在当今数字化时代，企业的档案管理面临着诸多挑战，尤其是对于像高新兴科技集团这样的大型企业。高新兴科技集团作为一家上市公司，是智慧城市物联网产品与服务的提供商。这家聚焦技术创新应用的高科技企业，每年在研发上的投入占营业收入的10%以上，拥有超过2000项核心知识产权。其员工数量达3000 + 人，国内服务网点有170多个，信息化系统多达5个，年银行回单数10万 + ，发票数15万 + ，电子凭证量30万 + 。如此庞大的业务规模和数据量，使得档案管理成为企业运营中不容忽视的重要环节。在企业合规审计的大背景下，高新兴科技集团在档案管理方面也面临着一系列亟待解决的问题。
档案管理迷雾重重
高新兴科技集团在档案管理方面有着自身独特的业务背景和现状。随着企业的不断发展，档案数量急剧增加，传统的档案管理方式逐渐暴露出诸多弊端。
首先是档案管理成本居高不下。在报销、采购付款等业务流程中，需要进行打印、整理、装订及归档等操作，这不仅占用了大量的库房空间，还增加了人员管理成本。而且借阅流程及实物借出十分繁琐，大大降低了工作效率。
其次是档案管理存在隐患。电子源文件未进行合规保存，不符合会计电子档案管理法规的要求。档案归档规范由人工控制，缺乏系统化的控制，存在合规性隐患，这在企业合规审计中是一个不容忽视的问题。
最后是档案利用效率低下。目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，而且不能实现跨系统调阅，严重影响了企业的工作效率和决策速度。
合思方案拨云见日
面对高新兴科技集团在档案管理方面的困境，合思提供了一套专业的档案管理解决方案。
低开发成本对接异构系统：合思的解决方案能够以较低的开发成本对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据。它可以连接NCC、U9、OA、CBS等系统，打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据的无缝流通。在企业合规审计中，这种数据的整合和流通能够为审计工作提供更全面、准确的数据支持。
自动制档释放财务精力：该方案实现了凭证数据的自动匹配组装。通过业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这一功能大大释放了财务人员的精力，使他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
档案全场景数字化利用：合思的解决方案打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒。用户可以一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，实现了档案全场景的数字化利用。这不仅提高了档案的利用效率，也为企业合规审计提供了更加便捷、高效的查询方式。
定制实施精准落地
合思深知每个企业都有其独特的业务流程和信息化系统现状。因此，会根据高新兴科技集团的具体情况，制定个性化的实施计划。在实施过程中，合思会与高新兴科技集团密切合作，逐步推进解决方案的落地。从系统的对接、数据的采集，到凭证的自动制档和档案的数字化利用，每一个环节都将进行精心的规划和实施，确保解决方案能够与高新兴科技集团的实际业务需求完美契合。在企业合规审计方面，这种定制化的实施能够更好地满足审计要求，提高企业的合规性。
成果显著效益凸显
经过一段时间的实施，高新兴科技集团在档案管理方面取得了显著的成果。
归档效率大幅提升：合思的解决方案使高新兴科技集团的归档效率提升了90%。原本繁琐的档案归档工作变得更加高效、快捷，大大提高了档案管理的工作效率。在企业合规审计中，高效的归档工作能够确保审计所需的档案资料及时、准确地提供，提高审计工作的效率和质量。
成本节约效果明显：该方案为企业年节约成本30万 + ，有效降低了企业的运营成本。这不仅减轻了企业的经济负担，还提高了企业的经济效益。在当前经济环境下，成本的节约对于企业的发展至关重要。
企业合规性增强：通过合思的档案管理解决方案，高新兴科技集团的档案管理更加合规。电子源文件得到了合规保存，档案归档规范得到了系统化的控制，大大降低了合规性隐患。在企业合规审计中，企业能够更加从容地应对审计工作，确保企业的合规经营。
高度评价积极反馈
高新兴科技集团对合思的档案管理解决方案给予了高度评价。他们表示，合思的解决方案有效解决了他们在档案管理方面的难题，提高了工作效率，降低了成本，对企业的发展起到了积极的推动作用。在企业合规审计方面，该方案为企业提供了有力的支持，确保了企业的合规经营。
众多像高新兴科技集团这样的企业已经选择了合思，实现了档案管理的降本增效、合规经营。如果您的企业也面临类似的档案管理问题，不妨选择合思，让有限更有效。在企业合规审计的要求越来越高的今天，合思的档案管理解决方案能够为您的企业提供有力的支持，确保企业的合规运营。
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