在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的公司费用管理面临着诸多挑战。为了助力企业实现财务数字化转型，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为不同类型的企业提供了针对性的解决方案。接下来，让我们通过几个典型案例，详细了解合思如何帮助这些企业解决公司费用管理方面的难题。
经典零食品牌：差旅成本大瘦身与财务效率飞升
某国民经典零食品牌，畅销30余年，年单据量高达2.6亿。其销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行。然而，这样庞大的业务规模也带来了一系列公司费用管理难题。
管理流程跨多个系统，繁杂且低效。差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，财务人员还需在Excel二次整理，人工记账难以释放财务价值。事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费。
合思为其提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。包括便捷申请，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印；同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化；多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。
在实施过程中，员工消费环节，从差旅申请到业务审批，再到合思商城订购或TMC订购，有着清晰的流程。财务核算、记账环节，线上线下各有相应的操作流程。档案管理方面，合思环节和其他TMC环节也有不同的档案处理方式。
该方案取得了显著的成果。年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。数据采集与校验，打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。智能关联，实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。
该企业财务痛点较为共性，解决方案可供其他门店企业参考。应用合思解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%。
广覆盖企业：报销流程大变革与降本增效新突破
某主营业务覆盖面极广的企业，日均处理3500 + 订单。由于主营业务建设覆盖面广，员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均大量订单均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统始终存在一些缺陷。
合思为其打造了无需报销的“消费入账归档”解决方案，带来快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验。签约合思后，实现了申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。
“无需报销”模式提高了业财协同效率。员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%。财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，选购性价比更高的车票或酒店，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。
该企业在差旅费管理上经历了从自建系统到与合思合作的转变。与合思合作后，简化报销流程，实现无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效，管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴。
数字阅读品牌：业财融合与财务数字化飞跃
某知名头部数字阅读品牌，数据分散在内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致公司费用管理中的费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求。
合思的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设，确保财务准确性和及时性。构建精细的系统服务商的选型模型后，该企业最终选择与合思合作。
在增效方面，企业实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率。通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。在降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况。减少手工记账、人工整理档案的人力成本。减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。减少财务档案空间占用，节约空间成本。在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。此外，该方案还具有先进性，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。
该企业业务经营数字化程度较高，但财务管理数字化程度相对滞后。引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本。未来建议进一步通过消费 – 入账 – 归档全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。
教育服务品牌：会计档案电子化管理新典范
某世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。
合思为其提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。包括广泛连接异构系统，档案数据来源包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，自动封装接口数40种 +，0开发成本介入，档案应收尽收。接口传输，影像支撑、外部设备扫描、人工上传。自动归档，智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控。会计类档案管理范围广泛，强大的规则引擎自定义搭建，亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝垒，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。
实施过程中，企业建立与各系统的连接，进行数据采集和传输，通过规则引擎进行档案管理和处理。该方案加速了企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。
该企业自2017年建立财务共享中心起，不断推进财务数字化转型。与合思合作建设电子档案系统后，财务管理效率提升、成本降低效果显著，是以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例。
以上案例充分展示了合思在帮助企业解决公司费用管理痛点、实现数字化转型方面的强大实力。如果您的企业也面临类似的公司费用管理问题，不妨选择合思，我们将为您提供专业、高效的解决方案，助力您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用我们的产品，开启企业财务数字化转型之旅！联系电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com 。
