在企业的日常运营中，档案管理尤其是零售发票管理，常常成为令人头疼的难题。企业高管会发现，纸质档案管理不仅花费巨大，大量的纸质零售发票占据了宝贵的存储空间，而且这些档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入分析和利用，使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。
财务人员更是深受其扰，面对海量的零售发票数据，整理工作如同一场漫长而枯燥的马拉松。他们需要手动逐一匹配、核对确认，每一个环节都充满了繁琐和重复，工作热情在日复一日的机械操作中逐渐消磨。
业务人员在日常工作中，出差、招待后的报销流程也因为零售发票的管理而变得复杂。纸质票据需要留存再上交，整个过程耗费大量时间和精力，降低了工作效率。
除此之外，纸质档案管理还存在着诸多成本和风险问题。高显性成本方面，纸质零售发票输出的耗材成本居高不下，同时，为了存储这些发票，企业需要投入大量资金建设档案室等存储空间。高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，导致数据无法得到有效利用。而高合规风险更是悬在企业头上的一把利剑，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案损坏，企业将面临巨大的损失。
面对这些行业痛点，合思档案应运而生，为企业的零售发票管理提供了全面而有效的解决方案。
合思档案：全景式解决方案赋能零售发票管理
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，它就像一个强大的连接器，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据以及自定义档案的自动匹配，真正做到应收尽收。在零售发票管理方面，单套制解决方案更是发挥了巨大的优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过电轨运行进行线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业的经营业务，让零售发票管理变得更加高效和智能。
档案扩展解决方案为企业提供了更大的灵活性，企业可以根据自身需求自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业进一步扩展档案管理范围，满足不同企业在零售发票管理上的个性化需求。
证据链完整性解决方案则通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，保障财务合规。在零售发票管理中，确保每一张发票都能准确匹配，形成完整的证据链，为企业的财务管理提供坚实的保障。
核心功能亮点：开启零售发票管理智能时代
- 多源采集：灵活高效的数据获取
合思档案的多源采集功能为零售发票管理提供了多样化的数据获取方式。它支持接口互联和自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料。对于零售企业来说，这意味着可以快速、准确地收集到各个渠道的发票数据。同时，它也支持手动采集和自主补录，对于零散的零售发票会计资料，有便捷的补录方式，确保数据的完整性。 - 智能制档：大幅降低人工匹配工作量
智能制档功能是合思档案的一大亮点。利用规则引擎自动组装，不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，在零售发票管理中，能够减少90%的人工匹配工作量。它还能进行字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便企业进行查询和分析，为企业的决策提供有力支持。 - 专用格式版式文件：降低存储成本提升扩展性
专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，降低企业档案存储成本。在零售发票管理方面，支持自定义企业专用、个性化版式文件，使得档案的可扩展性更强，满足企业不断变化的管理需求。 - 档案管理：精准管控灵活扩展
合思档案的档案管理功能包括权限管理、档案目录灵活扩展和系统规范预置档号等。权限管理可以精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等，确保零售发票数据的安全性。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，方便企业根据自身需求进行管理。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，使零售发票管理更加规范。
用户收益：零售发票管理的价值提升
- 显著降本增效
使用合思档案进行零售发票管理，能够实现显著的降本增效。企业可以彻底告别传统手工归档，零售发票无需打印，如可节约70%的纸张成本、75%的整理成本。这不仅为企业节省了大量的资金，还提高了工作效率，让企业能够将更多的资源投入到核心业务中。 - 拉通全链路
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，在零售发票管理中，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。企业可以实现数据的无缝流通，提高财务管理的整体效率。 - 激活数据价值
合思档案让数据“活起来”，在零售发票管理方面，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。可实现90%的检索效率提升，企业能够快速获取所需的发票数据，为决策提供及时、准确的支持。 - 实现效益最大化
通过资源重组，合思档案能够实现企业效益最大化。在零售发票管理中，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，让企业在激烈的市场竞争中占据优势。
典型场景：满足不同角色零售发票管理需求
- 财务人员
财务人员在零售发票管理中承担着重要的职责。合思档案为他们提供了多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等方式，让他们能够快速、准确地获取所需的发票信息，提高工作效率。 - 业务人员
业务人员在日常工作中需要处理大量的零售发票报销等事宜。合思档案支持他们进行授权检索、授权借阅，方便他们在需要时获取相关发票信息，简化工作流程。 - 审计人员
审计人员在零售发票管理的审计工作中，可利用合思档案的证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，确保发票数据的真实性和合规性，提高审计工作的准确性和效率。 - 管理人员
管理人员可以通过合思档案查看统计报表、图表展示等，全面了解企业的零售发票管理情况，为企业的决策提供有力支持。
客户成功案例：见证合思档案零售发票管理实力
某企业年单据量2.6亿，其中包含大量的零售发票，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了业财一体，管理自动化，流程精简，降本增效。在零售发票管理方面，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，大大提高了发票管理的效率。
世界上最大的重型装备制造商之一在零售发票管理方面存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
中国最大的K12民办教育集团之一面临低效的零售发票管理现状，使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
海亮教育在使用合思档案进行零售发票管理后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。
在当前经济环境下，企业需要更加高效、智能的零售发票管理解决方案。合思档案拥有广泛的服务网络，在北京、上海、杭州等全国多地设有地点。如果您想了解更多关于合思档案的信息，可以拨打咨询电话400 – 105 – 6505，也可以访问网站www.hosecloud.com在线了解。同时，您还可以通过微信公众号和微信小程序进一步关注合思档案，获取相关资讯。现在就点击免费试用，体验合思档案为您带来的零售发票管理新变革！
