在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以令人瞩目的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；仅仅一个月后，12月1日民航旅客运输服务领域也迎来变革，全面推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，在企业的实际运营中，财务档案管理却面临着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，它在电子票据归档过程中遭遇了归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。而COMMUNE幻师同样面临着成本高、效率低、合规难等困境。这些问题不仅影响了企业的财务管理效率，还增加了运营成本，成为企业发展的阻碍。
在这样的时代背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的电子票据归档难题提供了有效的解决方案。
整体方案：数智护航财务新篇
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。其构建的电子会计档案管理平台，就如同一个智能的财务管家，将电子票据归档的各个环节紧密连接起来，实现了流程的自动化和高效化。
广泛连接的生态让合思档案能够与企业内部的各个系统以及外部的多种数据源进行无缝对接。无论是通过OCR识别、RPA技术等外部生态手段，还是借助EAI插件、API接口等内部系统连接方式，都能快速、准确地采集电子票据信息，为后续的归档工作奠定坚实基础。
双轮驱动的模式创新则将技术创新与服务创新相结合。一方面，不断投入研发，提升平台的技术性能和功能；另一方面，以客户为中心，提供个性化的服务和解决方案，满足不同企业的需求。
无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案更是简化了财务流程，让电子票据从产生到归档的过程更加顺畅。员工在消费时无需再进行繁琐的报销操作，系统自动完成入账和归档，大大提高了工作效率，降低了人为错误的发生。
核心功能：智能开启高效归档
合思档案在功能蓝图方面具有诸多亮点，为电子票据归档提供了强大的支持。它实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个环节。
在智能采集环节，合思档案充分利用先进的技术手段。外部生态中的OCR识别技术能够快速准确地识别电子票据上的文字信息，将纸质票据转化为电子数据；RPA技术则可以自动完成数据的采集和录入工作，大大提高了采集效率。内部系统方面，EAI插件和API接口能够与企业现有的财务系统、业务系统等进行无缝对接，实现数据的实时共享和传输。
预归档服务环节集成了多种服务和规则引擎。集成服务将采集到的电子票据信息进行整合和处理，确保数据的完整性和准确性；规则引擎则根据企业的财务制度和归档要求，对电子票据进行自动分类和标记，为后续的归档工作做好准备。元数据服务则为电子票据添加详细的描述信息，方便后续的检索和查询。
基础管理环节是电子票据归档的核心部分。合思档案提供了档案存储、检索、借阅、销毁等一系列功能。档案存储采用安全可靠的方式，确保电子票据的安全性和完整性；检索功能则支持多种查询方式，用户可以根据票据的类型、时间、金额等信息快速找到所需的电子票据；借阅功能方便企业内部人员在需要时借阅电子票据，同时保证了借阅过程的可追溯性；销毁功能则严格按照相关规定对过期或不再需要的电子票据进行安全销毁。
档案服务环节为企业提供了更多的增值服务。辅助审计功能可以帮助企业快速准确地完成审计工作，提高审计效率；项目管理功能可以对电子票据进行项目化管理，方便企业对项目的财务情况进行跟踪和分析；统计分析功能则可以对电子票据数据进行深入挖掘和分析，为企业的决策提供有力支持。
与传统的电子票据归档方式相比，合思档案具有显著的优势。首先，自动化归档告别了重复性工作。传统方式需要人工手动录入和整理电子票据信息，不仅效率低下，而且容易出现错误。而合思档案的自动化归档功能可以自动完成这些工作，大大提高了工作效率，减少了人工成本。
其次，档案利用便捷高效。合思档案的检索功能非常强大，用户可以快速找到所需的电子票据，无需在大量的纸质档案中进行查找。同时，档案的借阅和归还也非常方便，提高了档案的利用率。
此外，档案数据同源，透明流转。合思档案实现了电子票据数据的实时共享和传输，确保了数据的一致性和准确性。同时，数据的流转过程可以进行监控和分析，便于企业对财务情况进行实时掌握和管理。
最重要的是，合思档案能够帮助企业降低成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年总节约成本达338,910元。这些成本的节约不仅体现在纸张、打印、存储等方面，还体现在人力成本和时间成本的降低上。
应用案例：多行业见证卓越成效
合思档案在不同行业都有着广泛的应用，并取得了显著的效果。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司引入合思档案后，在电子票据归档方面取得了巨大的突破。通过合思档案的智能采集和自动化归档功能，减少了90%的人工耗时。总部接收电子票据的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时也减少了67%。预计每年可减少综合成本20万元。这不仅提高了企业的财务管理效率，还降低了运营成本，为企业的发展提供了有力支持。
餐饮行业的COMMUNE幻师同样从合思档案中受益颇丰。上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达到5000万元。同时，报销效率提升了300%，员工不再需要花费大量时间在报销流程上，工作效率得到了极大提高。
软件与信息技术服务行业的高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理。电子票据归档效率提升了90%，为企业年节约成本30万 +。无纸化管理不仅减少了纸质档案的存储和管理成本，还提高了数据的安全性和可访问性。
在国企领域，中文天地出版传媒使用合思档案后，财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。合思档案的应用帮助国企实现了财务数智化转型，提高了财务管理的规范化和科学化水平。
电子票据归档是企业财务管理中不可或缺的环节，而合思档案凭借其先进的技术、强大的功能和丰富的应用案例，为企业提供了一个全面、高效、安全的电子票据归档解决方案。
合思秉承以客户为中心的服务理念，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
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