在当今数字化浪潮迅猛发展的时代，数电票正以前所未有的速度扩张，这为企业的财务档案管理带来了全新的挑战。合思档案作为一款领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如一颗璀璨的新星，应运而生，致力于为企业解决在纸质与电子档案管理过程中遭遇的各类难题，推动企业财务档案管理迈向数字化转型的新征程。
行业变革催生痛点：数电票时代下的财务档案管理困局
随着2025年数电票全覆盖目标的稳步推进，企业在财务档案管理领域面临着重重挑战。在收票环节，虽然电子发票的接收在政策层面已实现合法合规，但数电票有着特殊的管理要求。例如，必须以XML格式进行存档，并将XBRL文件写入财务入账信息。在开票方面，全国36个省市区已全面实现数电票试点覆盖。
在纸电混合的时代背景下，企业不同层级的人员都面临着各自的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本居高不下、数据难以有效分析利用的难题。对于他们而言，大量的纸质档案不仅占用了大量的物理空间，还增加了管理成本。而且，由于数据分散在纸质档案中，难以进行整合和分析，这使得他们在决策时缺乏有效的数据支持。
财务人员则被繁琐的档案整理工作所困扰，耗费了大量的时间和精力。每到月底或年底，他们都要花费大量的时间来整理和装订纸质凭证，这些工作不仅枯燥乏味，而且容易出错。业务人员也觉得报销流程复杂，降低了工作效率。
除此之外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本主要体现在纸质凭证输出的耗材成本高昂，以及对存储空间的巨大需求。高隐形成本则表现为手工装册归档的工作量巨大，数据难以得到有效利用。而高合规风险则源于电子会计凭证管理手段的不足，以及纸质档案容易损坏的特性。在这种情况下，纸质档案转换为电子档案显得尤为迫切。
合思档案破局之道：全方位解决方案助力企业前行
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管来说，合思档案可以帮助他们沉淀数据资产，将企业的财务数据进行有效的整合和管理，为企业的发展提供有力的数据支持。同时，它能够保障合规管理，确保企业的财务档案管理符合相关法规和政策的要求。通过提升档案利用效率，企业高管可以更加便捷地获取所需的信息，助力决策数智化，从而实现降本增效的目标。
对于归档员/财务人员而言，合思档案可以提高工作效率，让他们从繁琐的档案整理工作中解脱出来。它实现了数据的透明流转，使得财务数据在各个环节之间能够顺畅地传递和共享。这样一来，财务人员可以更加轻松地完成档案管理工作，减少了工作中的错误和漏洞。
对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审的在线化，他们可以通过系统一键查询和借阅所需的档案，减少了与财务人员的重复沟通，提高了审计工作的效率。通过有效的纸质档案转换，这些优势都能得到更好的发挥。
核心功能铸就优势：合思档案的强大实力展现
合思档案具备多方面的核心功能与优势，为企业的财务档案管理提供了强有力的支持。
在采集方面，合思档案支持多源采集。它提供了接口互联自主采集的方式，通过自动生成式Open API和预制系统连接器，支持多种格式的文件采集。同时，它还有众多合作伙伴，能够与不同的系统进行对接，实现数据的自动采集。此外，它还支持手动采集自主补录，对于单张PDF大文件可以进行自动切割，并且支持自定义Excel导入模板，方便企业根据自身需求进行数据采集。这种多源采集的方式，使得企业在纸质档案转换过程中更加灵活高效。
在智能制档方面，合思档案通过规则引擎自动组装会计凭证，大大减少了人工匹配的工作量。它能够实现字段映射，方便用户查阅和管理档案。同时，它具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，能够保障归档数据的真实、完整、安全和可用。通过这种智能制档的方式，企业可以更加准确地完成纸质档案转换为电子档案的工作。
在档案管理方面，合思档案的权限管理非常精准。它可以自定义用户角色，根据不同用户的职责和权限进行设置，实现账套数据的隔离。同时，它还可以配置功能操作权限和水印权限，保障档案数据的安全。档案目录可以灵活扩展，支持自定义分类和维护，企业可以根据自身的业务需求对档案进行分类管理。系统还规范预置档号，满足国标规则，使得档案管理更加规范化和标准化。
在档案应用方面，合思档案支持多维检索、一站式预览和穿透联查。它能够实现电子与实物档案的高度融合，全场景数字化利用。用户可以通过多种方式快速检索到所需的档案，并且可以进行一站式预览和穿透联查，提高了档案的利用效率。通过这些功能，纸质档案转换后的电子档案能够更好地为企业服务。
成功案例见证价值：合思档案在企业中的卓越应用
合思档案在众多企业中得到了成功应用，为企业解决了实际问题，带来了显著的效益。
有一家年单据量达2.6亿的企业，在使用合思档案之前，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效的问题。通过引入合思档案，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。合思档案帮助企业将纸质档案转换为电子档案，提高了档案管理的效率和准确性，使得企业能够更加高效地处理大量的单据。
世界上最大的重型装备制造商之一，通过合思档案的单套制管理方案，实现了档案管理标准化落地。该方案力保电子会计档案合规，同时也符合低碳环保的理念。通过将纸质档案转换为电子档案，企业减少了对纸质档案的依赖，降低了管理成本，同时也提高了档案管理的安全性和可追溯性。
某企业通过合思档案实现了多系统数据互联和全生命周期管理。在纸质档案转换为电子档案的过程中，合思档案帮助企业整合了各个系统的数据，实现了数据的共享和流通。这不仅节省了成本，还提高了工作效率，使得企业能够更加及时地获取和处理财务信息。
中国最大的K12民办教育集团之一，利用合思档案重塑了管理结构，破解了低效的会计档案管理瓶颈。通过将纸质档案转换为电子档案，该集团提高了工作效率，使得财务人员能够更加专注于核心业务。同时，合思档案还为集团提供了有效的数据支持，帮助他们做出更加科学的决策。
携手合思档案，开启数字化转型之旅
合思档案凭借其强大的功能、显著的优势和成功的应用案例，能够有效帮助企业解决财务档案管理难题，实现数字化转型。在当今数字化时代，纸质档案转换为电子档案是企业发展的必然趋势。合思档案为企业提供了一个便捷、高效、安全的解决方案，让企业能够轻松应对数电票时代的挑战。
如果您的企业也面临着档案管理困境，不妨拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com了解更多。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验它为企业带来的变革和价值。让合思档案助力您的企业降本增效、合规发展，开启财务档案管理的新篇章。
