合思档案：解锁企业档案管理新范式，实现自动发票匹配高效运作

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖。这一趋势让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待加强。

在收票方面，多项政策肯定了电子发票和电子凭证的法律效力，还要求实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

然而，在纸电混合时代，企业面临诸多档案管理痛点。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用而发愁；财务人员被档案数据量大、整理耗费时间、需手动逐一匹配核对的繁琐工作所困扰；业务人员则饱受报销纸质票据流程繁琐之苦。

此外，企业还面临高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。

尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题。

合思档案：精准把脉痛点的解决方案

合思档案敏锐洞察企业档案管理痛点，提出了极具针对性的解决方案，满足不同角色的需求。

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。通过自动发票匹配等功能，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案，能显著提高工作效率，告别重复低价值工作。自动发票匹配功能实现档案数据同源，便于监控、分析，让档案管理工作轻松完成，提高档案利用效率。

在外部审计方面，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，自动发票匹配确保了审计资料的准确与完整。

功能大观：合思档案的全面能力展示

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，自动发票匹配在数据采集阶段就开始发挥作用，确保数据的准确汇聚。

• 智能制档：高效关联的档案生成
  会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。自动发票匹配是其中的关键环节，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：精细管控的档案家园
  支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展，自动发票匹配贯穿档案管理的各个环节，保障档案管理的准确性。

• 档案应用：灵活多样的档案利用
  支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务中借阅人可在线查看、支持下载，管理员可实现借阅过程透明化、一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，自动发票匹配为档案应用提供了有力支持。

核心亮点：合思档案的独特优势

• 大数据解决方案：海量数据的高效处理
  大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件。通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理进行数据提取，实现元数据级检索、海量数据秒级查询。具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等，能处理百亿级单据量的匹配关联，自动发票匹配在大数据处理中发挥着核心作用，确保数据的精准匹配和高效利用。

• 档案扩展解决方案：拓展管理边界的利器
  通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，还能实现财务档案全生命周期管理，自动发票匹配助力企业在扩展档案管理范围时保持数据的准确性和一致性。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规的防线
  通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，自动发票匹配确保了证据链的完整性和准确性。

• 共享调阅解决方案：满足多元需求的窗口
  满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，不同人员有不同的查询方式，自动发票匹配让共享调阅更加准确和高效。

价值体现：合思档案带来的切实效益

• 降本增效：节约成本提升效率
  合思档案带来显著的降本增效，可节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。自动发票匹配减少了人工匹配的工作量，提高了工作效率，降低了成本。

• 全链路拉通：补足信息化空白
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。自动发票匹配确保了各环节数据的准确传递和关联，实现了全链路的高效运作。

• 数据激活：释放数据价值
  让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。自动发票匹配为数据的分析和利用提供了准确的基础，让企业能够更好地挖掘数据价值。

• 合规保障：符合政策要求
  符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，满足国家对于电子会计档案管理的相关规定，如“四性检测+业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。自动发票匹配确保了档案数据的合规性和准确性。

典型场景：合思档案的广泛应用

• 单套制解决方案：创新业务流程
  单套制解决方案的业务及管理流程包括实物流转和电轨运行。实物流转涉及业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账；电轨运行实现线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，档案数据之间建立完整勾稽关系，纸质原文件混序归档，会计档案不打印、应收尽收，自动发票匹配在整个流程中保障了数据的准确和完整。

• 实物备查场景：创新实物管理
  “纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，有打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景，自动发票匹配为实物档案管理提供了准确的数据支持。

• 数电票解决方案场景：全流程闭环管理
  合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，自动发票匹配确保了数电票管理的高效和准确。

• 档案扩展解决方案场景：灵活扩展管理范围
  企业可通过生成式OpenAPI和自定义档案目录扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，按自身管理需求自定义归档目录，自动发票匹配助力企业在扩展管理范围时保持数据的精准匹配。

成功案例：合思档案的实践验证

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化，简化装订流程。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰，管理自动化程度提高，企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，自动发票匹配在其中发挥了重要作用。

某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案采用单套制管理方案，实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保响应政策的成效，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，自动发票匹配提高了整理匹配效率。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案通过数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，自动发票匹配优化了档案匹配和查询流程。

某民办教育集团档案管理存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，自动发票匹配为该集团的档案管理带来了新的活力。

市场定位与差异化优势：合思档案的独特魅力

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。

拥有自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性。

提供多套解决方案，如领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现各类档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求，自动发票匹配是其解决方案中的关键亮点。

具备强大的大数据处理能力，大数据解决方案能支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

未来展望与行动号召

合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效，实现会计档案价值的深度应用。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，未来将在企业数字化建设中发挥更重要的作用。

如果您想体验合思档案带来的高效、合规的档案管理，现在就可以免费试用，开启企业档案管理的新篇章。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序，企业可通过多种方式联系合思。