在数字化浪潮席卷全球的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。为助力企业更好地应对电子凭证数字化转型带来的挑战，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，旨在帮助企业解决财务档案管理难题，成为归档系统最佳实践的引领者。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，2011年在深交所中小板上市，成为红枣行业的上市公司，品牌价值高达154.21亿元。公司拥有1000 + 员工，400 + 全国门店数，18家归档主体，2W + 零售网点，年凭证数达3.6W + 。如此庞大的业务规模，使得公司的财务档案管理工作面临着巨大的挑战。
在传统的财务归档模式下，好想你公司的财务人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于档案数量众多，档案遗失情况难以避免，这不仅增加了财务人员的工作压力，也给公司的财务管理带来了潜在风险。
同时，纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足公司日益严格的管理要求。好想你公司急需一套高效、安全、便捷的档案管理解决方案，而合思电子会计档案管理平台的出现，为其带来了新的希望，成为解决其档案管理难题的归档系统最佳实践之选。
合思量身定制解决方案
针对好想你公司的具体情况，合思凭借其专业的技术团队和丰富的行业经验，为其量身定制了一套电子会计档案管理解决方案，成为归档系统最佳实践的生动范例。
- 打破数据壁垒实现便捷联查
合思电子会计档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过该平台实现便捷利用，一键联查相关的单据、发票、回单和凭证。这一功能的实现，有效提升了财务人员的工作效率，让他们能够更加轻松地处理日常财务工作。
在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅耗时费力，而且容易出错。而合思档案平台的一键联查功能，让财务人员可以在一个平台上快速找到所需信息，大大节省了时间和精力，提高了工作的准确性和效率。
- 自动组装助力高效审计
合思电子会计档案管理平台具备自动组装功能，能够将相关的档案数据进行自动整合。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
传统的审计工作需要审计人员花费大量时间查阅纸质档案，核对数据的准确性和一致性。而合思档案平台的自动组装功能，让审计人员可以直接在平台上获取准确的档案数据，减少了人工查阅和核对的工作量，提高了审计工作的效率和质量。同时，平台的数据透明流转，便于审计人员进行监控和分析，确保审计工作的合规性和准确性。
- 虚实结合精准定位档案
合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的完美匹配。查阅者在查询电子档案时，即可快速定位实物档案的位置。
在传统的档案管理模式下，查找实物档案往往需要花费大量时间和精力，甚至可能因为档案存放混乱而无法找到所需档案。而合思档案平台的虚实结合功能，让查阅者可以通过电子档案快速定位实物档案的位置，提高了档案查阅的效率和准确性。同时，虚拟档案库房的建立，也为公司节省了大量的存储空间，降低了档案管理成本。
显著成效见证最佳实践
在采用合思电子会计档案管理平台后，好想你公司取得了显著的成效，充分验证了合思方案作为归档系统最佳实践的价值。
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大幅减少人工耗时
通过合思档案平台的应用，好想你公司的财务人员减少了90%的人工耗时。原本需要花费大量时间进行的单据、发票、回单和凭证的核对工作，现在通过平台的一键联查功能，轻松快速地完成。这不仅减轻了财务人员的工作压力，还让他们有更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中。 -
总部管理高效升级
合思档案平台的使用，使好想你公司总部接收档案的管理耗时减少了80%。平台实现了档案数据的实时传输和共享，总部可以及时获取各分支机构的档案信息，进行统一管理和监控。这一变化提高了总部的管理效率，加强了对公司财务档案的管控力度。 -
借阅管理轻松高效
在借阅管理方面，好想你公司减少了67%的管理耗时。通过平台的电子借阅功能，借阅者可以在线提交借阅申请，管理人员可以快速审批并提供电子档案，大大提高了借阅管理的效率。同时，平台还可以记录借阅信息，便于进行跟踪和管理，确保档案的安全和合规使用。 -
综合成本显著降低
预计好想你公司通过使用合思电子会计档案管理平台，每年可减少综合成本20万元。这主要得益于平台减少了纸质档案的使用和管理成本，包括纸张、存储设备、人力等方面的费用。同时，平台的高效运行也提高了公司的整体运营效率，为公司带来了更多的经济效益。
合思档案优势展望未来
合思电子会计档案管理平台具有诸多显著优势，是当之无愧的归档系统最佳实践。它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，能实现电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。
自动化归档告别了重复性工作，让财务人员从繁琐的档案整理和归档工作中解放出来。档案利用便捷高效，财务人员可以随时随地通过平台查阅所需档案信息。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业的财务管理提供了有力的支持。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
未来，合思将继续凭借其先进的技术和优质的服务，为更多企业提供全方位财务数智化服务，推动电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思电子会计档案管理平台作为归档系统最佳实践的典范，将为更多企业带来高效、安全、便捷的档案管理体验。
如果您的企业也正在为财务档案管理难题而困扰，不妨选择合思电子会计档案管理平台，开启免费试用，让合思帮助您的企业实现财务档案管理的数字化转型，一起让有限更有效。联系电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com 。
