在我国电子凭证改革如火如荼推进的当下，电子凭证全流程无纸化的新时代已然拉开帷幕。企业若想在激烈的市场竞争中保持领先，财务数智化转型已成为刻不容缓的任务。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，其精心打造的合思档案，宛如一把金钥匙，为众多企业打开了高效解决财务档案管理难题的大门。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同探寻合思档案带来的卓越变革。
红枣巨头档案管理困境重重
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，一路披荆斩棘，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，在财务档案管理领域，这家行业巨头却面临着诸多棘手的难题。
首先，在档案归档环节，财务人员仿佛陷入了一场与时间的赛跑。他们需要耗费大量的时间，仔细确认单据、发票、回单和凭证之间的一致性。每一张单据都需要反复核对，每一个数据都要精准匹配，稍有不慎，就可能出现错误。而且，即便他们如此小心翼翼，档案遗失的情况依然难以避免，一旦档案遗失，后续的查找和补救工作更是让他们焦头烂额。
其次，纸质档案的局限性成为了制约工作效率的一大瓶颈。这些档案受限于时间和空间，查找起来犹如大海捞针。当财务人员需要查阅某一份档案时，往往需要在堆积如山的纸质档案中翻找半天，耗费大量的时间和精力。更糟糕的是，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这让很多紧急的工作无法及时开展，严重影响了工作进度。
再者，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高。企业需要专门的仓库来存放这些档案，还需要安排专人进行整理和保管，这无疑增加了企业的运营成本。而且，随着企业的不断发展，档案数量也在与日俱增，对空间和人力的需求也越来越大，企业面临着巨大的管理压力。
最后，纸质档案管理办法在数据保存和安全方面也存在着严重的不足。无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，这显然无法满足企业日益严格的管理要求。一旦出现数据丢失或泄露的情况，企业将面临巨大的损失。
合思档案管理解决方案对症下药
针对好想你面临的这些业务痛点，合思凭借其深厚的技术底蕴和丰富的行业经验，量身定制了一系列行之有效的档案管理解决方案。
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打破数据壁垒实现便捷联查
合思打破了不同数据之间的壁垒，实现了数据同源。这意味着财务人员在进行档案管理时，可以实现一键联查，无需再在不同的系统和文件中来回切换。他们可以快速、准确地获取所需的信息，大大提升了工作效率。例如，当财务人员需要查看某一笔业务的相关档案时，只需要在系统中输入关键词，就可以同时查看到单据、发票、回单和凭证等所有相关信息，就像在一个巨大的数据库中轻松找到自己想要的宝藏一样。 -
自动组装档案提升审计效率
合思的解决方案实现了档案的自动组装，为内外审计工作带来了极大的便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，审计人员可以更加高效地进行审计工作。系统会自动将相关的档案信息进行整理和归类，生成清晰、准确的审计报告。这不仅节省了审计时间，还提高了审计的准确性和可靠性。而且，这种以电子档案为主的审计方式，也符合当前电子凭证数字化转型的趋势。 -
实物高效管理精准定位档案
为了解决纸质档案实物管理的难题，合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份纸质档案都有一个唯一的二维码，当查阅者需要查询某一份档案时，只需要在系统中输入相关信息，就可以快速定位到档案的实物位置。这就像给每一份档案都安装了一个定位系统，无论它们存放在哪里，都能轻松找到。这种高效的实物管理方式，大大节省了查阅时间，提高了工作效率。
合思方案助力好想你降本增效
合思的档案管理解决方案为好想你带来了显著的收益。在人工耗时方面，减少了90%。以前需要大量人力完成的档案归档和管理工作，现在通过合思的系统，只需要少量的人力就可以轻松完成。总部接收档案的管理耗时也减少了80%，这使得总部能够更加高效地处理档案信息，及时做出决策。借阅管理的管理耗时更是减少了67%，让借阅流程变得更加顺畅。
同时，通过合思的解决方案，好想你预计每年可以减少综合成本20万元。这不仅体现在人力成本的降低上，还体现在空间成本、时间成本等多个方面。企业可以将节省下来的资源投入到更有价值的业务中，提升企业的核心竞争力。
携手合思开启财务数智化新征程
通过合思档案的应用，好想你在财务档案管理方面实现了质的飞跃，真正做到了降本增效、合规经营。在未来，随着电子凭证数字化转型的进一步加快，合思将继续发挥其专业优势，助力更多企业实现财务数智化升级，让有限的资源发挥更大的效益。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨选择合思的档案管理解决方案。现在，您可以免费试用合思的产品，亲身感受其带来的便捷和高效。让我们一起携手合思，开启财务数智化的新征程！
