在数字经济蓬勃发展的当下，电子凭证数字化转型已成为企业财务管理的关键趋势。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其创新的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已经帮助众多企业成功实现了财务数字化转型。接下来，我们将以某知名头部数字阅读品牌为例，深入剖析合思解决方案在费用凭证管理方面的应用与显著成效。
数字阅读企业费用凭证管理困境
某知名头部数字阅读品牌，在业务不断拓展的过程中，费用凭证管理方面面临着重重挑战。
首先，数据分散问题严重。企业内部的业务数据分散在多个系统之中，业务流程被割裂，数据整合困难重重。这直接导致费用管控难以有效落实，预算超标的情况频繁出现。在费用凭证管理上，由于数据无法有效整合，很难对每一笔费用进行精准把控和分析，使得企业的财务决策缺乏有力的数据支持。
其次，人工处理单据效率低下。每月企业需要处理大量的单据，并且要全量打印、粘贴原始凭证与财务凭证。这不仅耗费了大量的人力，而且效率极低。同时，这种传统的处理方式还造成了大量的纸张浪费，不符合现代企业绿色发展的理念。在费用凭证管理环节，大量的人力投入和纸张消耗，增加了企业的运营成本。
最后，档案管理问题突出。票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务部门借阅历史资料十分困难。随着企业的快速扩张，这种落后的档案管理方式已经无法满足企业的发展需求。在费用凭证管理中，档案管理的不规范，使得企业在审计、合规等方面面临潜在风险。
合思打造费用凭证管理全流程闭环方案
合思针对该企业的实际情况，量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全面助力企业完成业财平台建设。
在准确性方面，该方案确保了财务数据的高度准确，完全符合企业上市的要求。通过先进的技术手段和严格的审核机制，对每一笔费用凭证进行精准处理，避免了人为错误和数据偏差，为企业的财务决策提供了可靠的依据。
在及时性方面，方案显著提升了财务工作的效率。结账时间从原来的 T + 15 大幅提升到 T + 7，到年底预计可达到 T + 5。这意味着企业能够更快地完成财务结算，及时掌握财务状况，为企业的运营决策提供更及时的支持。
该方案涵盖了费用凭证管理的全流程环节。从差旅申请开始，员工可以通过系统在线提交申请，审批流程清晰透明。在商旅订购环节，系统与各大商旅平台集成，实现了一站式的预订服务。发票采集也变得更加便捷，员工可以通过手机拍照上传发票，系统自动进行识别和验真。在审核对账环节，系统能够自动比对费用数据和发票信息，确保每一笔费用的真实性和合规性。统一开票功能则方便了企业对发票的管理和使用。自动提报功能使得费用数据能够及时准确地传递到财务系统，实现了财务数据的实时更新。资金结算环节，系统与银行系统对接，实现了自动化的资金支付，提高了资金使用效率。档案归档环节，系统将费用凭证进行电子化存储，保证了档案的原生性和完整性。自动记账功能则将费用数据自动录入财务系统，减少了人工记账的工作量和错误率。通过这一系列的功能，合思的解决方案实现了费用凭证管理的全流程数字化闭环。
合思方案带来费用凭证管理显著成效
在实施合思解决方案之后，该企业在费用凭证管理方面取得了令人瞩目的成效。
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增效：提升流程效率与档案管理效能
企业能够实时掌握付款进度，对每一笔费用的支付情况一目了然。这使得企业的资金管理更加科学合理，避免了资金的闲置和浪费。同时，档案整理、调阅和查找的效率得到了极大提升。电子化的档案管理方式，使得员工可以通过系统快速检索到所需的费用凭证，大大节省了时间和精力。在日常工作中，员工无需再像以前那样在堆积如山的纸质档案中寻找资料，提高了工作效率，也提升了员工的工作体验。 -
降本：多维度降低企业运营成本
合思的解决方案帮助企业减少了差旅超标情况的发生。通过系统对差旅费用的实时监控和预警，员工在进行差旅消费时会更加理性，避免了不必要的费用支出。同时，减少了人力成本，传统的人工处理单据和档案管理方式需要大量的人力投入，而现在通过系统的自动化处理，大大减少了人力需求。纸张浪费和档案空间占用也得到了有效控制。电子化的费用凭证管理方式，不再需要大量的纸张打印和存储，既节约了资源，又降低了企业的运营成本。 -
合规：严格遵循法规要求
方案通过发票 OCR 识别验真功能，对每一张发票进行严格的审核，确保发票的真实性和合规性。清晰的审批流转路径使得每一笔费用的审批过程都有迹可循，保证了费用支出的合理性和合规性。同时，系统对费用凭证进行原生性存储，完全贴合最新的档案法和财务档案管理办法要求。在面对审计和监管时，企业能够轻松应对，避免了合规风险。 -
先进：贴合时代趋势实现全面转型
该方案灵活覆盖了因公消费的全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公。这不仅提升了员工的工作体验，也提高了企业的管理效率。同时，这种数字化的管理方式紧贴双碳目标号召，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面数字化转型。在现代企业追求绿色发展和数字化转型的背景下，合思的解决方案为企业提供了一条可行的路径。
通过合思的费用凭证管理解决方案，该知名头部数字阅读品牌成功实现了财务全流程数字化闭环，有效解决了财务痛点，显著提升了管理效率和效益。这一案例充分彰显了合思在财务数智化领域的专业能力和解决方案的有效性。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思将持续助力更多企业实现数字化和绿色化协同转型。如果您的企业也面临着类似的费用凭证管理挑战，不妨选择合思，开启免费试用，体验财务数字化转型的魅力，让企业的财务管理更上一层楼。
