在当今竞争激烈的商业环境中，企业文件保管对于企业的稳定运营和发展至关重要。合理的文件保管不仅能确保企业财务数据的安全与完整，还能提升企业的运营效率，降低成本。接下来，让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，看看合思是如何帮助企业解决企业文件保管难题，实现降本增效的。
红枣巨头企业风采
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，已走过了多年的发展历程。2011年，它成功在深交所中小板上市，成为红枣行业一颗璀璨的明星。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工和400多家全国门店。如此庞大的企业规模，每天都会产生大量的文件资料，企业文件保管成为了公司运营中不容忽视的重要环节。
传统保管痛点凸显
随着企业的不断发展，好想你在企业文件保管方面面临着诸多挑战。传统的财务归档方式需要花费大量时间来确认单据等的一致性，不仅效率低下，还容易出现档案遗失的情况。纸质档案查找困难，无法实现实时调阅，在急需文件时，常常让工作人员陷入焦急的等待。
而且，大量的纸质档案管理对空间和人力的要求极高。企业需要专门的仓库来存放这些档案，还要安排专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。更为重要的是，传统的纸质档案管理办法已经无法满足电子原文件长期保存和数据安全可用的管理要求。在数字化时代，企业文件保管需要更加高效、安全的解决方案。
合思方案精准出击
面对好想你在企业文件保管方面的难题，合思提出了一系列精准的解决方案。
– 数据同源打破壁垒
合思打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过系统一键联查相关文件，大大提升了工作效率。在过去，查找一份文件可能需要花费数小时甚至数天的时间，而现在，只需轻轻一点，相关文件就能快速呈现在眼前。这不仅节省了时间，还提高了工作的准确性。
– 自动组装审计提效
合思以档案数据为审计标准，实现了自动组装。在审计过程中，系统能够快速准确地筛选出需要的文件，提升了审计效率。传统的审计方式需要人工逐一核对文件，不仅工作量大，还容易出现遗漏和错误。而合思的自动组装功能，让审计工作变得更加轻松、高效。
– 虚实匹配便捷管理
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思实现了电子档案与实物档案的匹配。工作人员可以通过扫描二维码快速定位实物档案的位置，方便了实物档案的高效管理。这一创新的管理方式，让企业文件保管更加有序、便捷。
精心实施稳步推进
在方案实施过程中，合思为好想你财务人员搭建了一个便捷利用的系统。
– 一键联查系统搭建
合思为财务人员搭建了一个操作简便的系统，实现了一键联查功能。财务人员可以在系统中快速查找和调阅所需的文件，无需再在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅。这一系统的搭建，让财务人员的工作变得更加轻松、高效。
– 审计标准精准执行
按照审计需求，合思以档案数据为标准进行审计。系统能够自动筛选出符合审计要求的文件，为审计工作提供了有力的支持。在实施过程中，合思的专业团队还对财务人员进行了培训，确保他们能够熟练使用系统，准确执行审计标准。
– 虚实匹配有序构建
合思建立了虚拟档案库房，并为实物档案设置了二维码。通过扫描二维码，工作人员可以快速了解实物档案的相关信息，实现电子档案与实物档案的匹配。这一过程需要精心的规划和实施，合思的团队凭借丰富的经验和专业的技术，确保了虚实匹配工作的顺利进行。
显著成果降本增效
方案实施后，好想你在企业文件保管方面取得了显著的成果。
– 人工耗时大幅减少
通过合思的解决方案，好想你减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量时间在文件查找和整理上，可以将更多的精力投入到核心业务中。这不仅提高了工作效率，还提升了员工的工作满意度。
– 总部管理高效提升
总部接收文件的管理耗时减少了80%。过去，总部需要花费大量时间来处理和管理各地门店送来的文件，现在，通过合思的系统，文件可以快速准确地传输到总部，大大提高了总部的管理效率。
– 借阅管理轻松便捷
借阅管理的耗时减少了67%。员工在借阅文件时，无需再填写繁琐的借阅表格，只需在系统中进行操作即可。这一便捷的借阅方式，让员工能够更加快速地获取所需文件，提高了工作效率。
– 综合成本有效降低
预计好想你每年可以减少综合成本20万元。这一成果不仅体现在人力成本的降低上，还体现在空间成本、管理成本等多个方面。合思的解决方案，让企业文件保管更加经济、高效。
收益彰显价值非凡
虽然文档中未提及好想你公司具体的评价反馈，但从上述的收益数据可以看出，合思的解决方案对好想你在企业文件保管方面的帮助是巨大的。企业文件保管效率的提升，不仅降低了成本，还提高了企业的运营效率和竞争力。这充分证明了合思在企业文件保管领域的专业能力和卓越价值。
如果您的企业也面临类似的企业文件保管难题，不妨选择合思。合思将为您提供专业的解决方案，帮助您开启降本增效、合规经营和低碳运营之路。让有限的资源发挥出更大的价值，让企业文件保管变得更加轻松、高效。您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，或者访问网址www.hosecloud.com了解更多信息。现在，您还可以免费试用合思的解决方案，亲身体验它的强大功能和卓越效果。
