在数字经济蓬勃发展的当下，企业的档案管理模式正经历着深刻变革。传统的纸质档案管理方式不仅效率低下、成本高昂，还难以满足企业对数据快速检索、安全存储以及合规管理的需求。合思档案作为一款领先的电子会计档案管理平台，应运而生，为企业提供了一套全面、高效、智能的档案管理解决方案，助力企业迈向档案管理数智化的新征程。
一、核心功能：全方位覆盖档案管理全生命周期
（一）智能采集，应收尽收
合思档案具备强大的采集能力，通过开放式接口互联，能够广泛连接企业内外部的各类异构系统，如业务系统、财务系统、OA 系统等，实现档案数据的自主采集。无论是发票、回单、凭证，还是其他类型的会计资料，都能轻松纳入管理范畴。对于大文件，平台可自动识别并切割，极大地提高了处理效率；而针对数电票，更是实现了自动验签验真，并生成合规的入账实例文档，确保了电子凭证的真实性与完整性。此外，智能采集还借助 OCR 识别、RPA 技术等外部生态工具，以及 EAI 插件、API 接口等内部系统手段，精准获取各类数据，从源头保障档案信息的准确无误。
（二）智能制档，保障合规
在制档环节，合思档案展现出卓越的智能化水平。通过可视化的档案关联规则配置，不同系统、不同类别的会计凭证能够按需自动关联匹配并组装，形成完整的业务链组合数据。这一过程不仅实现了凭证数据的业务化与业务数据的财务化，还通过业务字段映射，让数据之间的逻辑关系更加清晰。同时，平台严格遵循财政部、档案局的电子归档管理最新规定，进行四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性），并开展业务检测，保障业务数据的完整性，检测结果可随时查阅、追溯。此外，合思档案支持自定义版式文件，能够灵活满足企业个性化的档案扩展需求，实现可视化原文件与结构化数据的自由转化，确保档案的规范性与合规性。
（三）精细管理，安全可控
档案管理的关键在于权限控制与数据安全。合思档案提供精细化的权限管理功能，企业可根据不同的角色、部门、业务需求，精准设置档案的访问权限，确保档案数据不外泄。同时，平台支持自定义档案目录，企业能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于收录外部数据。档号系统内置，严格符合国标要求，为档案的规范化管理提供支撑。在存储、检索、借阅、销毁等基础管理环节，合思档案也建立了完善的流程与机制，保障档案管理工作的有序进行。水印管理进一步增强了数据的安全性，防止档案被非法复制与传播。
（四）高效应用，价值释放
合思档案致力于提升档案的利用效率，为企业创造更大价值。平台具备多维检索能力，能够满足企业在不同场景下的查询需求，无论是按时间、凭证类型、业务项目，还是其他自定义维度，都能快速定位所需档案。一站式预览功能支持穿透联查，用户可在线浏览档案的详细内容，并关联查看相关的业务数据，实现信息的深度挖掘。档案数据提供多种调取方式，企业可按需导出，也支持外部系统调阅，借阅过程实现可视化管理，方便跟踪与监控。此外，合思档案实现了电子与实物档案的高度关联，通过查询电子档案即可快速定位实物档案位置，为企业的档案盘点与管理提供了极大便利。同时，平台还提供辅助审计、项目管理、统计分析等档案服务功能，帮助企业从档案数据中提取有价值的信息，为决策提供有力支持。
二、显著优势：助力企业降本增效、合规经营
（一）自动化流程，告别重复劳动
合思档案实现了从档案采集到归档的全流程自动化，彻底告别了传统纸质档案管理中大量繁琐的重复性工作。员工无需再手动整理、装订、归档纸质文件，财务人员也无需花费大量时间核对、录入数据。自动化归档不仅提高了工作效率，还大大减少了人为错误的发生。以一家年处理 20 万凭证、40 万回单的企业为例，使用合思档案后，每年可节约大量的人力成本，员工得以将更多精力投入到更具价值的工作中，如财务分析、业务支持等。
（二）数据同源透明，便于监控分析
档案数据在合思平台上实现了同源透明流转，所有数据从产生源头开始，便在系统中进行全程记录与跟踪。企业管理者可以实时监控档案数据的状态与流向，深入分析档案数据背后的业务活动，为企业的财务管理、风险控制提供有力的数据支持。例如，通过对发票数据的分析，企业可以及时发现潜在的税务风险；通过对费用报销凭证的监控，能够有效把控企业的成本支出情况。这种数据的透明化与可分析性，让企业的管理决策更加科学、精准。
（三）合规保障，符合政策要求
在当前严格的监管环境下，企业的档案管理合规性至关重要。合思档案严格遵循国家相关政策法规，如财政部、档案局发布的电子会计档案管理办法等，从电子凭证的采集、存储、使用到销毁，每一个环节都确保符合标准。无论是数电票的合规储存，还是电子档案的四性检测，合思档案都为企业提供了坚实的保障，帮助企业规避因档案管理不合规而带来的法律风险，确保企业稳健运营。
（四）成本节约，绿色环保
采用合思档案，企业可大幅减少对纸张、打印机、档案盒等办公用品的采购，同时降低了档案存储空间的需求。以某企业为例，使用合思档案后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，每年节约成本高达 5000 万元。这不仅为企业带来了直接的经济收益，还响应了国家绿色环保的号召，助力企业实现可持续发展。
三、适用场景：满足各类企业多样化需求
（一）大型集团企业
大型集团企业通常拥有复杂的组织架构和庞大的业务体系，档案管理面临着诸多挑战，如不同子公司档案管理标准不统一、跨地区档案协同困难、海量档案数据的存储与检索压力大等。合思档案的多系统连接能力和自定义档案目录功能，能够帮助集团企业实现档案管理的标准化、规范化建设，拉通业财税档全链路，实现集团范围内的档案数据集中管理与共享。通过智能采集与自动组装功能，快速处理海量档案数据，提高档案管理效率；多维检索与穿透联查功能，方便集团总部对各子公司的档案数据进行实时监控与分析，为集团决策提供全面的数据支持。
（二）成长型中小企业
成长型中小企业在发展过程中，对成本控制和效率提升有着迫切需求。合思档案的一站式服务和自动化流程，能够帮助中小企业简化档案管理流程，降低管理成本。无需专业的档案管理人员，员工即可轻松上手操作平台。同时，平台丰富的模板与预设规则，能够满足中小企业常见的档案管理需求，快速实现档案管理的数字化转型，让企业在发展初期就建立起高效、规范的档案管理体系，为企业的持续发展奠定基础。
（三）对档案合规性要求高的企业
金融、医疗、教育等行业对档案合规性有着极高的要求，一旦出现档案管理不合规的情况，可能会面临严重的法律后果和声誉损失。合思档案严格的合规管理功能，如四性检测、业务检测、符合国标要求的档号系统等，能够确保这些企业的档案管理完全符合行业规范与监管要求。在电子凭证的存储与使用方面，为企业提供安全、合规的解决方案，让企业无后顾之忧，专注于业务发展。
四、客户案例：真实见证合思档案的强大价值
（一）好想你健康食品股份有限公司
好想你在档案管理方面曾面临归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。引入合思档案后，取得了显著成效。人工耗时减少了 90%，总部接收管理耗时减少 80%，借阅管理耗时减少 67%，预计每年减少综合成本 20 万元。通过合思档案，好想你实现了档案数据的同源管理，一键联查功能让档案检索更加便捷；自动组装功能提升了审计效率；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物档案的精准匹配，大大提升了实物管理效率，全面优化了企业的档案管理流程。
（二）COMMUNE 幻师
COMMUNE 幻师在档案管理上存在成本高、效率低、合规难等困扰。上线合思档案管理系统后，纸张使用量锐减 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率更是提升了 300%。合思档案帮助 COMMUNE 幻师实现了自动化归档和深度财务数据分析，使其在档案管理成本大幅降低的同时，财务管理效率得到质的飞跃，有力地支持了企业的业务扩张与发展。
（三）金牌橱柜家居科技股份有限公司
金牌橱柜应用合思档案后，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/ 年，档案合规性达到 100%。合思档案帮助金牌橱柜统一存储各类档案，打破了数据孤岛，成功整合凭证、单据、合同、回单等关键档案信息，搭建起完善的业务证据链，实现业财一体双向穿透查询。数据共享与一站式查阅功能，极大地提高了企业内部的协作效率，为企业的精细化管理提供了有力支撑。
（四）帆书
帆书使用合思档案后，仓储需求减少 70%，纸张、档案盒等节约近 90%，总节约成本 500 万 / 年，结账时间从 T+15 大幅缩短至 T+5，装订人力成本缩减到仅需 1 名实习生。合思档案助力帆书实现了全量财务档案的数字化存储，电子与实物档案高度关联，显著提升了企业的数字化建设水平，让企业在数字阅读行业的激烈竞争中脱颖而出，占据领先地位。
五、服务与保障：专业团队为企业保驾护航
合思作为专精特新企业，自成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，拥有雄厚的技术实力与资金支持。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断投入研发资源，优化产品功能，确保合思档案始终处于行业领先水平。同时，在全国 22 个城市设有直营服务网络，并通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供及时、专业的本地化服务。无论是系统的安装部署、操作培训，还是后期的维护升级、技术支持，合思都有专业的团队为企业全程保驾护航。此外，合思档案还拥有多项认证和荣誉，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证等，从技术与安全层面为企业的数据安全与隐私保护提供坚实保障。
在数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理已成为企业提升竞争力、实现可持续发展的关键环节。合思档案以其强大的功能、显著的优势、广泛的适用性以及成功的客户案例，成为企业档案管理的不二之选。如果您的企业正面临档案管理的难题，渴望提升档案管理效率、降低成本、保障合规，不妨选择合思档案。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验其为企业带来的价值提升，开启企业电子会计档案管理的新时代，让有限的资源发挥无限的价值。
