在当今数字化时代，企业的财务档案管理面临着诸多挑战。如何高效、合规地管理海量的财务档案，成为众多企业亟待解决的问题。以高新兴科技集团为例，这家上市公司作为智慧城市物联网产品与服务提供商，每年研发投入占营业收入的10%以上，拥有核心知识产权超过2000项。然而，在财务档案管理方面，它也遇到了不少难题，而合思档案的出现，为其带来了全新的解决方案，实现了降本增效的目标。
业务迷宫：高新兴科技集团的档案管理困境
高新兴科技集团拥有3000多名员工，在国内设有170多个服务网点，运行着5个信息化系统。每年产生的银行回单数达10万 + ，发票数15万 + ，电子凭证量更是高达30万 + 。随着业务的不断拓展，如此庞大的数据量让公司的档案管理陷入了困境。
目前，公司在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时困难重重，需要耗费大量的人力。而且，由于各个系统之间相互独立，无法实现跨系统调阅，这无疑增加了工作的复杂性和难度。
档案管理成本高也是一大痛点。在报销、采购付款等业务流程中，需要对相关文件进行打印、整理、装订及归档，这不仅占用了大量的库房空间，还增加了人员管理成本。同时，借阅流程及实物借出手续繁琐，进一步降低了工作效率。
更为严重的是，档案管理存在着诸多隐患。电子源文件未得到合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范由人工控制，缺乏系统化的控制，存在合规性隐患，这无疑给企业带来了潜在的风险。
破局之钥：合思档案的智慧解决方案
面对高新兴科技集团的档案管理难题，合思档案凭借其先进的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套解决方案。
合思档案采用低开发成本的方式，对接各类异构系统。通过生成式接口自动采集档案数据，成功连接了NCC、U9、OA、CBS等系统，实现了在线文件共享，打破了系统之间的壁垒，让数据流通更加顺畅。
自动制档功能更是释放了财务人员的精力。凭证数据能够自动匹配组装，业务检测保障了证据链的完整。档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。通过在线文件共享，财务人员可以更加便捷地获取和处理相关信息，大大提高了工作效率。
在档案利用方面，合思档案实现了全场景数字化利用。打破了需要在同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统的壁垒，用户只需一键操作，即可查询多系统凭证相关的数据及影像信息，真正实现了在线文件共享的高效性和便捷性。
精准实施：方案落地的清晰路径
合思档案解决方案的实施过程有条不紊，为高新兴科技集团的档案管理带来了质的飞跃。
通过开放式接口互联，系统能够自主采集档案数据。大文件自动切割、数电票自动化解析等功能，确保了数据采集的高效性和准确性。同时，实现了在线文件共享，让数据在不同系统之间实时流通。
利用智能关联和自动组装功能，对数据进行四性检测、业务检测。采用自定义版式文件完成制档，确保档案的规范性和完整性。在这个过程中，在线文件共享使得各个环节的信息能够及时传递和共享，提高了工作的协同性。
对档案进行精准权限管控，灵活扩展档案目录。运用水印管理，使档号符合国标要求。通过在线文件共享，不同权限的用户可以在授权范围内获取所需的档案信息，保障了信息的安全性和保密性。
借助多维检索、一站式预览，实现了在线借阅、异构系统联查。进行实物混序归档和可视化盘点档案数据，让档案管理更加科学、高效。在线文件共享贯穿整个过程，为档案管理的各个环节提供了有力的支持。
显著成效：降本增效的华丽转身
经过合思档案解决方案的实施，高新兴科技集团取得了显著的成果与效益。
归档效率提升了90%，这意味着原本繁琐的档案归档工作如今变得轻松快捷。大量的时间和人力得到了释放，员工可以将更多的精力投入到核心业务中。
为企业年节约成本30万 + 。通过减少打印、整理、装订等环节的成本，以及提高工作效率带来的间接效益，企业的财务负担得到了有效减轻。
高度赞誉：高新兴的由衷认可
合思档案的出色表现得到了高新兴科技集团的高度评价与反馈。
合思档案帮助公司实现了会计档案无纸化管理，做到了应收尽收。自动化制档大大提高了工作效率，让档案管理变得更加轻松。通过在线文件共享，档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，高效服务于企业内审。同时，无纸化简化了业财流程，将业务时间归还业务，为公司带来了显著的降本增效。
引领转型：携手合思档案开启新征程
在当前经济环境下，企业的财务数智化转型势在必行。合思作为一家为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思档案。现在就拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还能免费试用，开启财务数智化转型的全新之旅。
