在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数智化转型已成为必然趋势。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其先进的技术和卓越的解决方案，在行业内崭露头角。其中，合思档案——电子会计档案管理平台，更是为企业的财务档案管理带来了全新的变革。今天，就让我们一同走进好想你健康食品股份有限公司的案例，探寻发票电子化服务如何助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
红枣巨头风采
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，便在红枣行业深耕细作。2011年，成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工和400 + 全国门店数。在多年的发展历程中，好想你凭借高品质的产品和良好的市场口碑，赢得了广大消费者的信赖。然而，随着企业规模的不断扩大，传统的财务档案管理方式逐渐成为了企业发展的掣肘。
传统档案困境
在发票电子化服务尚未普及的过去，好想你在财务档案管理方面面临着诸多挑战。
– 归档难题
财务人员在进行归档工作时，需要花费大量的时间来确认单据等的一致性。每一张发票、每一份凭证都需要人工仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，纸质档案容易遗失，一旦发生遗失，不仅会影响财务工作的正常进行，还可能带来潜在的法律风险。
– 查找困境
纸质档案受时空限制，查找起来非常耗时。财务人员在需要查阅某份档案时，往往需要在堆积如山的文件中苦苦搜寻，无法实现实时调阅。这不仅降低了工作效率，还可能影响企业的决策速度。
– 成本压力
大量的纸质档案管理对空间和人力的要求都非常大。企业需要租赁专门的仓库来存放档案，同时还需要安排专人进行档案的整理、保管和维护，这无疑增加了企业的运营成本。
– 合规隐患
传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着国家对企业财务合规性要求的不断提高，这种管理方式已经无法满足企业的管理要求。
数智方案破局
面对这些困境，好想你选择了与合思合作，引入了发票电子化服务以及合思档案管理平台。合思为好想你量身定制了一套解决方案，有效解决了上述问题。
– 打破壁垒数据同源
合思档案管理平台实现了财务数据的互联互通，打破了信息壁垒。财务人员可以通过该平台便捷地利用数据，实现一键联查。无论是发票信息、凭证信息还是其他财务数据，都可以在平台上快速查询和获取，大大提高了工作效率。
– 自动组装审计便捷
在审计方面，合思档案管理平台以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统可以自动对财务数据进行组装和整理，生成符合审计要求的报告。内外审计人员可以直接在平台上进行审计工作，无需再耗费大量的时间和精力去查阅纸质档案，提高了审计的准确性和效率。
– 实物高效管理
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案管理平台实现了电子档案与实物档案的完美匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，财务人员可以快速定位实物档案的位置。同时，虚拟档案库房可以对档案进行分类管理和实时监控，确保档案的安全和完整。
分步实施推进
合思档案管理平台的实施并非一蹴而就，而是经过了一系列精心的步骤。
首先，逐步引入合思档案系统。合思的技术团队与好想你的财务人员进行了深入的沟通和交流，了解企业的实际需求和业务流程。在此基础上，对系统进行了个性化的配置和开发，确保系统能够与企业的现有业务系统无缝对接。
其次，对财务人员进行操作培训。为了确保财务人员能够熟练使用合思档案管理平台，合思组织了专业的培训团队，对好想你的财务人员进行了系统的培训。培训内容包括系统的功能介绍、操作流程、注意事项等，通过理论讲解和实际操作相结合的方式，让财务人员能够快速掌握系统的使用方法。
最后，将原有纸质档案数字化处理。合思的技术团队利用先进的扫描设备和图像处理技术，将好想你原有的纸质档案进行了数字化处理，并导入到合思档案管理平台中。同时，搭建了虚拟档案库房，并将数字化档案与实物档案进行了关联，实现了档案的电子化管理。
显著成果呈现
通过引入发票电子化服务以及合思档案管理平台，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果。
– 时间大幅缩减
减少了90%的人工耗时。财务人员在归档、查询等工作上的时间大大缩短，能够将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
– 总部管理减负
总部接收减少了80%的管理耗时。通过合思档案管理平台，总部可以实时获取各门店的财务档案信息，无需再等待纸质档案的邮寄和整理，提高了管理效率。
– 借阅管理优化
借阅管理减少了67%的管理耗时。借阅流程更加便捷高效，财务人员可以通过平台在线申请借阅档案，管理人员可以实时审批，大大缩短了借阅时间。
– 成本显著降低
预计减少综合成本20万元/年。通过减少纸质档案的使用和管理成本，以及提高工作效率带来的间接成本降低，好想你在财务档案管理方面实现了显著的降本增效。
客户认可之音
虽然我们没有获取到好想你公司的直接评价反馈，但从取得的显著成果可以推测，客户对该方案非常满意。发票电子化服务以及合思档案管理平台在提高效率和降低成本方面发挥了重要作用，得到了好想你财务团队的高度认可。这些成果不仅提升了企业的财务管理水平，还为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
携手合思共赢
在当前经济环境下，越来越多的企业意识到财务数智化转型的重要性。好想你与合思的成功合作案例，为其他企业提供了一个可借鉴的范例。如果您的企业也希望像好想你一样，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案，体验发票电子化服务带来的便利和价值。
如果您对合思档案感兴趣，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息。现在，您还可以免费试用合思档案管理平台，亲身感受其强大的功能和卓越的性能。让我们携手合思，共同开启财务数智化的新篇章！
