在我国，电子凭证改革正以前所未有的速度推进，电子凭证全流程无纸化的新时代已然开启。在这个充满变革的浪潮中，合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，凭借其先进的电子文档归档系统——合思档案平台，成功帮助众多企业攻克财务档案管理的重重难关。接下来，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思如何通过电子文档归档系统为企业挖掘更多净利润。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年的发展与沉淀，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军上市企业。它拥有高达154.21亿元的品牌价值，员工数量超过1000人，全国门店数量多达400多家，企业规模十分可观。
然而，在财务档案管理方面，好想你却面临着诸多棘手的问题。首先是归档难题。财务人员在进行档案归档时，需要耗费大量的时间来确认单据的一致性，这一过程繁琐且容易出错。而且，由于管理不善，还时常出现档案遗失的情况，给企业的财务工作带来了极大的困扰。
其次是查找缓慢。纸质档案受到时间和空间的双重限制，无法实现实时调阅。当企业需要查阅某些档案时，往往需要花费大量的时间和精力去寻找，严重影响了工作效率。
再者是成本居高不下。大量的纸质档案管理需要占用大量的空间，同时还需要投入大量的人力进行整理、保管和维护，这无疑增加了企业的运营成本。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用，这使得企业在面对审计和监管时面临较大的风险。
合思电子文档归档系统的破局之道
面对好想你所面临的这些业务痛点，合思凭借其电子文档归档系统提供了一套全面且有效的解决方案。
– 打破数据壁垒实现便捷利用
合思的电子文档归档系统打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过该系统，财务人员可以实现一键联查，轻松获取所需的财务信息。这不仅有效提升了工作效率，还避免了因数据不一致而导致的错误和重复劳动。例如，财务人员在进行账务处理时，可以通过系统快速查询到相关的原始凭证，无需再花费大量时间去翻阅纸质档案，大大提高了工作的准确性和效率。
– 自动组装助力高效审计
在审计方面，合思电子文档归档系统实现了自动组装功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，这使得审计工作更加高效、准确。系统可以自动对财务数据进行整理和分析，生成审计所需的报表和报告，审计人员可以通过系统快速获取所需的审计资料，减少了审计时间和成本。同时，系统还可以对审计过程进行全程记录，方便审计人员进行追溯和查询。
– 实物高效管理精准定位
合思电子文档归档系统借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。查阅者只需在系统中查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这大大提高了档案查阅的效率，减少了查找实物档案的时间和精力。例如，当企业需要查阅某份纸质档案时，工作人员可以通过系统快速找到该档案的存放位置，无需在众多的档案中逐一查找。
合思方案为好想你带来显著成效
合思电子文档归档系统的实施，为好想你带来了显著的成果。
在人工耗时方面，该系统减少了90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量时间进行档案的归档和整理，工作效率得到了极大的提升。总部接收档案的管理耗时也减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%。这使得企业的财务工作更加高效、顺畅。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。通过减少纸质档案的使用和管理，企业节省了大量的空间和人力成本，同时也降低了档案遗失和损坏的风险。
此外，合思电子文档归档系统还提高了企业的合规性和数据安全性。系统采用了先进的加密技术和数据备份机制，确保了电子原文件的长期保存和数据的安全可用。这使得企业在面对审计和监管时更加从容自信。
携手合思开启财务档案管理新篇章
综上所述，合思的电子文档归档系统为好想你解决了财务档案管理的痛点，实现了降本增效。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思将继续凭借其先进的技术和丰富的经验，为更多企业提供优质的财务数智化服务。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思电子文档归档系统。现在，您还可以免费试用合思电子文档归档系统，亲自体验其带来的便捷与高效，让有限的资源发挥出更大的价值。
