在我国电子凭证改革的滚滚浪潮中，电子凭证全流程无纸化的时代巨幕已然徐徐拉开。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领航者，凭借其创新推出的合思档案，成功助力众多企业跨越财务档案管理的重重障碍。接下来，就让我们走进好想你健康食品股份有限公司，一同探寻合思档案在其档案数字化转型进程中所发挥的神奇功效。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司自1992年诞生以来，一路披荆斩棘，于2011年成功登陆深交所中小板，成为红枣行业熠熠生辉的上市公司。经过多年的砥砺前行，公司业务版图不断扩张，规模日益壮大，拥有1000多名员工、400多家全国门店以及18家归档主体。然而，在这辉煌成就的背后，公司在财务档案管理方面却深陷困境。
在传统的归档模式下，财务人员犹如在茫茫大海中寻找珍珠，需要耗费大量的时间和精力去确认单据、发票等的一致性。每一张单据都需要反复核对，每一张发票都需要仔细查验，稍有不慎，就可能出现差错。而且，由于纸质档案管理的不规范，档案遗失的情况时有发生，这不仅给公司带来了潜在的风险，也让财务人员的工作压力倍增。
纸质档案查找的低效性更是让公司苦不堪言。当需要查阅某一份档案时，财务人员往往需要在堆积如山的档案中翻找半天，甚至可能无功而返。无法实现实时调阅，使得公司在面对紧急情况时，常常陷入被动局面，影响了工作效率和决策的及时性。
大量的纸质档案管理对空间和人力的要求极高。公司需要专门的档案室来存放这些档案，占用了大量的办公空间。同时，还需要配备专人进行档案的整理、保管和借阅管理，增加了人力成本。而且，纸质档案管理办法已经无法满足电子原文件长期保存和数据安全可用的管理要求，随着时间的推移，档案的损坏和丢失风险也在不断增加。好想你公司迫切需要一场档案数字化转型，来打破这些困境。
合思档案的定制化破局之策
合思深刻洞察到好想你公司在档案管理方面的痛点，凭借其深厚的技术实力和丰富的行业经验，为其量身定制了一套全方位的解决方案，助力好想你开启档案数字化转型之旅。
-
数据同源：打破信息孤岛
合思档案打破了传统档案管理中数据分散、孤立的局面，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，将财务数据进行整合和集中管理，让财务人员能够便捷地利用这些数据。只需一键联查，就可以快速获取相关的单据、发票等信息，大大提升了工作效率。不再需要在不同的系统和文件中来回切换，节省了大量的时间和精力，让财务人员能够将更多的精力投入到核心业务中。 -
自动审计：提升审计效能
合思档案以档案数据为标准，实现了自动审计功能。在进行内外审计时，系统可以自动对档案数据进行分析和比对，快速发现潜在的问题和风险。与传统的人工审计相比，不仅大大提高了审计效率，还降低了审计成本。同时，自动审计还能够保证审计结果的准确性和可靠性，为公司的财务管理提供了有力的保障。 -
虚实匹配：精准定位档案
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的完美匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，当查阅者查询电子档案时，系统可以通过二维码快速定位实物档案的位置。无论是在档案室的哪个角落，都能迅速找到所需的档案，实现了档案的精准管理。这不仅提高了档案查阅的效率，还减少了档案丢失和损坏的风险。
档案数字化转型带来显著成效
合思档案的解决方案为好想你公司带来了立竿见影的效果，在档案数字化转型的道路上迈出了坚实的一步。
在人工耗时方面，合思档案的应用使得公司减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量的时间进行档案的整理、核对和查找，工作效率得到了极大的提升。总部接收档案的管理耗时也减少了80%，不再需要繁琐的人工传递和签收流程，实现了档案的快速流转。借阅管理的管理耗时更是减少了67%，借阅流程更加便捷高效，提高了档案的利用率。
在成本控制方面，合思档案的应用为公司带来了可观的经济效益。预计每年可减少综合成本20万元，这不仅包括人力成本的降低，还包括空间成本和管理成本的减少。通过档案数字化转型，公司实现了资源的优化配置，让有限的资源发挥出了更大的作用。
通过合思档案的成功应用，好想你公司在财务档案管理上实现了质的飞跃，成功解决了业务痛点，提升了企业的核心竞争力。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，档案数字化转型已经成为企业发展的必然选择。合思档案将继续发挥其技术优势和行业经验，助力更多企业实现财务数智化转型，让企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨抓住档案数字化转型的机遇，选择合思档案。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案的更多信息，还可以免费试用，亲身体验合思档案带来的高效与便捷。让合思档案陪伴您的企业开启档案数字化转型的新篇章！
