在电子凭证数字化转型的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代正快步走来。合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，旗下的电子会计档案管理平台——合思档案，宛如一颗璀璨的明星，为众多企业解决了财务档案管理的诸多难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案这一审计和合规工具，是如何助力企业实现降本增效的。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。该企业规模庞大，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数以及18家归档主体。然而，在辉煌的背后，其财务档案管理却面临着重重挑战。
首先是归档难题。财务人员在进行归档工作时，需要耗费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份档案的归档都像是一场精细的拼图游戏，稍有不慎，就可能出现档案遗失的情况，而一旦遗失，寻找起来更是难上加难。
查找效率低下也是一大困扰。纸质档案受限于时间和空间的限制，无法实现实时调阅。想象一下，当企业需要紧急查阅某份档案时，却只能在堆积如山的纸质文件中苦苦寻觅，不仅浪费了宝贵的时间，还可能影响到业务的正常开展。而且，纸质档案无法同时借阅，也难以实现精准查找，这无疑给企业的工作效率带来了极大的阻碍。
成本方面，大量纸质档案的管理对空间和人力都提出了巨大的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还要配备专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。
更为重要的是合规问题。纸质档案管理办法在电子原文件的长期保存和数据安全可用性方面存在明显不足，无法满足企业日益严格的管理要求。在合规性日益受到重视的今天，这无疑是企业发展的一个潜在隐患。
合思档案的定制化破局方案
面对好想你健康食品股份有限公司的这些业务痛点，合思档案作为一款专业的审计和合规工具，提供了一系列针对性的解决方案。
-
打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。对于财务人员来说，这意味着他们可以更加便捷地利用这些数据。通过一键联查功能，财务人员无需在不同的系统和文件中来回切换，就能够快速获取所需的信息。这不仅有效提升了工作效率，还减少了人为错误的发生。例如，在进行财务审计时，审计人员可以通过一键联查功能，快速获取相关的单据、发票和凭证信息，大大缩短了审计时间。 -
自动组装提升审计效率
合思档案具备自动组装功能，在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅。这种审计方式不仅更加高效，还能够确保审计结果的准确性。以往，审计人员需要花费大量的时间去核对纸质档案和电子数据的一致性，而现在，合思档案的自动组装功能可以自动完成这些工作，审计人员只需要对自动组装的结果进行审核即可。这大大提升了审计效率，为企业节省了大量的时间和人力成本。 -
实物高效管理精准定位
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。当查阅者需要查询实物档案时，只需要在系统中查询电子档案信息，就能够快速定位实物档案的位置。这就好比在一个大型图书馆中，通过电子索引系统，能够迅速找到所需的书籍。这种高效的实物管理方式，不仅提高了档案的查阅效率，还减少了档案遗失的风险。
显著成效见证合思档案实力
通过实施合思档案的解决方案，好想你健康食品股份有限公司取得了令人瞩目的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。以往，财务人员需要花费大量的时间在档案的归档、查找和管理工作上，而现在，合思档案的自动化功能让这些工作变得更加轻松快捷。总部接收档案的管理耗时减少了80%，这意味着总部可以更加及时地获取各部门的档案信息，提高了决策的及时性和准确性。借阅管理的管理耗时也减少了67%，员工可以更加方便快捷地借阅所需的档案，提高了工作效率。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。这对于企业来说，是一笔不小的开支节省。这些节省下来的成本可以投入到企业的其他业务中，为企业的发展提供更多的资金支持。
合思档案凭借其强大的功能和完善的解决方案，成功帮助好想你健康食品股份有限公司解决了财务档案管理难题，实现了降本增效。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思档案作为一款优秀的审计和合规工具，将为越来越多的企业带来帮助。
如果您的企业也面临着财务档案管理的困扰，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受它的强大功能和便捷服务。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，开启财务数智化转型之旅，让有限的资源发挥出更大的效益。
