在当今数字化浪潮如汹涌波涛般席卷各行各业的时代，企业数智化转型宛如时代的列车，成为了企业发展的必然趋势。电子会计档案管理作为企业财务数字化的关键一环，恰似企业财务大厦的基石，对于企业降本增效、合规经营和低碳运营起着举足轻重的作用。北京合思信息技术有限公司旗下的合思档案，犹如一颗璀璨的明珠，是一款专门为满足企业电子会计档案管理需求而精心雕琢的领先产品，尤其在差旅文档归档方面表现卓越。
合思档案：差旅文档归档的全能卫士
合思档案是一款具有前瞻性的单套制电子会计档案管理平台，它以全面且强大的功能、卓越不凡的性能，为企业搭建起电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化的闭环管理体系。在差旅文档归档的场景中，其功能模块的全面性体现得淋漓尽致。它涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案等多个维度，无论是差旅过程中的交通发票、住宿单据，还是与之相关的凭证、报表等，都能在合思档案的管理范畴内得到妥善处理，全方位满足企业多样化的差旅文档归档管理需求。
合思档案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点。在传统的差旅文档管理中，员工为了查阅一份差旅文件，可能需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，既浪费时间又容易出错。而合思档案打破了这种困境，员工只需在系统中输入关键词，就能快速定位所需的差旅文档，无需打印，大大节约了纸张成本。同时，对于差旅过程中杂乱无章的各类单据，合思档案能够实现混序归集，自动完成整理和组装，避免了人工繁琐的操作，有效提高了检索效率，确保了差旅文档管理的合规性。
核心赋能：差旅文档归档的智慧引擎
合思档案拥有众多核心产品与技术功能，为差旅文档归档提供了强大的智慧支持。在解决方案层面，它为不同角色量身定制了针对性的服务。对于企业的CEO/高管而言，合思档案就像是一位数据魔法师，能够沉淀差旅相关的数据资产，将每一次差旅活动所产生的数据进行整合和分析，为企业的决策提供有力的数据支撑，助力决策数智化，实现差旅成本的有效控制和效益的最大化。
对于归档员/财务人员来说，合思档案是一位得力的助手。在传统的差旅文档处理中，他们需要花费大量的时间和精力进行手工装册、归档和核对，工作效率低下且容易出错。而合思档案实现了差旅数据的透明流转，能够自动采集、整理和归档差旅文档，大大提高了工作效率，让他们从繁琐的重复性工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
对于外部审计人员，合思档案实现了差旅档案外审的在线化和可溯源。在审计过程中，他们无需再像以往那样亲临企业现场，翻阅大量的纸质档案，只需通过合思档案的在线平台，就能快速、准确地获取所需的差旅档案信息，并且可以追溯每一份文档的来源和处理过程，确保审计工作的高效、准确和合规。
在功能方面，合思档案具备电子会计档案全生命周期管理能力，在差旅文档归档中同样表现出色。它能够实现智能采集，无论是从企业内部的OA系统、财务系统，还是从外部的差旅供应商系统，都能快速、准确地采集差旅相关的会计资料。同时，提供预归档服务，对采集到的差旅文档进行初步的整理和分类，确保数据的准确性和完整性。在基础管理和档案服务方面，它能够对差旅档案进行有效的存储、检索和共享，为企业的差旅管理提供全方位的支持。
此外，合思档案还拥有多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等功能。在差旅场景中，它支持多渠道、多系统、多类型的差旅会计资料采集，无论是纸质发票的扫描录入，还是电子发票的直接导入，都能轻松应对。通过规则引擎，它能够实现差旅电子凭证数据的自动匹配组装，将差旅过程中的各项费用与对应的凭证进行精准关联，大大提高了差旅文档的处理效率。在档案管理方面，它进行严格的权限管理，确保不同人员只能访问和操作其权限范围内的差旅档案，同时支持档案目录的灵活扩展，以适应企业不断变化的差旅管理需求。
优势凸显：差旅文档归档的明智之选
与传统的差旅文档管理方式相比，合思档案的优势犹如夜空中的繁星，格外耀眼。传统的差旅文档管理方式存在诸多弊端。在显性成本方面，纸质凭证输出需要大量的耗材，如纸张、油墨等，同时还需要专门的存储空间来存放这些纸质档案，增加了企业的运营成本。以一家大型企业为例，每年仅差旅纸质档案的存储费用就可能高达数十万元。
在隐形成本方面，手工装册归档差旅文档的重复性工作量巨大，员工需要花费大量的时间和精力进行整理、装订和归档，不仅效率低下，而且容易出现错误。在查询调阅差旅文档时，由于纸质档案的存储方式不便于检索，往往需要花费大量的时间才能找到所需的文件，严重影响了工作效率。
在合规风险方面，传统的电子会计凭证管理方式容易出现管理不善的问题，如数据丢失、篡改等，而纸质档案在存储和运输过程中容易受到损坏、丢失等风险，给企业带来潜在的合规隐患。
而合思档案在差旅文档归档方面具有显著的优势。它能够实现100%自动归档，最大程度减少人工介入。在差旅结束后，相关的发票、单据等信息会自动被采集到合思档案系统中，并按照预设的规则进行分类、整理和归档，无需人工干预，大大提高了归档效率和准确性。
合思档案能够广泛连接各类异构业财系统，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。无论是企业内部的差旅管理系统、财务系统，还是外部的供应商系统，合思档案都能与之实现无缝对接，确保差旅数据的实时、准确传输，为企业的差旅管理提供全面、准确的数据支持。
合思档案符合国家政策要求，保障差旅电子会计档案的合规性管理。在当前国家大力推行电子会计档案管理的政策背景下，合思档案严格遵循相关政策法规，确保企业的差旅电子会计档案管理合法合规，避免了企业因合规问题而面临的潜在风险。
合思档案具备灵活承接、持续迭代的能力，能够及时应对数电票等变化。随着数字化时代的发展，数电票等新型发票形式逐渐普及，合思档案能够快速适应这种变化，支持数电票的采集、管理和归档，为企业的差旅文档管理提供了与时俱进的解决方案。
成功典范：差旅文档归档的实践标杆
合思档案在众多企业的差旅文档归档管理中取得了显著的成效。例如，有一家某年单据量达2.6亿的企业，在差旅文档管理方面面临着诸多难题。会计档案纸电混合管理困难，手工作业效率低下，员工在处理差旅单据时需要花费大量的时间和精力进行手工录入和整理，导致工作效率低下，成本居高不下。
通过引入合思档案，该企业实现了多系统采集差旅数据，将企业内部的OA系统、财务系统以及外部的差旅供应商系统进行连接，实现了差旅数据的实时、准确采集。合思档案的自动匹配组装功能，能够将差旅过程中的各项费用与对应的凭证进行精准关联，自动完成档案的整理和归档，实现了差旅档案管理的电子化。这一系列举措使得该企业达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的效果。员工在处理差旅文档时更加便捷高效，企业的差旅管理成本得到了有效控制。
还有世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，在差旅文档管理方面存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。不同部门、不同地区的差旅文档管理方式存在差异，导致档案管理效率低下，合规风险增加。合思档案的单套制管理方案为该企业提供了解决方案。通过统一的系统平台，实现了差旅文档管理的标准化落地，保证了电子会计档案的合规性。同时，该方案响应了“双碳”指标，减少了纸质档案的使用，降低了企业的碳排放。
另外，中国最大的K12民办教育集团之一，在差旅文档管理方面面临着业务系统多导致的数据隔离、实物存档占用空间、档案整理利用低效等问题。由于集团内部存在多个业务系统，差旅数据分散在各个系统中，难以实现有效的整合和管理。实物存档需要大量的存储空间，而且查询调阅不便。合思档案为该集团打造了以电子会计档案为核心的多向、网状管理结构，实现了差旅数据的集中管理和共享。员工可以通过系统快速查询和调阅所需的差旅文档，大大提高了工作效率。
合思档案凭借其全面的功能、卓越的技术和众多成功的应用案例，为企业的差旅文档归档管理提供了优质的解决方案。在政策推动、合规要求以及企业降本增效的大背景下，差旅文档归档管理已成为企业数字化建设的必然选择。未来，合思档案将持续创新和迭代，不断提升产品性能和服务质量，携手更多企业实现数字化转型，为企业的发展创造更大的价值。如果您想体验合思档案在差旅文档归档方面的卓越功能，不妨现在就申请免费试用，开启企业差旅文档管理的新篇章。
