在当今数字化浪潮中，电子凭证改革正以迅猛之势推进，全流程无纸化时代已然来临。然而，企业在财务档案管理领域，依旧面临着重重挑战。合思，作为财务数智化服务的领军供应商，敏锐洞察行业痛点，重磅推出合思档案管理平台，为企业提供了一套行之有效的解决方案，助力企业实现档案数字化实施。
行业痛点：传统档案管理的困局
在传统的财务档案管理模式下，企业犹如陷入了一个复杂的迷宫，面临着诸多棘手的问题。
首先是归档难题。纸质档案管理需要耗费大量的时间和精力来确认单据的一致性。财务人员需要逐一核对每一张单据，稍有不慎就可能出现错误。而且，纸质档案容易遗失，一旦丢失，查找和补充的过程将异常繁琐。这不仅增加了员工的工作负担，还可能影响企业的财务核算和审计工作。
查找慢也是一个突出问题。传统的纸质档案查找受到时空的限制，无法实现实时调阅。当企业需要查阅某一份档案时，往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻找，不仅浪费时间，还可能影响决策的及时性。在当今快节奏的商业环境中，时间就是效率，这种低效的查找方式显然无法满足企业的需求。
成本高同样不容忽视。大量的纸质档案管理对空间和人力都有很高的要求。企业需要租赁专门的仓库来存放档案，这无疑增加了租赁成本。同时，还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作，人力成本也随之上升。此外，打印、装订等费用也是一笔不小的开支。
合规性问题更是企业不可忽视的风险。纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全。随着信息技术的不断发展，电子文件的格式和存储方式也在不断变化，如果不能及时进行处理和转换，可能会导致文件无法读取。而且，纸质档案容易受到自然灾害、人为破坏等因素的影响，存在数据丢失和泄露的风险。
解决方案概述：合思档案打通全流程
为了解决企业在财务档案管理方面的痛点，合思推出了合思档案管理平台。该平台全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，实现了档案数字化实施。
通过统一存储，合思档案打破了数据孤岛，将发票、凭证、报表、合同等四证进行整合。企业的各类财务数据不再分散在不同的系统和部门中，而是集中存储在一个平台上，方便企业进行统一管理和分析。
同时，合思档案实现了业务证据链的完整，搭建了会计资料之间的关系。每一笔业务都有完整的证据链支持，从业务发生到财务处理，再到档案归档，各个环节都紧密相连。这样不仅可以提高财务数据的准确性和可靠性，还可以为企业的审计和合规工作提供有力的支持。
数据共享也是合思档案的一大优势。企业员工可以通过一站式查阅功能，快速获取所需的档案信息。无论是财务人员进行核算和审计，还是业务人员进行决策和分析，都可以在平台上方便地找到相关的档案资料，提高了工作效率。
此外，合思档案还实现了银行回单无纸化。企业不再需要打印大量的银行回单，而是可以直接在平台上查看和下载电子回单，不仅节省了成本，还提高了环保意识。
核心功能亮点：打造高效数字化档案管理
合思档案管理平台具有一系列独特的核心功能亮点，为企业的档案数字化实施提供了有力的支持。
便捷调阅不打印，混序归集免组装是其一大特色。企业可以实现电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。在智能采集方面，平台利用外部生态和内部系统，自动采集各类财务数据。无论是来自供应商的发票，还是企业内部的业务系统数据，都可以通过接口自动导入平台，减少了人工录入的工作量和错误率。
预归档服务可以对采集到的数据进行初步的整理和分类，为后续的归档工作做好准备。基础管理功能包括存储、检索等，企业可以将档案数据安全地存储在平台上，并通过多种检索方式快速找到所需的档案。档案服务则提供了辅助审计等功能，帮助企业更好地进行财务管理和合规性检查。
全流程合规化、自动化、数字化也是合思档案的重要特点。档案采集采用开放式接口互联和自主采集的方式，企业可以根据自身的需求选择合适的采集方式。档案制档智能关联、自动组装，系统可以根据预设的规则自动将相关的档案资料进行关联和组装，生成完整的档案文件。档案管理精准权限管控，企业可以根据员工的角色和职责，设置不同的访问权限，确保档案数据的安全。档案利用多维检索、一站式预览，员工可以通过多种条件进行检索，快速找到所需的档案，并在平台上进行一站式预览，提高了工作效率。
用户收益：开启高效低成本管理新时代
企业实施档案数字化，选择合思档案管理平台可以获得显著的收益。
自动化归档告别了重复性工作，档案利用更加便捷高效。企业不再需要人工进行繁琐的归档和查找工作，系统可以自动完成这些任务。员工可以通过平台快速获取所需的档案信息，提高了工作效率。同时，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控、分析和决策。企业可以实时了解档案的状态和使用情况，及时发现问题并进行处理。
显著降低成本也是合思档案带来的重要收益之一。通过减少人工耗时、管理耗时，节约打印、存储、人力等成本，企业可以有效降低综合成本。例如，企业不再需要租赁大量的仓库来存放纸质档案，也不需要安排专人进行档案的整理和保管工作，节省了大量的费用。
典型场景：满足多行业财务数智化需求
合思档案管理平台适用于各类企业的财务档案管理，涵盖了食品、餐饮、家居、数字阅读、教育培训、软件与信息技术服务、国企等多个行业。
在食品行业，企业需要管理大量的采购发票、销售合同等档案。合思档案可以帮助企业实现档案的快速归档和准确查找，提高财务管理效率。在餐饮行业，企业的发票数量众多，且涉及到多个门店和供应商。合思档案可以实现发票的集中管理和自动采集，减少了人工录入的工作量和错误率。
在家居行业，企业的合同管理较为复杂，涉及到设计、生产、销售等多个环节。合思档案可以帮助企业建立完整的合同档案，实现合同的全生命周期管理。在数字阅读行业，企业的财务数据主要来自于线上平台，合思档案可以通过接口自动采集这些数据，实现档案的数字化管理。
在教育培训行业，企业需要管理学生的缴费记录、教师的薪酬档案等。合思档案可以帮助企业实现档案的分类管理和快速检索，提高服务质量。在软件与信息技术服务行业，企业的研发成本和知识产权管理较为重要。合思档案可以帮助企业建立研发档案和知识产权档案，保护企业的核心资产。
对于国企来说，合规性要求较高。合思档案的全流程合规化管理可以帮助国企满足相关法规和政策的要求，提高财务管理的规范性和透明度。
客户成功案例：见证合思档案的卓越成效
众多企业已经通过合思档案管理平台实现了档案数字化实施，取得了显著的成效。
好想你是一家知名的食品企业，在使用合思档案之前，面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。通过实施合思档案管理平台，好想你解决了这些问题，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师是一家餐饮企业，在传统的档案管理模式下，成本高、效率低、合规难等问题严重影响了企业的发展。引入合思档案管理平台后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云海肴是一家连锁餐饮企业，纸质档案打印和存储成本高、查找困难等问题一直困扰着企业。通过合思档案的实施，云海肴实现了降本增效，节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%。
档案数字化实施选择合思档案
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思档案，开启档案数字化实施之旅。合思档案将以其卓越的功能和服务，帮助您的企业实现高效、低成本、合规的档案管理。
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