合思档案：解锁电子发票应用场景，助力企业档案管理数字化转型

在数字化浪潮的席卷下，企业的财务管理正经历着深刻变革。2025 年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。这一系列变化，使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代，传统纸质档案管理模式让企业陷入诸多困境。企业高管面临着巨大的挑战，纸质档案管理成本高昂，不仅存储占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗时费力，需要手动逐一匹配核对确认，工作枯燥又繁复。业务人员在出差招待后，报销纸质票据留存上交流程繁琐，耗费大量时间。

传统纸质档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题。只有保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。电子发票应用场景在这一背景下愈发重要，企业需要更高效的档案管理方式来应对这些挑战。

合思档案：一站式企业档案管理解决方案

合思档案应运而生，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，全面满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于 CEO/高管而言，合思档案就像一位智能管家，能够沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，企业需要降本增效，合思档案借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型决胜之战。电子发票应用场景在合思档案的解决方案中得到了充分的发挥，为企业高管提供了更精准的数据支持。

对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的神器。它让财务人员告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。财务人员可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。电子发票应用场景的优化，使得财务人员在处理发票相关档案时更加便捷高效。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。它支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。这大大提高了审计工作的效率和准确性，也为企业节省了时间和精力。电子发票应用场景的完善，为外部审计提供了更清晰的档案线索。

核心功能：开启智能档案管理新时代

• 多源采集：数据汇聚的智慧桥梁
  合思档案的多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。它预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入等。电子发票应用场景在多源采集功能中得到了充分的体现，确保了电子发票数据的准确采集。

• 智能制档：高效整合的魔法之手
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这可减少 90%人工匹配工作量，还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。电子发票应用场景在智能制档功能中得以优化，使得电子发票与其他档案的关联更加智能高效。

• 专用格式版式文件：灵活存储的创新之道
  合思档案的专用格式版式文件功能，自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强、更“灵活”。电子发票应用场景在专用格式版式文件功能中得到了进一步拓展，为电子发票的存储和管理提供了更多的灵活性。

• 双模式检测：数据安全的坚实护盾
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。电子发票应用场景在双模式检测方案中得到了严格的保障，确保了电子发票数据的质量和安全性。

应用案例：见证合思档案的卓越成效

• 案例一：海量单据企业的数字化蜕变
  某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。电子发票应用场景在该案例中发挥了重要作用，帮助企业更好地管理电子发票相关档案。

• 案例二：集团型企业的标准化之路
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。电子发票应用场景在该集团型企业的档案管理中得到了优化，提高了电子发票处理的效率和规范性。

• 案例三：低效档案管理企业的逆袭
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主导致实物翻阅效率低等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。电子发票应用场景在该企业的档案管理改进中起到了关键作用，提升了电子发票的管理水平。

• 案例四：教育集团的高效档案管理变革
  某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等环节的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。电子发票应用场景在该教育集团的档案管理变革中得到了充分的应用，优化了电子发票的处理流程。

合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多客户对合思档案给予高度评价，如“海亮教育所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%”“合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升”等。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供专业、高效的解决方案。如果您想体验合思档案带来的便捷与高效，不妨点击[网站链接]或拨打 400 – 105 – 6505 联系我们，也可以通过微信公众号和微信小程序了解更多信息，现在还可免费试用，开启企业档案管理的数字化新时代。