在当今企业数字化转型的汹涌浪潮中，传统的会计档案管理方式就像一艘老旧的帆船，在波涛汹涌的大海中艰难前行，面临着重重痛点。而合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，宛如一座明亮的灯塔，凭借其强大的功能和创新的解决方案，为企业在这片充满挑战的海洋中提供了有效的应对之策，尤其是在优化电子文件归档流程方面表现卓越。
传统会计档案管理痛点剖析
传统会计档案管理的困局犹如一张错综复杂的网，让企业深陷其中。在电子文件归档流程里，纸电混合管理如同乱麻一般，使得整个管理过程混乱不堪。手工操作不仅低效费力，而且容易出现差错，就像在黑暗中摸索前行，难以找到精准的方向。
档案管理流程复杂，人工环节众多，使得每一个电子文件的归档都变得繁琐无比。凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，就像不同的人说着不同的语言，难以沟通协调。每月回单整理更是费时费力，仿佛是一场永无止境的战斗。实物档案异地管理导致财务信息难以整合，如同散落的珍珠，无法串成一条完整的项链。
此外，纸质档案管理还存在着高额的显性成本。纸质凭证输出耗材成本高，存储空间需求大，就像一个无底洞，不断吞噬着企业的资源。高隐形成本也不容小觑，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，如同在茫茫大海中寻找一根针。高合规风险更是如同一把高悬的达摩克利斯之剑，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏，都可能给企业带来巨大的损失。在这样的背景下，优化电子文件归档流程迫在眉睫。
合思档案解决方案全景
合思档案为企业带来了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，犹如一套精密的工具包，能够全方位地解决电子文件归档流程中的各种问题。
这六大场景解决方案包括档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案、共享调阅解决方案、数电票解决方案、实物备查解决方案和大数据解决方案。通过广泛连接各类异构业财系统，合思档案就像一个智能的桥梁，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。这不仅帮助企业实现了业财融合，更是为优化电子文件归档流程提供了有力的支持，让企业在电子文件归档过程中更加高效、准确。
合思档案核心功能亮点解读
- 智能采集：多元数据的高效汇聚
合思档案的智能采集功能支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，无论是外部生态还是内部系统，都能轻松应对。在电子文件归档流程中，它就像一个高效的收集器，能够快速、准确地收集各种电子文件，为后续的归档工作奠定坚实的基础。 - 预归档服务：精准检测与动态管理
预归档服务提供自动归档、业务检测、检测台账等功能，实现动态介质打标和增量归档。这就好比在电子文件归档前进行一次全面的体检，确保每一个文件都符合归档要求，同时实现动态管理，让电子文件归档流程更加灵活、高效。 - 基础管理：规范有序的档案基石
基础管理包括档号管理、账套管理、组织权限管理等，支持系统规范预置档号和自定义扩展。在电子文件归档流程中，它就像一个严谨的管家，确保每一个文件都有准确的“身份信息”，为后续的查询和管理提供便利。 - 档案服务：全生命周期的贴心守护
档案服务提供全文检索、档案借阅、多值批量检索等功能，实现档案的全生命周期管理。无论是在电子文件归档过程中，还是在归档后的查询和使用阶段，合思档案都能像一个贴心的守护者，为企业提供全方位的服务。 - 统计分析：洞察财务状况的窗口
统计分析支持进销项统计、资金统计、成本分析等，帮助企业更好地了解财务状况。在电子文件归档流程中，通过对归档文件的统计分析，企业能够及时发现问题，调整策略，就像在航行中通过观察仪表盘来调整航向。 - 应用层：满足多样需求的利器
应用层提供辅助审计、证据方案库、审计抽凭等功能，满足企业不同的应用需求。在电子文件归档流程中，这些功能就像一把把锋利的武器，帮助企业应对各种复杂的情况，确保电子文件归档的合规性和准确性。
合思档案用户收益呈现
- 显著降本增效：告别传统，轻装上阵
合思档案让企业彻底告别传统手工归档，就像扔掉了沉重的包袱，实现了电子文件归档流程的自动化和高效化。它节约了纸张成本、整理成本，提升了检索效率，让企业能够更有效地“收紧钱袋子”。在电子文件归档流程中，不再需要大量的人力和物力投入，一切都变得轻松快捷。 - 电子会计档案管理：全链路拉通的关键
合思档案是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。在电子文件归档流程中，它能够将各个环节紧密连接起来，实现数据的无缝流转，让整个流程更加顺畅。 - 让数据“活起来”：挖掘数据价值的引擎
合思档案真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策。在电子文件归档流程中，归档的文件不再是沉睡的数据，而是能够为企业决策提供有力支持的宝贵资源。通过对这些数据的分析和挖掘，企业能够发现潜在的机会，做出更加明智的决策。 - 资源重组：实现企业效益最大化
合思档案实现了企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在电子文件归档流程中，各个部门之间的信息共享更加顺畅，资源配置更加合理，就像一个高效运转的机器，每个零件都发挥着最大的作用。
合思档案典型场景应用
- CEO/高管：决策数智化的助力者
对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。在电子文件归档流程中，它能够为企业的决策提供准确、及时的数据支持，助力企业决策数智化，就像一位得力的参谋，为企业的发展指明方向。 - 归档员/财务：工作效率的提升者
归档员和财务人员在使用合思档案后，能够提高工作效率，告别重复低价值工作。在电子文件归档流程中，他们不再需要花费大量的时间和精力进行手工操作，而是能够轻松完成档案管理工作，实现档案数据同源，就像拥有了一个得力的助手，让工作变得更加轻松愉快。 - 外部审计：审计流程的优化者
对于外部审计来说，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，减少了与财务的重复沟通。在电子文件归档流程中，审计人员能够更加便捷地获取所需的文件，提高审计效率，就像在一个有序的图书馆中查找资料，轻松又准确。
合思档案客户成功案例展示
- 年单据量2.6亿的企业：通过引入合思档案，该企业在电子文件归档流程上实现了多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化和借阅管理信息化。这不仅降低了企业成本，提高了管理效率，还让电子文件的归档和使用变得更加便捷和高效。
- 共享中心统建的集团型企业：合思档案帮助该企业实现了档案管理标准化落地，确保了电子会计档案合规，响应了“双碳”指标。在电子文件归档流程中，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，让整个流程更加绿色、环保。
- 多系统数据互联的企业：合思档案打破了数据孤岛，统一了储存标准，实现了业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。在电子文件归档流程中，降低了财务管控风险，节省了总体成本，让企业能够更加稳健地发展。
- 中国最大的K12民办教育集团之一：以电子会计档案为核心，合思档案帮助该集团形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。在电子文件归档流程中，让每一个文件都能够准确、快速地找到自己的位置，实现了高效的管理。
合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能亮点和显著的客户成效，在优化电子文件归档流程方面展现出了卓越的实力。它能够帮助企业有效解决会计档案管理难题，实现降本增效、合规经营和数字化转型。如果您的企业也面临着类似的问题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还可以免费试用，亲身体验合思档案为您的电子文件归档流程带来的变革。
