在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，企业财务数字化转型已然成为不可阻挡的必然趋势。北京合思信息技术有限公司凭借其领先的财务收支管理平台以及独具特色的无需报销解决方案，成功助力众多企业实现了财务数智化的升级蜕变。接下来，我们将以某国民经典零食品牌企业为例，深入剖析合思是如何帮助企业化解财务难题，实现降本增效的，同时重点关注其在档案归档流程方面的卓越表现。
零食巨头的财务困境
该国民经典零食品牌企业拥有着覆盖全国的庞大销售版图，其供应链体系错综复杂，管理流程更是横跨多个系统。这一系列因素导致企业在财务管理方面面临着诸多棘手问题。
首先，差旅平台的对账方案缺乏灵活性。由于业务范围广泛，差旅情况复杂多样，传统的对账方式难以满足实际需求，导致对账工作效率低下，耗费大量的人力和时间成本。
其次，事前事中管控的不连贯问题十分突出。在差旅申请、审批等环节，缺乏有效的衔接和监控，使得企业无法及时掌握差旅费用的使用情况，难以进行有效的成本控制。
最后，纸电混合的会计档案管理成为了企业的一大难题。随着业务的不断发展，会计档案数量急剧增加，纸质档案与电子档案的混合管理方式不仅增加了管理的难度，还容易出现档案丢失、损坏等问题，严重影响了企业的财务管理效率和档案归档流程的顺畅进行。
合思打造的一体化解决方案
针对该企业面临的财务困境，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，尤其在档案归档流程方面进行了优化和创新。
– 员工消费全流程精细管理
在员工消费环节，合思实现了差旅申请、业务审批、合思商城订购、TMC订购等全流程的精细化管理。
员工在进行差旅申请时，系统会根据企业的规定和预算进行智能审核，确保申请的合理性和合规性。审批流程也实现了线上化，大大提高了审批效率，减少了审批时间。
在合思商城订购环节，员工可以直接在平台上选择符合企业标准的商品和服务，系统会自动关联订单信息，方便后续的入账和归档。TMC订购同样实现了信息化管理，所有的订单信息都会实时同步到系统中，便于企业进行统一管理。
通过这一系列的管理措施，企业能够更好地控制员工的消费行为，确保消费符合企业的规定和预算，同时也为后续的档案归档流程提供了准确、完整的原始数据。
-
财务核算记账自动化
在财务核算、记账环节，合思的对账结算中心发挥了重要作用。它实现了线上统一开票、自动拆分结算、自动记账等功能。
线上统一开票功能使得企业可以集中管理发票，提高了开票的效率和准确性。自动拆分结算功能则能够根据不同的业务类型和费用项目，对费用进行自动拆分和结算，避免了人工计算的繁琐和错误。自动记账功能更是大大减轻了财务人员的工作负担，提高了记账的速度和准确性。
在这个过程中，所有的财务数据都会自动关联到相应的档案归档流程中，确保财务信息与档案信息的一致性和完整性。 -
档案管理的智能化升级
在档案管理环节，合思商城实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现了L3级无需报销录入发票等档案。
L4级无需报销共享受阅功能，使得企业内部不同部门之间可以方便地共享档案信息，提高了信息的流通效率和利用价值。混序装盒和自动制档功能则改变了传统的档案整理方式，提高了档案整理的效率和质量。
在其他TMC环节，L3级无需报销录入发票等档案功能，实现了发票等档案的快速录入和管理，减少了人工操作的时间和错误。通过这些智能化的管理措施，企业的档案归档流程得到了极大的优化，实现了档案管理的数字化、自动化和智能化。
显著成效：档案归档流程的优化带来的全面提升
通过合思的解决方案，该企业在各个方面都取得了显著的成果，尤其是在档案归档流程方面，实现了质的飞跃。
-
成本节约与效率提升
在成本节约方面，企业年度节约了200万 + 的差旅费用。这主要得益于合思对员工消费行为的有效管控和差旅平台对账方案的优化。通过合理控制差旅费用，企业降低了运营成本，提高了经济效益。
在效率提升方面，财务入账效率提升了60%。自动记账、自动拆分结算等功能的应用，使得财务人员的工作效率大幅提高，能够将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中。同时，档案归档流程的优化也减少了档案整理和查找的时间，提高了企业整体的运营效率。 -
业财连接与档案管理闭环
合思的解决方案实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。
在业务和财务之间建立了有效的连接通道，使得业务数据能够及时、准确地传递到财务系统中，实现了业务和财务的协同发展。电子会计档案的全流程管理实现了从档案的生成、存储到查阅的全过程数字化，确保了档案的合规性和安全性。
在档案归档流程中，打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这使得档案的真实性和可靠性得到了有力保障，为企业的财务管理和决策提供了坚实的支持。 -
线上线下一体化管理
企业实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。
线上借阅流程的标准化使得企业员工可以方便地在网上申请借阅档案，提高了档案借阅的效率。规范的档案室管理确保了档案的安全存储和有序摆放。简化的装订流程则减少了档案装订的时间和成本。
同时，以数字化方式管理会计档案，保障了数据的安全。凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，使得财务人员可以快速查找和核对相关的单据信息，提高了财务管理的效率。 -
智能关联提升管理效率
合思的解决方案实现了智能关联，进一步提升了档案管理的效率。凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。
通过智能关联功能，企业可以快速查找和关联相关的档案信息，提高了信息的利用价值。例如，在查询某一笔费用的相关档案时，系统可以自动关联到该费用的申请单、发票、审批记录等所有相关信息，方便财务人员进行全面的查询和核对。
合思的解决方案不仅帮助该企业解决了财务痛点，实现了降本增效，还为企业的数字化转型和绿色化发展提供了有力支持。在档案归档流程方面，合思的创新解决方案使得企业的档案管理更加高效、智能、合规。
如果您的企业也面临着类似的财务问题，不妨立即联系合思，开启财务数字化转型之旅。现在可以免费试用合思的解决方案，体验其在档案归档流程等方面带来的变革与突破。联系电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com。
