在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这些举措如同强有力的信号，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收、报销、入账以及归档等难题，即将迎来全面解决的曙光，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。合思档案凭借其先进的技术和卓越的功能，为企业的财务数据分析和档案管理带来了全新的解决方案。
金牌橱柜档案管理困境待解
金牌橱柜家居科技股份有限公司，自1999年成立以来，一直致力于成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的称号，在行业内可谓是熠熠生辉。然而，在档案管理方面，这家行业翘楚却面临着诸多困境。
公司的会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中。这种分散的状态使得档案数据难以有效利用，就像在茫茫大海中寻找一颗特定的珍珠，困难重重。财务人员不得不逐一打印、手工匹配、组装、装订，最后将这些纸质档案上架。整个过程不仅耗费大量的人力、物力，而且效率极低。
按照规定，财务部门需要临时保管这些档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。公司设有独立的档案室专门存放纸质档案，随着业务的不断发展，档案数量与日俱增，档案室的空间压力也越来越大，管理成本也随之水涨船高。在这样的情况下，进行有效的财务数据分析变得异常困难，企业难以从这些混乱的档案数据中获取有价值的信息，从而影响了决策的科学性和及时性。
合思档案为金牌橱柜量身定制方案
面对金牌橱柜在档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全方位的解决方案。
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统一存储打破数据壁垒
合思档案帮助金牌橱柜打破了数据孤岛的局面。它将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一存储在一个平台上，并制定统一的标准进行管理。就像将散落的珍珠串成了美丽的项链，使得档案数据变得有序且易于管理。通过这种方式，企业可以对这些数据进行更有效的财务数据分析，挖掘数据背后的价值。 -
完整业务证据链实现业财一体
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。这意味着企业在进行财务数据分析时，可以从业务层面深入了解财务数据的来源和影响，也可以从财务数据中洞察业务的运行情况，为企业的决策提供更加全面、准确的依据。 -
数据共享一站式高效查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，为金牌橱柜实现了数据共享和一站式查阅。员工只需在平台上进行简单的操作，就可以快速、准确地找到所需的档案信息，查阅效率得到了极大的提升。这不仅方便了日常工作，也为财务数据分析提供了更加便捷的途径，使得分析人员能够更及时地获取数据，进行深入的分析。 -
银行回单无纸化降本增效
对于海量的银行回单，合思档案实现了自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这一举措不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了数据的准确性和及时性。在进行财务数据分析时，银行回单数据可以更快速地整合到分析体系中，为企业的资金管理和决策提供有力支持。
金牌橱柜应用合思档案成效显著
金牌橱柜在应用合思档案后，在档案管理方面取得了显著的成果。
在档案匹配方面，耗时减少了84%。曾经繁琐的手工匹配工作，如今在合思档案的自动化处理下，变得高效快捷。这不仅节省了大量的人力成本，还提高了工作效率，使得财务人员能够将更多的时间和精力投入到财务数据分析和决策支持等核心工作中。
档案查询耗时也大幅减少，降低了80%。员工不再需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找所需信息，只需在平台上轻轻一点，相关档案信息便会立即呈现。这使得企业在应对各种审计和查询需求时，能够更加从容不迫，提高了企业的合规性和应对风险的能力。
通过使用合思档案，金牌橱柜预估每年可节省总体成本30万以上。这主要得益于无纸化管理带来的纸张、存储设备等成本的降低，以及工作效率提高带来的人力成本的节约。同时，成本的降低也为企业的财务数据分析提供了更有利的条件，使得企业能够更加清晰地了解各项成本的构成和变化趋势，从而制定更加合理的成本控制策略。
在档案合规性方面，合思档案确保了金牌橱柜的档案管理达到了100%的合规标准。它严格遵循国家相关法律法规和财务制度的要求，对档案数据进行规范管理和存储，有效避免了档案管理过程中的合规风险。这对于企业的稳定发展至关重要，也为企业的财务数据分析提供了可靠的数据基础。
合思档案为企业创造价值展望未来
合思档案为企业带来了诸多价值。它实现了自动化归档，让企业告别了繁琐的重复性工作，使得档案利用更加便捷高效。档案数据同源且透明流转，便于企业进行监控和分析。在财务数据分析方面，合思档案提供了丰富、准确的数据支持，帮助企业更好地了解自身的财务状况和经营情况，为企业的决策提供科学依据。
未来，合思将继续基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。合思将不断加大研发投入，提升产品的性能和功能，以更好地满足企业在数字化转型过程中的需求。
如果您的企业也想实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思。合思档案将为您的企业提供强大的财务数据分析支持和高效的档案管理解决方案。您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用合思档案，亲身体验其卓越的功能和价值。让我们携手合思，让企业的有限资源发挥出更有效的作用，共同迎接数字化时代的挑战和机遇。
