合思档案：引领企业会计档案合规管理新潮流

在当今数字化飞速发展的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025 年数电票将实现全覆盖，这一趋势让企业财务档案管理直接面对新的考验，信息化建设的短板亟待补齐。

在纸电混合的时代背景下，企业不同角色在财务档案管理方面遭遇了诸多痛点。企业高管们头疼于纸质档案管理成本居高不下，不仅存储占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁琐。业务人员在出差、招待后的报销环节，需要留存并上交纸质票据，流程复杂又耗时。

纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。比如，纸质凭证输出的耗材成本高昂，对档案室、档案柜等存储空间需求极大；手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。

虽然国家政策大力支持电子会计档案管理，且电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，但企业在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题，以及数据存储线下载体的问题。因此，保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规，实现企业全面数字化，成为了企业迫切需要解决的问题。

合思档案解决方案应运而生，它犹如一把钥匙，为企业打开了财务档案管理的新大门。

合思档案方案解密：精准施策赋能多角色

• 高管决策智囊：为企业数智化领航
  对于 CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的决策助手。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，深度挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，合思档案帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的数字化转型决胜之战增添助力。

• 财务效率神器：告别繁琐解放双手
  对于归档员/财务人员来说，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，大大提高档案利用效率。

• 审计协作桥梁：实现外审高效便捷
  对于外部审计工作，合思档案搭建了一座高效的桥梁。它实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案功能全景：多维度打造智慧管理

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性。

• 智能制档：数据整合的魔法工坊
  智能制档是合思档案的一大特色。它通过会计档案关联规则可视化配置，实现不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，将零散数据整合形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。

• 档案管理：精细管控的智慧中枢
  在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。它支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展。

• 档案应用：高效查询的智慧引擎
  档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。它智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。

合思档案核心亮点：创新科技驱动高效管理

• 大数据解决方案：挖掘档案数据金矿
  大数据解决方案是合思档案的一大核心亮点。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，动态 API 接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

• 档案扩展解决方案：拓展管理无限可能
  档案扩展解决方案通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规基石
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

• 共享调阅解决方案：满足精细查阅需求
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

合思档案价值呈现：降本增效开启数字化新时代

合思档案为企业带来了显著的降本增效效果。它让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，保障了管理合规性。电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。同时，合思档案促进了企业资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。

合思档案典型场景：多场景适配彰显强大实力

• 单套制解决方案：便捷高效新体验
  单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

• 实物备查：线上线下完美融合
  实物备查通过智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。服务场景包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架，流程可逆、根据实际档案管理场景搭配；集团共享，批量作业，支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度；极简管理，低碳环保，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

• 数电票解决方案：全流程自动化管理
  数电票解决方案为数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

• 大数据解决方案：应对数据增长挑战
  大数据解决方案适应数电票时代企业内外部电子数据爆发式增长的情况，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

合思档案成功案例：真实见证卓越成效

众多企业通过使用合思档案，成功解决了会计档案管理方面的难题，实现了显著的效益提升。某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

中国最大的 K12 民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力、浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。实现了以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位：差异化优势铸就行业领先

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它拥有广泛连接的生态，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备 100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它是符合国家政策要求的档案系统，满足电子会计档案合规性管理，拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

在当今数字化浪潮中，合思档案无疑是企业财务档案管理的得力助手。它能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数字化时代的发展，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将持续创新和优化，为企业提供更优质的服务。

如果您的企业也想开启高效的电子会计档案管理之旅，不妨拨打 400 – 105 – 6505，访问 www.hosecloud.com，或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码联系合思，还可免费试用，体验合思档案带来的卓越管理效果。