在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。今天，我们将聚焦一家世界 500 强旗下的教育服务品牌，深入了解其在财务数字化转型过程中所面临的挑战，以及合思如何凭借专业的解决方案助力其实现蜕变。
这家教育服务品牌，凭借着强大的品牌影响力和广泛的业务布局，在教育领域占据着重要地位。然而，随着业务的不断拓展，其在财务管理方面逐渐暴露出诸多问题。企业内部的业务、财务系统繁多且相互独立，数据之间无法实现有效互通。这就好比一座孤岛，各个系统之间缺乏桥梁连接，使得结构化数据的提取变得异常困难。同时，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。而实物存档更是占据了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。更糟糕的是，档案损坏的情况时有发生，企业面临着巨大的合规风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，工作人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。而且，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产的利用率极低。
业务困境：财务数字化转型的迫切需求
该教育服务品牌的业务广泛且复杂，涉及多个领域和地区。随着企业的发展，原有的财务管理模式已经无法满足日益增长的业务需求。企业内部的多个业务系统和财务系统各自为政，数据无法共享，导致财务管理效率低下。例如，在报销环节，员工需要手动填写报销表单，然后将纸质发票粘贴在表单上，再提交给财务部门进行审核。财务部门在审核过程中，需要对发票进行查重、验伪，还要与业务系统中的数据进行核对，整个流程繁琐且容易出错。此外，企业的档案管理也存在诸多问题。实物档案的存储需要大量的物理空间，而且档案的查找和借阅非常不方便。一旦档案出现损坏或丢失，将会给企业带来巨大的损失。
合思方案：全生命周期电子化会计档案管理
面对该教育服务品牌的财务困境，合思凭借其丰富的行业经验和专业的技术能力，为其提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案具有以下显著优势：
– 广泛的数据来源
合思的方案能够广泛连接异构系统，档案数据来源丰富多样，包括电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口达 40 种以上，无需开发成本即可介入，确保档案应收尽收。
– 多样的接口传输方式
提供影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种接口传输方式，方便企业根据自身需求选择合适的方式进行档案数据的收集。
– 强大的自动归档功能
具备智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列自动归档功能，确保档案管理的准确性和完整性。
– 广泛的会计类档案管理范围
涵盖内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，实现了会计档案的全面管理。
方案实施：严谨步骤确保落地
合思的解决方案在实施过程中，遵循了严谨的步骤，确保方案能够顺利落地。
– 档案数据收集
通过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式，将各类档案数据进行全面收集。
– 自动归档处理
对收集到的档案数据进行自动归档处理，包括智能组单、四性检测等，确保档案的准确性和完整性。
– 规则引擎搭建
利用强大的规则引擎自定义搭建，实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝对接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。
显著成效：提升管理效能与节约成本
经过一段时间的实施，合思的解决方案为该教育服务品牌带来了显著的成效。
– 线上单套制管理
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
– 多维度穿透查询
档案实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。员工可以通过系统快速查找所需的档案，大大节省了时间和精力。
– 财务数据自动化率提升
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
– 节约成本
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业无需再为大量的实物档案存储而烦恼，同时也减少了专人管理的成本。
客户评价：认可方案展望未来
该企业财务相关负责人表示，对合思的方案非常认可，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。这不仅体现了合思方案的有效性，也展示了企业对未来财务数字化转型的坚定信心。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，其中差旅费用报销系统更是其核心功能之一。该系统具有众多强大功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集等，能有效简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。同时，合思还提供免费试用、灵活定价模式等，让企业无后顾之忧。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展。
如果您的企业也有财务数字化转型的需求，特别是在差旅费用报销管理方面遇到难题，欢迎拨打 400 – 105 – 6505 与合思联系，或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息。现在就可以免费试用差旅费用报销系统，亲身体验合思为您带来的便捷与高效！
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
