合思档案：助力企业财务审计数字化转型

在数字化浪潮席卷的当下，企业的运营管理正经历着前所未有的变革。尤其是在财务档案管理领域，2025 年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理直面新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。在纸电混合的时代背景下，企业在档案管理方面遭遇了诸多痛点。

对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要耗费大量资金用于存储，还占据了大量的物理空间。而且，档案数据难以进行有效的分析和利用，这无疑影响了企业的决策效率。财务人员则面临着档案数据量大、整理耗时的问题，手动逐一匹配核对确认的工作枯燥繁复，大大降低了工作效率。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间，影响了业务的开展。

此外，企业还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本则体现在手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。企业在推行数字化过程中，虽然通过 OA 系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，影响了企业的全面数字化进程。在企业财务审计中，这些档案管理问题会导致审计难度增加，效率低下。

合思档案解决方案：开启智慧档案管理新时代

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，全面满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合。对于 CEO/高管来说，它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，助力企业决策数智化，在企业财务审计中提供有力的数据支持。对于归档员/财务人员，合思档案可以提高工作效率，实现档案数据同源，便于监控分析。对于外部审计人员，它实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，大大提高了审计的便利性和准确性。

单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，保证了财务档案证据链的完整。纸质原文件可以混序归档，效率更高，会计档案无需打印，真正做到应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规，为企业财务审计提供可靠的档案基础。

档案扩展解决方案则通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录，实现不同档案类型的高效管理，满足企业财务审计对不同类型档案的审查需求。

核心功能与优势：打造高效档案管理体系

• 多源采集：数据汇聚的智慧枢纽
  合思档案的多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。这种多样化的采集方式，确保了企业在企业财务审计中能够获取全面、准确的档案数据。

• 智能制档：高效整合的强大引擎
  智能制档功能通过规则引擎实现自动组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了 90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，查阅更加便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，为企业财务审计提供了高效的档案整理和查询手段。

• 专用格式版式文件：轻量存储的创新模式
  专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强，在企业财务审计中可以更灵活地提供所需档案。

• 双模式检测：安全合规的有力保障
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，为企业财务审计提供了可靠的合规保障。

应用场景与案例：见证合思档案的卓越成效

• 大型单据量企业的转型之路
  某企业年单据量高达 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，财务人员增效，装订简化，在企业财务审计中能够更高效地提供所需档案。

• 集团型企业的标准化之旅
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，为企业财务审计提供了规范、高效的档案管理体系。

• 低效档案管理企业的逆袭
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可实现业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，大大提高了企业财务审计的效率。

• 教育集团的智能档案管理
  某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档、实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为企业财务审计提供了全面、智能的档案管理模式。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能和显著的应用效果，能够助力企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业在企业财务审计中更加高效、准确。合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，得到了海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等客户的高度认可和好评。选择合思档案，就是选择专业、高效、可靠的档案管理解决方案。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站为 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验合思档案为企业财务审计带来的变革，不妨点击下方链接免费试用，开启档案管理数字化新篇章。