在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度向前推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化，是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一发展趋势，及时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富的案例经验，合思精选各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具价值的参考和借鉴。
电子会计档案管理的市场新态势
当前，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，但电子凭证接收、报销、入账、归档的“最后一公里”问题依然亟待解决，电子凭证数字化转型仍需进一步加速。会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正达成数字化目标。
在传统模式下，企业采用的纸质档案管理方式存在诸多弊端。其成本高昂，效率低下，合规难度大，已无法满足现代企业的发展需求。随着国家对电子会计档案管理的政策支持和推动，企业对电子会计档案管理的需求与日俱增，市场对高效、智能的电子会计档案管理系统的需求极为迫切。
传统会计档案管理的痛点剖析
传统会计档案管理如同沉重的枷锁，束缚着企业的发展脚步。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况时有发生。而且，纸质档案受时间和空间限制，查找困难，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力要求极高，成本居高不下。同时，纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全，无法满足管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着档案管理的难题。档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2个月，且缺乏有效的电子会计凭证文件管理手段。云南菜品牌连锁经营也存在纸质档案打印成本高、存储成本高、资料查找困难等问题。多地直营门店大量的收款回单和财务凭证需要打印后归档，不仅耗费大量资源，电子源文件还存在丢失、损毁的风险，海量资料的人工查找更是耗时耗力。金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用。整理环节需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架；保管环节财务临时保管1年后移交综合档案管理；存储环节需独立档案室管理存放纸质档案；管理利用以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需人工逐一翻查，效率极低。
合思档案的整体解决策略
合思档案为企业提供了一套全面的电子会计档案管理解决方案，实现了电子会计档案的全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在采集环节，合思档案通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）进行智能采集。在制档环节，集成服务、规则引擎、元数据服务等预归档服务发挥重要作用。基础管理环节则涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等功能。档案服务环节为企业提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务。
合思档案具有诸多显著优势。它支持便捷调阅，无需打印，混序归集，无需组装，档案数据同源，透明流转，便于监控和分析。自动化归档功能让企业告别重复性工作，使档案利用更加便捷高效。以广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案为基础，合思档案为客户提供全方位的财务数智化服务。其全流程合规化、自动化、数字化的特点，更是为企业的档案管理保驾护航。档案采集采用开放式接口互联、自主采集，大文件自动切割、数电票自动化解析；档案制档实现智能关联、自动组装，具备四性检测、业务检测、自定义版式文件；档案管理具备精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求；档案利用支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。
合思档案核心模块详解
- 采集模块：多元连接 智能采集
合思档案的采集模块具有开放式接口互联和自主采集的特点。它能够对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据，轻松连接NCC、U9、OA、CBS等系统。大文件自动切割和数电票自动化解析功能，确保了档案数据的高效采集。 - 制档模块：智能关联 自动成档
制档模块实现了智能关联和自动组装。凭证数据能够自动匹配组装，业务检测保障了证据链的完整性。档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。四性检测、业务检测和自定义版式文件功能，确保了档案的质量和合规性。 - 管理模块：精准管控 安全合规
管理模块具备精准权限管控和档案目录灵活扩展的特点。通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理。水印管理和符合国标要求的档号设置，进一步提升了档案管理的安全性和规范性。该模块能够高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化。 - 利用模块：多维检索 高效服务
利用模块支持多维检索和一站式预览。打破了需要在同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，支持跨系统调阅、在线借阅等，能够高效服务于企业内审。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，让档案管理更加便捷和直观。
合思档案的竞争优势凸显
- 技术优势：实力铸就创新
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的技术研发实力。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断投入研发资源，推动产品的升级和创新。例如，合思档案的电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，其档案检索系统更是凭借先进的技术，实现了高效、精准的档案检索。 - 成本优势：降本增效利器
合思档案帮助企业实现了显著的降本增效。通过自动化归档和无纸化管理，减少了人工耗时、打印成本、存储成本等。好想你预计减少综合成本20万元/年，COMMUNE幻师年节约成本5000万元，云南菜品牌连锁经营节省打印、存储等总体成本30万/年，金牌橱柜预估节省总体成本30万 + /年。 - 服务优势：贴心专业保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。能够为客户提供及时、高效、专业的服务，确保客户在使用档案检索系统及合思档案的过程中遇到的问题能够得到及时解决。 - 合规优势：严格遵循法规
合思档案严格遵循国家相关法规和政策要求，确保档案管理的合规性。通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理。
合思档案的成功案例展示
- 好想你：高效管理 成本降低
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。其档案检索系统的应用，让档案查找更加便捷高效。 - COMMUNE幻师：绿色转型 效益提升
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。档案检索系统的精准检索功能，为企业的财务管理提供了有力支持。 - 云南菜品牌连锁经营：财务提效 合规降本
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，业财融合提升了80%，财务提效90%，节省打印、存储等总体成本30万/年，实现了100%的合规降本。档案检索系统的多维检索和跨系统联查功能，让企业的档案管理更加高效。 - 金牌橱柜：精准匹配 高效查询
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。档案检索系统的应用，让企业的档案管理更加精准和高效。
合思的全方位服务体系
- 研发：持续创新 引领发展
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断投入研发资源，推动产品的升级和创新。从2017年的电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，合思档案经历了多个重要的发展阶段。其档案检索系统也在不断优化和升级，以满足企业日益增长的需求。 - 销售：广泛触达 精准服务
在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，合思能够广泛地触达客户，为客户提供产品和解决方案。档案检索系统作为合思档案的重要功能之一，也随着销售网络的拓展，为更多企业带来了便利。 - 售后：贴心保障 无忧使用
合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的售后服务，确保客户在使用档案检索系统及合思档案的过程中遇到的问题能够得到及时解决，保障客户的使用体验。 - 生态连接：广泛整合 便捷服务
基于广泛连接的生态，合思能够与各类外部系统和合作伙伴进行连接和整合，为客户提供更全面、更便捷的服务。合思档案的智能采集能够对接外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），档案检索系统也能与其他功能模块协同工作，为企业提供一站式的档案管理服务。
合思档案全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，帮助企业实现了电子凭证全链无纸化，有效解决了传统会计档案管理的痛点，为企业带来了显著的降本增效和合规经营效益。作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，合思通过合思档案推动我国电子凭证数字化转型，打造了电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，体现了合思档案在市场上的高度认可度和影响力。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品与服务，为更多企业的财务数智化转型提供有力支持。如果您想体验合思档案的高效与便捷，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化管理的新篇章。
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