在数字化浪潮席卷而来的当下，电子凭证改革正以势不可挡的姿态驶入快车道。我国电子凭证数字化转型的步伐不断加快，一个电子凭证全流程无纸化的崭新时代已然来临。然而，传统纸质会计档案管理却如同老旧的马车，在新时代的大道上显得格格不入，暴露出诸多痛点。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领航者，敏锐地洞察到这一行业困境，重磅推出合思档案，为企业的财务档案管理难题提供了破局之道。
行业痛点：传统档案管理的困局
传统纸质会计档案管理，宛如一座摇摇欲坠的大厦，存在着诸多难以忽视的问题。首先是归档难，财务人员在进行档案归档时，就像在茫茫大海中寻找珍珠，需要花费大量的时间和精力去确认单据、发票及其应用的一致性。而且，由于人为操作的不可控性，档案遗失的情况时有发生，一旦重要的发票及其应用相关档案丢失，就如同断了线的风筝，给企业的财务核算和管理带来巨大的麻烦。
查找慢也是传统纸质档案管理的一大弊病。纸质档案受限于时空，就像被锁在一个个孤立的盒子里，无法实现实时调阅和精准查找。当企业需要查阅某张发票及其应用的相关档案时，财务人员往往需要在堆积如山的文件中翻找，效率低下，严重影响了企业的决策速度和运营效率。
成本高同样是传统纸质档案管理绕不开的难题。大量的纸质档案需要占用巨大的存储空间，企业不得不投入大量的资金用于租赁仓库和购置存储设备。同时，档案管理还需要耗费大量的人力，从档案的整理、装订到存储、保管，每一个环节都需要专人负责，这无疑增加了企业的运营成本。
此外，传统纸质档案管理办法在保证电子原文件长期保存和数据安全可用方面存在明显不足。随着时间的推移，纸质档案容易出现损坏、褪色等问题，导致重要的发票及其应用相关信息丢失。而且，纸质档案的安全性也难以保障，容易受到火灾、水灾、盗窃等因素的影响，给企业带来潜在的风险。
解决方案概述：合思档案的创新之路
面对传统纸质会计档案管理的重重困境，合思凭借其卓越的技术实力和创新精神，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像一座桥梁，连接了电子凭证的各个环节，为企业提供了一站式的财务数智化服务。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，构建了一个完整的财务生态系统。在这个系统中，发票及其应用的各个环节都实现了数字化、自动化和智能化，大大提高了企业的财务管理效率和水平。
核心功能亮点：合思档案的强大武器
- 全生命周期管理：档案管理的一站式服务
合思档案实现了电子会计档案的全生命周期管理，从智能采集到预归档服务，再到基础管理和档案服务，每一个环节都紧密相连，无缝衔接。在智能采集环节，合思档案借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够快速、准确地采集各种发票及其应用相关的档案信息。预归档服务则通过集成服务、规则引擎、元数据服务等，对采集到的档案信息进行初步处理和分类，为后续的管理工作打下坚实的基础。基础管理环节涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面，确保档案的安全和有效利用。档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的决策提供有力支持。 - 开放式采集：灵活高效的档案获取方式
合思档案的档案采集采用开放式接口互联、自主采集的方式，能够与企业的各种业务系统进行无缝对接，实现发票及其应用相关档案信息的自动采集。同时，对于大文件，合思档案能够自动进行切割处理，提高采集效率。对于数电票，合思档案能够实现自动化解析，快速提取关键信息，为企业的财务处理提供便利。 - 智能制档：精准高效的档案生成过程
在档案制档环节，合思档案实现了智能关联、自动组装。它能够将发票及其应用相关的档案信息与企业的业务数据进行智能关联，自动生成完整的档案。同时，合思档案还能够进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保档案的准确性、完整性和规范性。 - 精细管理：严格规范的档案管控体系
合思档案具备精准权限管控、档案目录灵活扩展等功能。企业可以根据不同的岗位和职责，为员工设置不同的档案访问权限，确保档案信息的安全。同时，档案目录可以根据企业的需求进行灵活扩展，满足企业不断变化的业务需求。此外，合思档案还采用了水印管理、档号符合国标要求等技术手段，进一步加强了档案的管理和保护。 - 多维利用：便捷高效的档案利用方式
合思档案支持多维检索、一站式预览。企业可以根据发票及其应用的相关信息，如发票号码、日期、金额等，进行快速检索。同时，通过一站式预览功能，企业可以在一个界面上查看发票及其应用相关的所有档案信息，无需在多个系统之间切换，提高了工作效率。此外，合思档案还支持在线借阅、异构系统联查、实物混序归档、可视化盘点档案数据等功能，为企业的档案利用提供了更多的便利。
用户收益：合思档案带来的红利
合思档案的应用，为企业带来了实实在在的收益。首先，自动化归档让财务人员告别了繁琐的重复性工作，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。企业可以通过合思档案实现发票及其应用相关档案的自动归档，大大提高了归档效率。
档案利用的便捷高效，使得企业能够快速获取所需的发票及其应用相关档案信息，为企业的决策提供有力支持。同时，档案数据同源、透明流转，便于企业对财务数据进行监控和分析，及时发现潜在的风险和问题。
从成本角度来看，合思档案能够帮助企业减少人工耗时、降低综合成本。通过自动化归档和智能管理，企业可以减少对人力的依赖，降低人力成本。同时，合思档案可以节省大量的存储空间，减少企业的存储成本。此外，合思档案还能够提高报销效率，加快企业的资金流转。
典型场景：广泛适用的解决方案
合思档案适用于各类企业的财务档案管理，无论是食品、餐酒吧、餐饮连锁等传统行业，还是家居、数字阅读、教育培训等新兴行业，亦或是软件与信息技术服务、国企等大型企业，都能从合思档案中受益。在这些不同的行业场景中，发票及其应用的管理都有着不同的特点和需求，合思档案凭借其强大的功能和灵活的配置，能够为企业提供个性化的解决方案。
客户成功案例：真实可见的效果
众多企业已经通过合思档案实现了财务档案管理的质的飞跃。好想你健康食品股份有限公司，通过合思档案减少了90%的人工耗时，总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。在这个过程中，发票及其应用的管理变得更加高效和精准，为企业的财务管理带来了极大的便利。
COMMUNE幻师也从合思档案中获得了巨大的收益。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案让发票及其应用的管理更加环保和高效，为企业的可持续发展做出了贡献。
云海肴同样是合思档案的受益者。通过使用合思档案，云海肴节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%。发票及其应用的管理在合思档案的助力下，实现了从传统到现代的华丽转身。
如果您的企业也面临着会计档案管理的难题，不妨选择合思档案。它将成为您企业财务数智化转型的得力助手，助力您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。现在，您可以免费试用合思档案，亲身体验它的强大功能和卓越效果。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解更多案例和解决方案。
