在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型的步伐不断加快，电子凭证全流程无纸化时代已然悄然而至。在这个变革的时代，企业的合规性文件管理面临着新的挑战和机遇。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其创新的合思档案系统，为众多企业解决了合规性文件管理的难题。接下来，让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入了解合思档案带来的变革。
好想你：合规性文件管理困境凸显
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经多年的发展，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。公司拥有高达154.21亿元的品牌价值，1000多名员工以及遍布全国的400多家门店。然而，在企业规模不断扩大的背后，好想你在合规性文件管理方面却遭遇了诸多困扰。
归档难题首当其冲。财务人员在进行档案归档时，需要花费大量的时间来确认单据等文件的一致性。每一张单据都需要仔细核对，确保其与相关业务的匹配度。然而，即便如此，仍难以避免档案遗失的情况发生。一旦档案遗失，不仅会影响财务数据的完整性，还可能给企业带来潜在的合规风险。
查找效率低下也是一个严重的问题。纸质档案受时空限制的影响，无法实现实时调阅。当企业需要查阅某些重要的合规性文件时，财务人员往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找，不仅浪费了大量的时间和精力，还可能导致重要业务决策的延误。
管理成本居高不下同样让企业头疼不已。大量的纸质档案管理需要占用大量的空间，同时还需要投入大量的人力进行整理、存储和维护。随着企业业务的不断发展，纸质档案的数量也在不断增加，这无疑进一步加重了企业的管理负担。
此外，纸质档案管理办法在保证电子原文件长期保存和数据安全方面存在明显不足。在当前经济环境下，企业面临着日益严格的合规要求，纸质档案管理难以满足这些要求，容易导致企业在合规性方面出现漏洞。
合思档案：破解合规性文件管理密码
针对好想你公司在合规性文件管理方面的这些痛点，合思档案提供了一系列行之有效的解决方案。
- 打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过合思档案系统，一键联查相关的合规性文件。无论是原始凭证、记账凭证还是其他相关文件，都可以在系统中快速找到，大大提高了工作效率。
在以往，财务人员需要在不同的系统中查找相关文件，不仅操作繁琐，而且容易出错。而现在，合思档案系统将所有相关数据整合在一起，实现了数据的集中管理和共享。财务人员只需要输入关键词，就可以快速定位到所需的文件，真正实现了便捷利用。
- 自动组装档案 提升审计效能
合思档案的自动组装功能，为企业的审计工作带来了极大的便利。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
系统可以自动将相关的合规性文件进行组装，形成完整的审计档案。审计人员可以直接在系统中查阅和分析这些档案，无需再花费大量时间去整理和核对纸质档案。同时，系统还可以对档案数据进行实时监控和分析，及时发现潜在的合规风险，为企业的合规经营提供有力保障。
- 实物高效管理 精准定位档案
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。当查阅者需要查阅某份实物档案时，只需要在系统中查询电子档案，就可以快速定位到实物档案的位置。
虚拟档案库房对实物档案进行了数字化管理，每一份实物档案都有对应的二维码。通过扫描二维码，系统可以实时显示该档案的详细信息，包括存放位置、借阅情况等。这不仅提高了实物档案的管理效率，还减少了档案遗失和损坏的风险。
显著成效：合思档案助力合规降本
通过采用合思档案的解决方案，好想你公司在合规性文件管理方面取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要花费大量人力和时间进行的档案归档和查找工作，现在通过合思档案系统，只需要少量的人力和时间就可以完成。总部接收档案的管理耗时也减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于合思档案系统的高效管理，减少了纸质档案的使用和存储成本，同时也降低了人力成本。
这些数据充分证明了合思档案在提升合规性文件管理效率和降低成本方面的强大作用。通过合思档案，好想你公司不仅实现了合规经营，还在一定程度上提升了企业的竞争力。
携手合思档案 开启合规管理新征程
综上所述，合思档案为好想你健康食品股份有限公司带来了巨大的效益，成功解决了其合规性文件管理的难题。在电子凭证数字化转型的大趋势下，越来越多的企业面临着类似的合规性文件管理问题。好想你公司的成功经验，为其他企业提供了一个可借鉴的范例。
如果您的企业也在为合规性文件管理而烦恼，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案。现在，您还可以免费试用合思档案系统，亲身感受其强大的功能和便捷的操作。让合思档案帮助您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，开启合规性文件管理的新时代。
