在当今数字化飞速发展的时代，企业的高效运营离不开先进的管理模式与技术支持。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，凭借卓越的设计与品质，成为行业内的佼佼者。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。在全球范围内，超4000家高端品牌专卖店熠熠生辉，海内外5大专业生产基地有序运转，92家归档主体协同合作，企业员工达6000多人。
然而，随着业务的不断拓展，金牌橱柜在档案管理方面面临着诸多挑战。年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。如此庞大的数据量，使得装订配耗时预估达66天/年，档案查找耗时预估为30天/年，打印成本预估为180000元/年，存储空间成本为90000元/年，打印成本100000元/年。档案管理的低效与高成本，成为了企业进一步发展的掣肘。发票资料存储解决方案成为了金牌橱柜亟待解决的问题。
档案管理迷雾重重
在档案管理的整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中，数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，繁琐的流程不仅耗费大量时间和人力，还容易出现错误。
在保管环节，财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理。这种分段式的保管方式，增加了档案管理的复杂性和风险。
存储环节，采用独立档案室管理，存放纸质档案。然而，纸质档案不仅占用大量的存储空间，还存在易损坏、易丢失的问题。
在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。这种传统的管理方式效率低下，难以满足企业快速发展的需求。发票资料存储解决方案成为了打破档案管理困境的关键。
合思妙方精准破局
面对金牌橱柜在档案管理方面的难题，合思提出了一套全面的发票资料存储解决方案。
统一存储是合思解决方案的核心之一。它打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。这样一来，所有的档案数据都集中在一个平台上，方便企业进行管理和查询。
构建完整的业务证据链也是合思方案的一大亮点。通过搭建会计资料之间的关系，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这使得企业在进行财务审计和合规检查时，能够更加轻松地找到相关证据，提高工作效率。
实现数据共享和一站式查阅是合思方案的另一大优势。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。工作人员只需在系统中输入关键词，即可快速找到所需的档案信息，大大节省了时间和精力。
推进银行回单无纸化是合思方案的创新之举。海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效。这不仅减少了纸张的使用，降低了企业的运营成本，还符合环保理念。发票资料存储解决方案为金牌橱柜带来了全新的档案管理体验。
方案实施步步为营
合思团队在实施发票资料存储解决方案时，采取了一系列严谨的步骤。
首先，对金牌橱柜的档案管理系统进行全面调研。通过与金牌橱柜的相关人员进行深入沟通，了解各环节存在的问题和需求。这一步骤为后续的解决方案制定提供了坚实的基础。
基于调研结果，制定针对性的解决方案。合思团队结合金牌橱柜的实际情况，进行系统的开发和配置，并与金牌橱柜现有系统进行对接。确保新系统能够与现有系统无缝衔接，实现数据的流通和共享。
对金牌橱柜的相关人员进行培训是方案实施的重要环节。合思团队为金牌橱柜的员工提供了专业的培训课程，使其熟悉新系统的操作和使用方法。通过培训，员工能够快速上手新系统，提高工作效率。
在实施过程中，合思团队持续提供技术支持和优化。定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和功能的不断完善。及时响应金牌橱柜的需求，为企业提供优质的服务。发票资料存储解决方案在合思团队的精心实施下，逐步落地生根。
方案成效硕果累累
经过一段时间的实施，合思的发票资料存储解决方案为金牌橱柜带来了显著的成果与效益。
档案匹配耗时减少84%，大幅提高了档案整理的效率。工作人员不再需要花费大量时间进行手工匹配，而是通过系统自动完成，大大节省了时间和精力。
档案查询耗时减少80%，使档案的利用更加便捷。工作人员只需在系统中输入关键词，即可快速找到所需的档案信息，提高了工作效率。
预估节省总体成本30万+/年，有效降低了企业的运营成本。通过推进银行回单无纸化和优化档案管理流程，减少了纸张的使用和人力成本的支出。
档案合规性达到100%，满足了企业在档案管理方面的合规要求。合思的解决方案通过构建完整的业务证据链和实现数据的统一管理，确保了档案的真实性、完整性和安全性。发票资料存储解决方案为金牌橱柜的发展注入了新的动力。
金牌橱柜盛赞合思
金牌橱柜相关负责人对合思的发票资料存储解决方案给予了高度评价。他们表示，合思的解决方案有效地解决了公司在档案管理方面的难题，提高了工作效率，降低了成本。
新的档案管理系统操作简便，功能强大，为公司的财务管理提供了有力支持。员工们能够快速上手新系统，并且在日常工作中感受到了系统带来的便利。
与合思的合作非常愉快，合思团队专业、负责，能够及时响应公司的需求并提供优质的服务。在合作过程中，合思团队始终以客户为中心，为金牌橱柜提供了全方位的支持和保障。
金牌橱柜期待与合思在未来继续深化合作，共同推动企业的数字化转型和发展。发票资料存储解决方案为双方的合作奠定了坚实的基础，未来双方将携手共创更加美好的明天。
众多像金牌橱柜这样的企业选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思作为领先的财务数智化服务提供商，拥有专业的团队和丰富的经验，能够为企业提供全方位的财务数智化服务。
如果您的企业也面临着档案管理等财务难题，不妨选择合思的发票资料存储解决方案，让有限更有效。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，开启企业财务数智化转型之旅，还可免费试用，体验合思带来的高效与便捷。
