世界 500 强旗下教育品牌财务数字化转型:合思方案的卓越实践

世界 500 强旗下教育品牌财务数字化转型:合思方案的卓越实践
在当今数字化浪潮席卷的时代,企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。今天,我们将聚焦一家世界 500 强旗下的教育服务品牌,深入了解其在财务数字化转型过程中所面临的挑战,以及合思如何凭借专业的解决方案助力其实现蜕变。

这家教育服务品牌,凭借着强大的品牌影响力和广泛的业务布局,在教育领域占据着重要地位。然而,随着业务的不断拓展,其在财务管理方面逐渐暴露出诸多问题。企业内部的业务、财务系统繁多且相互独立,数据之间无法实现有效互通。这就好比一座孤岛,各个系统之间缺乏桥梁连接,使得结构化数据的提取变得异常困难。同时,电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力,还造成了大量纸张的浪费。而实物存档更是占据了大量的物理空间,需要专人进行管理,成本居高不下。更糟糕的是,档案损坏的情况时有发生,企业面临着巨大的合规风险。此外,不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长,还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高,工作人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。而且,实物凭证与业务分散,无法进行智能搜索和准确查找,档案查阅缺少留痕,无法多人借阅,档案资产的利用率极低。

业务困境:财务数字化转型的迫切需求

该教育服务品牌的业务广泛且复杂,涉及多个领域和地区。随着企业的发展,原有的财务管理模式已经无法满足日益增长的业务需求。企业内部的多个业务系统和财务系统各自为政,数据无法共享,导致财务管理效率低下。例如,在报销环节,员工需要手动填写报销表单,然后将纸质发票粘贴在表单上,再提交给财务部门进行审核。财务部门在审核过程中,需要对发票进行查重、验伪,还要与业务系统中的数据进行核对,整个流程繁琐且容易出错。此外,企业的档案管理也存在诸多问题。实物档案的存储需要大量的物理空间,而且档案的查找和借阅非常不方便。一旦档案出现损坏或丢失,将会给企业带来巨大的损失。

合思方案:全生命周期电子化会计档案管理

面对该教育服务品牌的财务困境,合思凭借其丰富的行业经验和专业的技术能力,为其提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案具有以下显著优势:
广泛的数据来源
合思的方案能够广泛连接异构系统,档案数据来源丰富多样,包括电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口达 40 种以上,无需开发成本即可介入,确保档案应收尽收。
多样的接口传输方式
提供影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种接口传输方式,方便企业根据自身需求选择合适的方式进行档案数据的收集。
强大的自动归档功能
具备智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列自动归档功能,确保档案管理的准确性和完整性。
广泛的会计类档案管理范围
涵盖内部的凭证、订单、会计账薄等,以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等,实现了会计档案的全面管理。

方案实施:严谨步骤确保落地

合思的解决方案在实施过程中,遵循了严谨的步骤,确保方案能够顺利落地。
档案数据收集
通过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式,将各类档案数据进行全面收集。
自动归档处理
对收集到的档案数据进行自动归档处理,包括智能组单、四性检测等,确保档案的准确性和完整性。
规则引擎搭建
利用强大的规则引擎自定义搭建,实现亿级数据秒级调阅,穿透联查无缝对接,电子原文件独立管理,自主采集结构化字段信息,让财务档案更加“轻量”。

显著成效:提升管理效能与节约成本

经过一段时间的实施,合思的解决方案为该教育服务品牌带来了显著的成效。
线上单套制管理
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理,以电子会计档案为核心,形成了多向、网状管理结构,简化了会计管理流程,提高了工作效率。
多维度穿透查询
档案实现了多维度穿透查询,以电子借阅为主,简便高效。员工可以通过系统快速查找所需的档案,大大节省了时间和精力。
财务数据自动化率提升
通过试点改造,该企业实现财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下,财务人员数量仅发生个位数增长,管理效能大幅提升。
节约成本
财务会计档案电子化改造后,大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业无需再为大量的实物档案存储而烦恼,同时也减少了专人管理的成本。

客户评价:认可方案展望未来

该企业财务相关负责人表示,对合思的方案非常认可,有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。这不仅体现了合思方案的有效性,也展示了企业对未来财务数字化转型的坚定信心。

合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统,其中差旅费用报销系统更是其核心功能之一。该系统具有众多强大功能,如差旅申请、商旅线上订购、发票采集等,能有效简化报销流程,提高财务管理效率。合思提供定制化服务,根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。同时,合思还提供免费试用、灵活定价模式等,让企业无后顾之忧。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评,成为业内的佼佼者之一,与多家知名企业和机构建立了合作关系,共同推动行业的进步和发展。

如果您的企业也有财务数字化转型的需求,特别是在差旅费用报销管理方面遇到难题,欢迎拨打 400 – 105 – 6505 与合思联系,或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息。现在就可以免费试用差旅费用报销系统,亲身体验合思为您带来的便捷与高效!

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captaincaptain
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