在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为行业内的佼佼者，在财务数字化领域的探索与实践颇具代表性。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国电源行业第一家在上海证券交易所主板上市的企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。该公司拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设立了30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司内部涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的企业规模和复杂的业务架构，在财务数字化方面面临着诸多挑战，差旅成本分析与优化也成为了亟待解决的问题。
旧路荆棘：动力源财务数字化转型前的困境
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自研系统困局
2011年，动力源开启了漫长的系统自研之旅。虽然部分操作流程实现了线上化，但整体流程依然复杂，系统之间存在着高高的壁垒。大量自研系统难以整合，与预期的数字化效果差距较大，这就如同在一片错综复杂的迷宫中前行，找不到高效的出口，差旅成本分析与优化更是无从谈起。 -
操作体验之殇
在传统手工报销模式下，申请单需要员工在各个系统间频繁切换提交，报销数据需要财务人员手工录入系统。发票验真、查重等工作都依靠手工进行，假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，不仅效率低下，而且增加了出错的概率。员工和财务人员在这样的操作体验中苦不堪言，差旅成本的有效管控也受到了极大的阻碍。 -
数据分散之痛
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整，差旅成本分析与优化缺乏准确的数据支持，企业在差旅费用的管控上陷入了被动。 -
业务复杂之难
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，如机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的业务模式使得差旅成本的管理难度大幅增加，差旅成本分析与优化的难度也随之加大。
合思良方：为动力源量身定制解决方案
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系统集成纽带
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，就像为企业搭建了一座数据互通的桥梁，让差旅成本分析与优化有了坚实的数据基础。 -
无需报销革新
合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的操作让差旅成本的管理更加高效、精准，为差旅成本分析与优化提供了有力的支持。 -
连接能力拓展
合思的系统连接能力十分强大。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。这使得企业在差旅成本管理方面能够更加灵活、高效，为差旅成本分析与优化提供了更多的可能性。
携手共进：解决方案的实施历程
2021年，合思与动力源展开了财务数字化合作。在合作过程中，双方逐步推进系统集成、无需报销等解决方案的落地。这涉及到与动力源各系统的数据对接和流程改造等一系列工作。合思的专业团队深入了解动力源的业务需求和痛点，精心制定实施计划。在实施过程中，不断与动力源的各部门沟通协调，确保每一个环节都能顺利推进。经过双方的共同努力，合思的解决方案逐渐在动力源落地生根，为差旅成本分析与优化奠定了坚实的基础。
成效卓著：动力源转型后的硕果累累
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操作体验升级
多系统集成后，数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这一显著的变化不仅提高了企业的运营效率，也为差旅成本分析与优化提供了更有利的条件。 -
员工体验改善
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在差旅过程中更加轻松自在。员工体验的改善也有助于提高员工的工作积极性和效率，从而间接影响差旅成本的控制和优化。 -
财务管控优化
在财务方面，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，如深入进行差旅成本分析与优化。 -
管理决策提升
在管理层面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。这彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为差旅成本分析与优化提供了科学的决策依据。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
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