子凭证全链无纸化，能够帮助企业解决传统会计档案管理的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，体现了合思档案在市场上的认可度和影响力。
《电子会计档案实践案例集》有望进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思将继续发挥自身优势，为企业提供更优质的财务数智化服务。如果您想体验合思档案在报销记录查询等方面的高效便捷，不妨点击免费试用，开启财务数智化新征程。
