在当今数字化浪潮席卷的时代，企业对于高效财务管理和报销信息整理的需求愈发迫切。海亮教育科技服务集团作为世界 500 强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，国内教育服务提供商的引领者，通过与合思合作，采用合思档案解决方案，在报销信息整理等财务档案管理方面取得了显著的降本增效成果。档案整理匹配效率提升 90%，存储空间减少 72%，每年纸张打印成本节约 3 万元，财务人力减少 3 人。如此耀眼的成效，无疑吸引着众多企业的目光，下面就让我们深入了解这一成功案例。
教育巨擘的管理困局
海亮教育科技服务集团在教育领域有着广泛的业务布局，然而随着企业的发展，在报销信息整理以及财务档案管理方面逐渐面临诸多挑战。
企业内部业务、财务系统众多，且相互独立，这使得数据难以互通。在报销信息整理过程中，结构化数据的提取变得异常困难。电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。
实物档案资料的存储也是一大难题。大量的实物档案占用了大量的物理空间，企业不得不设立专人进行管理，这无疑增加了管理成本。而且，实物档案损坏的情况时有发生，给企业带来了较大的风险。
不断重复的纸质档案录入操作更是让报销信息整理工作变得繁琐不堪。不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，进一步增加了员工的工作负担。
合思档案的精准破局
面对海亮教育科技服务集团的这些难题，合思档案解决方案犹如一剂良方。
合思运用先进的 OCR 技术，能够自动识别和整理各类文档信息。在报销信息整理方面，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，大大提高了信息录入的效率。无论是发票、合同还是其他报销相关的文件，都能快速准确地进行数字化处理。
会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部的各种内部报告、合同等，以及外部涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录。合思档案解决方案对这些档案进行全面管理，确保报销信息整理的完整性和准确性。
根据预设规则，合思对收集到的数据进行分类和处理。在报销信息整理过程中，将不同类型的报销信息进行清晰分类，确保信息的有序性和可追溯性。员工在提交报销申请时，能够更加方便快捷地找到所需的信息。
同时，合思提供了在线平台，让员工可以方便地提交申请并进行审批流程。该平台集成了财务管理功能，支持企业的日常运营和管理活动。在报销信息整理方面，员工可以在平台上直接上传相关文件，审批人员也能在平台上快速进行审批，大大提高了报销流程的效率。
显著成效彰显实力
合思档案解决方案为海亮教育科技服务集团带来了显著的成效，尤其是在报销信息整理方面。
档案整理匹配效率提升 90%。这意味着原本需要花费大量时间和精力进行的报销信息整理工作，现在能够以更快的速度完成。员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，大大提高了工作效率。
存储空间减少 72%。大量的实物档案被数字化处理后，不再需要占用大量的物理空间。这不仅降低了存储成本，还减少了因实物档案损坏带来的风险。在报销信息整理方面，数字化的档案可以在电子设备上轻松查阅，无需再去寻找繁琐的纸质档案。
每年纸张打印成本节约 3 万元。电子发票的查重、验伪等工作不再依赖于纸张打印，实现了成本的有效控制。在报销信息整理过程中，减少了纸张的使用，更加环保和经济。
财务人力减少 3 人。高效的报销信息整理流程和数字化管理方式，使得企业不再需要过多的人力来进行档案管理和报销处理。这优化了人力资源配置，让企业能够将人力资源集中在更关键的业务上。
未来合作前景可期
虽然目前暂未获取到海亮教育科技服务集团的具体反馈，但从取得的显著成效来看，双方的合作无疑是成功的。可以推测，未来双方可能会继续深化合作，进一步拓展财务数字化转型的成果。
在报销信息整理方面，双方可能会探索更多业务场景的数字化应用。例如，将更多的报销流程纳入数字化管理，实现报销信息的自动审核和智能分析。通过大数据分析，为企业提供更精准的报销决策支持，提升企业整体运营效率。
借鉴成功开启新篇
合思作为领先的财务数智化服务提供商，已经帮助众多企业如好想你、云海肴、金牌橱柜等实现了降本增效和财务数字化转型，海亮教育科技服务集团也是成功案例之一。如果您的企业也面临着财务档案管理和报销信息整理的难题，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案解决方案，让有限的资源发挥更有效的作用，开启企业财务数字化管理的新篇章。
