在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，财务数智化已成为企业发展的必由之路。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），作为一家自 2014 年创立以来便专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，更是全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，引领着企业迈向电子凭证数字化转型的新征程。
自 2024 年 11 月 1 日铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，到 12 月 1 日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单，我国电子凭证改革已然驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。电子凭证全流程无纸化不仅是财务数智化的必行之路，更有利于企业优化管理流程，降低运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在这样的大背景下，合思档案的出现，无疑为企业解决电子会计档案管理难题提供了有力的支持。
市场形势洞察：数字化转型箭在弦上
如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的最后一公里即将全面打通，电子凭证数字化转型将进一步加速。会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。
然而，当前企业在电子会计档案管理方面面临着诸多挑战。传统的纸质档案管理方式存在档案管理成本高、利用效率低、合规性隐患等问题，已难以满足企业发展的需求。随着国家政策的推动和技术的不断进步，企业对电子会计档案管理的需求日益增长，数字化转型成为必然趋势。财务审计与发票的管理在这一过程中尤为关键，只有实现数字化转型，才能更好地应对财务审计与发票管理中的各种问题。
痛点剖析：传统管理困境凸显
- 归档难题：好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，且档案遗失情况难以避免。大量的纸质档案受限于时间和空间，查找时要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在财务审计与发票管理中，这种归档难题会严重影响审计效率和发票管理的准确性。
- 成本之痛：COMMUNE 幻师存在档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达 2 月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营企业多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费大量资源，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险。这些成本问题在财务审计与发票管理中会增加企业的负担，降低企业的竞争力。
- 合规隐患：金牌橱柜家居科技股份有限公司会计档案散落各系统，档案数据难利用，逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架等工作繁琐。财务临时保管 1 年后移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案，每年提供实物稽查时需人工逐一翻查，难以保证电子原文件长期保存和数据安全可用，不满足管理要求。在财务审计与发票管理中，合规隐患可能会导致企业面临罚款等风险。
解决方案：合思档案精准破局
- 便捷利用与审计提效：合思档案为财务人员实现了便捷利用，一键联查，有效提升了工作效率。在财务审计与发票管理中，内外审计可以以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。
- 自动化归档与数据分析：合思档案上线了电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析。减少了人力成本，提高了效率。通过深度分析档案数据，满足了内审需求，在财务审计与发票管理中能够更好地发现问题和解决问题。
- 业财融合与降本增效：合思落地财务数字化，提高了总部和门店的业财融合效率。实现了全面无纸化管理，降低了运营成本。统一存储，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证，统一标准，统一管理。搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力企业在财务审计与发票管理中降本增效。
核心模块揭秘：功能强大优势尽显
- 功能蓝图：合思档案的功能蓝图包括便捷调阅不打印，混序归集免组装。电子会计档案全生命周期管理涵盖采集、制、管、用四个环节。智能采集有外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）、内部系统（如 EAI 插件、API 接口等），预归档服务有集成服务、规则引擎、元数据服务等，基础管理有档案存储、检索、借阅、销毁等，档案服务有辅助审计、项目管理、统计分析等。在财务审计与发票管理中，这些功能能够为企业提供全方位的支持。
- 全生命周期管理：档案采集实现开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析；档案制档实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件；档案管理实现精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求；档案利用实现多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。合思档案的成长历程丰富，从 2017 年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到 2024 年电子凭证中心上线全面支持 9 类电子凭证在企业中闭环管理，不断为企业在财务审计与发票管理中提供更优质的服务。
竞争优势突显：节约成本保障合规
- 成本节约：合思档案自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本 30 万元，年节约存储成本 675 元，年节约档案室成本 14235 元，年节约人力成本 24000 元，年总节约成本 338910 元。在财务审计与发票管理中，成本节约能够为企业带来实实在在的效益。
- 合规保障：合思档案通过对接标准工具包，实现 OFD 文件与 XBRL 工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会 6 号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化。在财务审计与发票管理中，合规保障能够让企业避免不必要的风险。
- 效率提升：合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等，打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，提高了档案利用效率。在财务审计与发票管理中，效率提升能够让企业更快地完成工作，提高竞争力。
成功案例展示：实际应用效果显著
- 好想你健康食品股份有限公司：使用合思档案后，减少 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。在财务审计与发票管理中，大大提高了工作效率，降低了成本。
- COMMUNE 幻师：上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。在财务审计与发票管理中，实现了高效管理和成本节约。
- 云南菜品牌连锁经营企业：通过合思档案实现全面无纸化管理，节省打印、存储等总体成本 30 万/年，业财融合提升 80%，财务提效 90%，100%的合规降本。在财务审计与发票管理中，提升了业财融合水平和合规性。
- 金牌橱柜家居科技股份有限公司：使用合思档案后，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性 100%。在财务审计与发票管理中，提高了档案管理的效率和合规性。
服务体系保障：专业广泛值得信赖
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心。在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。拥有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择，积累了丰富的服务经验。提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。在财务审计与发票管理中，这样的服务体系能够为企业提供专业、广泛的支持。
综上所述，合思档案能够帮助企业解决电子会计档案管理中的痛点，实现自动化归档、便捷利用和合规管理，为企业带来显著的成本节约和效率提升。电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路，合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，具有强大的技术实力和服务保障，值得企业信赖。如果您也想体验合思档案的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业电子会计档案管理的数字化之旅。
