在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开启了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广。这些举措如同强劲的引擎，推动着我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将迎来全面解决。电子凭证全流程无纸化时代已然拉开帷幕。
面对这一历史性的变革，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台犹如一把金钥匙，为企业解决财务档案管理难题提供了行之有效的方案。
红枣上市企业的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，在财务档案管理方面，这家实力雄厚的企业却面临着诸多痛点。
归档难题如同沉重的枷锁，束缚着财务人员的工作效率。在财务归档时，工作人员需要花费大量的时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份档案都需要经过反复核对，稍有不慎就可能出现差错。而且，档案遗失的情况也难以避免，一旦重要档案丢失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能带来潜在的风险。
查找慢也是困扰好想你财务部门的一大难题。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来犹如大海捞针。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一翻找，耗费大量的时间和精力。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，使得财务工作的效率大打折扣。
成本高则是压在企业身上的另一块巨石。大量的纸质档案管理，需要占用大量的空间，企业不得不投入资金建设专门的档案室。同时，还需要配备专人进行档案的整理、保管和查找工作，人力成本也居高不下。
合思档案的精准破局之策
合思档案针对好想你健康食品股份有限公司的档案管理痛点，量身定制了一套全面的解决方案。
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打破数据壁垒实现同源共享
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将财务数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可实现单据、发票、回单和凭证的联查，大大提升了工作效率。在线文件共享功能让财务数据在不同部门之间实现了实时共享，避免了信息孤岛的出现。 -
自动组装助力高效审计
在审计方面，合思档案采用了自动组装的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅。这种方式不仅提高了审计的准确性，还大大提升了审计效率。审计人员可以通过在线文件共享平台，快速获取所需的档案数据，无需再耗费大量时间在纸质档案中查找。同时，自动组装的档案数据更加规范、清晰，为审计工作提供了有力的支持。 -
实物管理实现高效匹配
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的高效匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。在线文件共享平台上还可以实时显示实物档案的借阅状态，方便管理人员进行管理。这种方式不仅提高了实物档案的管理效率，还减少了档案遗失的风险。
合思档案带来的显著成效
合思档案解决方案的实施，为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要花费大量时间进行档案核对和整理的工作，现在通过合思档案的自动化处理，大大缩短了工作时间。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提升了工作效率和质量。
总部接收管理耗时减少了80%。通过在线文件共享平台，总部可以实时获取各部门的财务档案数据，无需再等待纸质档案的邮寄和整理。这不仅提高了信息传递的效率，还减少了数据丢失和错误的风险。
借阅管理耗时减少了67%。查阅者可以通过在线文件共享平台快速查询所需的档案数据，无需再到档案室进行查找。同时，管理人员可以通过系统实时掌握档案的借阅情况，提高了借阅管理的效率。
预计每年减少综合成本20万元。合思档案的实施，减少了纸质档案的使用，降低了档案管理的空间和人力成本。同时，提高了工作效率，减少了因档案管理不善带来的潜在风险，为企业带来了实实在在的经济效益。
合思档案引领财务数智化未来
合思档案在帮助企业实现财务数智化方面发挥着重要的作用。通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。“未来财务用合思，让有限更有效”，这句宣传语正是合思档案价值的生动体现。
在未来，电子凭证数字化转型的前景将更加广阔。随着技术的不断进步和应用的不断深入，电子凭证全流程无纸化将成为企业财务管理的主流模式。合思档案将继续发挥其领先的技术优势和丰富的行业经验，为更多企业提供优质的财务数智化服务。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其带来的便捷和高效。让合思档案成为您企业财务数智化转型的得力助手，共同开启未来财务的新篇章。
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